Ноутбук для ваших родителей

Для печати одной страницы в MS Word откройте вкладку Файл и на ней выберите команду Печать | Настройка (комбинация клавиш +

). После этого выберите вариант Напечатать текущую страницу или, если хотите выборочно распечатать несколько страниц, Напечатать настраиваемый диапазон и укажите диапазон страниц (например, 5-10) или перечислите номера страниц через запятую (рис. 5.79).

Рис. 5.79. Окно Печать в Microsoft Word

Microsoft Word предоставляет дополнительную возможность печатать документ на обеих сторонах листов. Установите для этого флажок двусторонняя печать . Сначала пойдут на печать нечетные страницы, потом программа попросит вас вставить отпечатанные листы во входной лоток и продолжит печать четных страниц на оборотных сторонах листов.

Сохранение документа в другом формате

При выборе команды Сохранить как с вкладки Файл открывается диалоговое окно, в котором вы можете указать место, куда сохранить документ, его имя и тип файла. Остановимся более подробно на типах файлов и, раскрыв список Тип файла этого окна, разберемся, в каких форматах Word позволяет сохранить файл.

✓ По умолчанию новый созданный документ сохраняется в формате Документ Word (*.docx).

✓ Текст в формате (*.doc)  – дает возможность прочитать ваш документ в более ранних версиях текстового редактора Microsoft Word .

✓ Текст в формате RTF (*.rtf)  – дает возможность прочитать ваш документ с помощью программ, которые по какой-то причине не могут корректно открывать файлы Word. RTF-формат (Rich Text Format) – стандартизированный формат, и он менее специфичен, чем формат файлов docx. Вторая причина сохранить свой документ в формате RTF – это желание избавить получателя вашего документа от опасения заразиться макровирусами, которые могут содержаться только в файлах MS Office.

✓ Формат Веб-страница (*.html)  – если сохранить документ в этом формате, то его можно будет просмотреть с помощью любого веб-браузера. HTML (HyperText Markup Language) – это формат документов, публикуемых в Интернете. При сохранении файла такого типа рисунки из документа сохраняются в отдельной папке с таким же названием, как и сохраняемый файл, с добавлением слова "files" после точки в названии этой папки.

✓ Формат Обычный текст (*.txt)  – документ сохраняется в виде простого текста. После сохранения в этом формате файл можно открыть в любом самом простом текстовом редакторе. Практически все форматирование текста, рисунки и другая информация, не поддерживаемая в формате простого текста, будут утеряны.

Выделение вертикального блока

Суть проблемы заключается в том, при выделении текста в Word выделение распространяется по строкам, как это показано на рис. 5.80, а.

Рис. 5.80. Выделение текста в программе Word: а – по строкам; б – вертикального блока

Если же возникает необходимость выделить вертикальную колонку текста, действуем следующим образом – нажимаем и не отпускаем клавишу , выделяем мышью вертикальный блок (это у нас получится благодаря клавише ) и после отпускаем (рис. 5.80, б).

Автоматическая нумерация страниц

Если вы хотите, чтобы документ был распечатан с номерами страниц, то в этом случае вам поможет команда вкладки Вставка | Колонтитулы | Номер страницы .

Создание колонтитулов

Для вставки колонтитулов выберите вкладку Вставка . Найдите группу Колонтитулы – команды называются Верхний колонтитул и Нижний колонтитул .

Рис. 5.81. Вставка колонтитулов

В зависимости от того, какой колонтитул вы хотите создать, и выбирайте команду. Если вы решили создать верхний колонтитул, то щелкните мышью по соответствующей команде – откроется окно с образцами вставки, выберите, например, Пустой (рис. 5.81). В результате в верхней части вашей страницы появится выделенная область, в которой будет написано Введите текст . Введите нужную вам надпись для колонтитула.

Пока вы работаете с колонтитулами, на ленте отображается содержимое вкладки Конструктор с инструментами для удобной работы с ними. По окончании работы нужно закрыть окно колонтитулов, нажав одноименную кнопку Закрыть окно колонтитулов . Создание нижнего колонтитула аналогично созданию верхнего.

Область вставки Экспресс-блоки позволяет вставить Автотекст – это разного рода служебная информация о документе. Например, команда Полное имя файла (Filename and path) вставляет в колонтитул имя файла и полный путь к папке, в которой он находится на вашем компьютере, что бывает очень полезно, если частенько возникают проблемы с поиском файла распечатанного документа.

Пусть вы создали документ Памятка. docx и поместили его в папку C: \Мои документы. Тогда при вставке автотекста Полное имя файла в колонтитуле появится строка C : \Мои документы\Памятка. docx. Вы сохраняете документ и распечатываете его на принтере. Благодаря вашей предусмотрительности вверху вашей памятки будет указано, где найти ее электронный вариант.

Если вы переместите файл Памятка. docx в папку, допустим, C: \Памятки и инструкции , надпись в колонтитуле соответственно изменится на C: \ Памятки и инструкции\Памятка. docx , и следующий печатный вариант памятки будет уже содержать новый путь. Таким образом вы никогда не потеряете свои файлы.

Для перехода в обычный режим нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов на вкладке Конструктор .

Поиск в тексте

Для поиска в открытом документе нужного фрагмента выберите на вкладке Главная в группе Редактирование команду Найти или нажмите комбинацию клавиш +. Откроется окно Навигация , показанное на рис. 5.82. Наберите слово или его часть в поле этого окна – ниже сразу же отобразятся фрагменты с текстом, содержащим искомое слово, а в самом тексте такие слова выделятся желтым маркером.

Рис. 5.82. Окно поиска в тексте документа

Рис. 5.83. Окно поиска и замены

Команда Заменить позволяет заменять найденные фрагменты на другие. А кнопка Больше расширяет возможные опции поиска (рис. 5.83). В этом окне в поле Найти записывается искомое слово, а в поле Заменить на записывается слово, на которое следует заменить найденное слово. Как и в предыдущем случае, нажимается кнопка Найти далее , а после того как был найден нужный фрагмент, нажимается кнопка Заменить . Найденный в тексте фрагмент будет заменен. При этом после замены осуществляется поиск следующего фрагмента текста и т. д. Кнопка Заменить все запускает процесс, при котором все найденные фрагменты автоматически будут заменены.

Сканирование изображений

Сканирование изображений не является функцией текстового редактора Microsoft Word – здесь взаимодействуют между собой операционная система и сканер. Отсканированный рисунок сохраняется в виде файла на диске и позже может быть вставлен в документ Microsoft Word . Работа с разными моделями сканеров, как правило, осуществляется с использованием различного программного обеспечения (у каждого сканера – свое). Приведем пример наиболее распространенного способа работы со сканером.

Воспользовавшись кнопкой Пуск найдите папку Устройства и принтеры . Если в системе установлен сканер, то в этой папке будет присутствовать значок сканера (рис. 5.84).

Рис. 5.84. Значок сканера в папке Устройства и принтеры

Щелкните на значке сканера правой кнопкой мыши и в раскрывшемся контекстном меню выберите пункт Начать сканирование . Раскроется окно работы со сканером (рис. 5.85), где вы должны будете, выбирая соответствующие вкладки и кнопки, выполнить сканирование изображения.

Рис. 5.85. Окно работы со сканером

На этапе выбора типа сканируемого изображения выберите Носитель: Журнал . Это сделает настройки сканера оптимальными для данного типа изображения. Если щелкнуть по кнопке Просмотр , то в области просмотра вы увидите предварительный вариант изображения. В этом режиме можно подстроить область сканирования – как правило, она определяется автоматически и выделяется пунктирной линией. Чтобы отсканировать изображение, нажмите кнопку Сканировать . Как только картинка закончит сканироваться, то изображение сразу же откроется в стандартном окне Средство просмотра фотографий (рис. 5.86). Если вас все устраивает, то просто закройте окно. Если результаты сканирования вам не нравятся, то удалите изображение с помощью кнопки с изображением крестика, находящейся в нижней части окна, и попробуйте отсканировать снова. Имена файлам присваиваются автоматически, как в фотоаппарате. Чтобы знать, в какую папку сохраняются фотографии, выберите вкладку На выходе (см. рис. 5.85) и все внимательно посмотрите. Если же вам нужна другая папка для сохранения, то можете ее настроить самостоятельно.

Рис. 5.86. Окно Средство просмотра фотографий

Следует учесть, что каждый сканер имеет свой интерфейс, поэтому вы при работе со своим сканером будете видеть совсем другую картинку, но все принципиальные функции будут аналогичны.

Глава 6 Microsoft Excel

Microsoft Excel – это табличный процессор, который часто называют просто "электронной таблицей", т. е. компьютерной программой, предназначенной для выполнения экономических, научных и прочих расчетов. Программа включает много функций, в том числе финансовые, логические, статистические, математические операции. Работая в программе Microsoft Excel , можно подготовить и распечатать, например, ведомость, накладную, платежное поручение, другие финансовые документы, а также построить диаграммы и графики. Microsoft Excel является незаменимым инструментом при подготовке различных документов: отчетов, проектов. Таблицы и диаграммы, созданные в Micro-soft Excel , можно вставить, например, в текст, набранный в Microsoft Word , или в презентацию, созданную в Microsoft PowerPoint .

Уточнения для версии 2010

Внешний вид Microsoft Excel 2010 (рис. 6.1) не претерпел существенных изменений в части пользовательского интерфейса по сравнению с Microsoft Excel 2007 .

Меню и панели инструментов более ранних версий у этих табличных процессоров заменены лентой , так же как и в текстовом редакторе Microsoft Word 2010 . Лента позволяет иметь быстрый доступ к наиболее часто используемым кнопкам. Все кнопки тематически сгруппированы на вкладках. На рис. 6.1 видно, что в данный момент активирована вкладка Главная . Щелкая на заголовках вкладок, вы сможете переходить от одной группы кнопок к другой.

В левом верхнем углу экрана Microsoft Word 2010 вы найдете вкладку Файл . Все, что раньше (до версии Microsoft Excel 2007 ) находилось в меню Файл , теперь находится на одноименной вкладке. Файлы Microsoft Excel 2010 по умолчанию имеют формат, отличающийся от формата версий, предшествующих Microsoft Excel 2007 . Чтобы созданные в Excel 2007/2010 файлы открывались в табличном процессоре Excel более ранних версий, при сохранении документов откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить как | Книга Excel 97-2003 (рис. 6.2).

Рис. 6.1. Интерфейс Microsoft Excel 2010

Рис. 6.2. Вкладка Файл , команда Сохранить как в активированном состоянии

...

ПРИМЕЧАНИЕ

Обратите внимание, что документы Microsoft Excel 2007 и Microsoft Excel 2010 имеют расширение xlsx, а не xls как в более ранних версиях пакета Excel.

Несмотря на изменения внешнего вида новых версий табличного процессора Excel, принципы работы в них остались прежними.

Элементарные действия в Excel

Я начну с выполнения элементарных действий, а по мере продвижения буду основываться на них при описании более сложных приемов.

Откройте программу Microsoft Excel – Пуск | Все программы | Microsoft Excel или Пуск | Все программы | Microsoft Office | Microsoft Excel .

Способы выделения

В окне программы вы видите пустой сетчатый лист, где координату каждой ячейки можно однозначно указать как пересечение колонки (столбца) и ряда ячеек, например A1 . На рис. 6.3 ячейка A1 была выделена щелчком левой кнопки мыши.

Рис. 6.3. Программа Microsoft Excel: выделена ячейка A1

Чтобы выделить несколько ячеек, нужно навести указатель мыши на первую выделяемую ячейку, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель до середины последней выделяемой ячейки, после чего отпустить кнопку мыши (рис. 6.4). Щелчок левой кнопкой мыши в любом месте на листе снимает выделение с ранее выделенного диапазона ячеек. Чтобы выделить все ячейки в горизонтальном ряду, нужно щелкнуть мышью на сером поле с номером ряда. Как только вы начинаете выделять мышью какой-нибудь диапазон ячеек (или одну ячейку), все выделение с других ячеек, выделенных ранее, снимается. Но если после первого выделения нажать и удерживать клавишу , а мышью выделить другой диапазон ячеек, то при выделении второго диапазона с первого диапазона выделение не снимается. Что и произойдет, если выделить, например, колонку ячеек C и одновременно ряд 4 (рис. 6.5).

Рис. 6.4. Выделение нескольких ячеек

Рис. 6.5. Выделение нескольких диапазонов ячеек с нажатой клавишей

Клавиша на клавиатуре, удерживаемая во время выделения, позволяет выделить диапазон, щелкнув последовательно на первой и последней ячейках выделяемого диапазона. Щелчок правой кнопкой мыши на ячейке, названии колонки или ряда, а также на выделенном диапазоне ячеек выводит на экран соответствующее случаю контекстное меню для данного объекта. При этом выделение с диапазона не снимается. Перемещение по ячейкам можно осуществлять клавишами управления курсором <←>, <↑>, <→>, <↓>. При этом, удерживая клавишу , можно выделять диапазон ячеек.

Ввод и редактирование

Для ввода текста или чисел в пустую ячейку выделите ячейку и введите туда нужное значение с клавиатуры. При этом ячейка автоматически перейдет в режим редактирования, о чем будет свидетельствовать мигающий в ячейке курсор.

Для подтверждения, введенного в режиме редактирования значения, нажимается клавиша . Для отмены введенного значения нажимается клавиша . После подтверждения введенного значения клавиша уже не отменяет ввод. Для отмены одного или нескольких последних действий существует кнопка Отменить ввод на панели инструментов быстрого доступа (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Кнопка Отменить на панели инструментов быстрого доступа

Для редактирования заполненной ячейки , в которой уже записано какое-то значение, сначала выделите ячейку. Чтобы войти в режим редактирования выделенной ячейки, выполните одно из перечисленных действий:

✓ нажмите клавишу на клавиатуре;

✓ выполните двойной щелчок на ней левой кнопкой мыши;

✓ установите курсор в строку формул.

При этом ячейка перейдет в режим редактирования, о чем будет свидетельствовать мигающий в ячейке (или в строке формул) курсор (рис. 6.7).

Рис. 6.7. Ячейка C3 в режиме редактирования

Отредактируйте содержимое ячейки. Для подтверждения нажмите клавишу (или для отмены – ).

Формулы

...

ПРИМЕЧАНИЕ

Для лучшего понимания излагаемого материала адреса и уже введенное содержимое ячеек мы будем выделять полужирным шрифтом, а текст, элементы формул и вообще все, что в данный момент вводится непосредственно с клавиатуры, – моноширинным шрифтом "Курьер".

В ячейку Microsoft Excel можно вместо текста или числа записать формулу. Запишем, например, в ячейку C1 формулу =A1+B1. В результате в ней будет отображаться значение, равное сумме значений, занесенных в ячейки A1 и B1 . На рис. 6.8 изображен вид ячейки C1 во время ввода формулы – до момента, когда была нажата клавиша .

На рис. 6.9 изображено, как выглядит ячейка, после того как был подтвержден ввод.

Рис. 6.8. Ячейка C1 во время редактирования формулы

Рис. 6.9. Ячейка C1 после подтверждения ввода

Вы видите, что значение C1 равно нулю, поскольку ячейки A1 и B1 пусты, т. е. имеют нулевые значения. Строка формул содержит собственно формулу, введенную в ячейку. Если теперь мы введем в ячейки A1 и B1 какие-нибудь числа, то в ячейке C1 будет отображаться сумма чисел из этих ячеек (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Значение ячейки C1 зависит от значений ячеек A1 и B1

Если мы будем менять значения в исходных ячейках, результат в ячейке C1 тоже будет меняться. В нашем примере значением ячейки C1 является не введенная формула, а результат, т. е. число 5. Поэтому ячейка C1 со своим значением 5, в свою очередь, может быть исходной для какого-нибудь другого расчета. Введем в ячейку E1 формулу =C1-D1. В ячейку D1 введем число 1. В результате ячейка E1 будет содержать число 4 (рис. 6.11). Этот принцип лежит в основе составления всевозможных таблиц и расчетов.

Рис. 6.11. Ячейка E1 использует значение ячейки C1

Ввод формул

Формулы в ячейки вводятся так же, как простой текст, только перед формулой ставится знак = (равно). Как только вы ввели знак = в начале формулы, программа воспринимает это как сигнал к тому, что начинает вводиться формула.

Координаты ячеек внутри формул называются ссылками. Ссылка может ссылаться на одну ячейку, например A1, или на диапазон ячеек, например A1:C3. Так, на рис. 6.11 в ячейке E1 находится формула =C1-D1, в формуле использованы ссылки C1 и D1. Ссылки всегда вводятся на английском языке: A1, A2, B2 и т. п. Формулу можно вводить непосредственно в ячейку после двойного щелчка на ней или в строку формул. На строке формул двойной щелчок не нужен. После ввода формулы не забывайте подтверждать ввод клавишей .

Для облегчения ввода ссылок в формулу есть такой способ – во время написания формулы (т. е. после ввода знака = и до нажатия клавиши ) выделить ячейку, ссылку на которую нужно ввести в формулу, при этом в месте курсора запишется ссылка на эту ячейку. Рассмотрим это на примере.

Вводим в ячейку C2 символ =. Курсор при этом будет мигать после этого символа = (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Вводим в ячейку C2 символ =

Выделяем мышью ячейку A1, в текст формулы автоматически вписывается ссылка A1 (рис. 6.13). После ссылки A1 вводим знак умножения *(рис. 6.14).

Рис. 6.13. В текст формулы автоматически вписывается ссылка A1

Рис. 6.14. Вводим знак *

Выделяем ячейку B1 мышью, в формулу автоматически вписывается ссылка B1 (рис. 6.15). Нажимаем клавишу для подтверждения ввода (рис. 6.16).

Рис. 6.15. Выделяем ячейку B1 мышью

Рис. 6.16. Подтвердили ввод формулы

Типы данных

Microsoft Excel по-разному работает с различными типами данных. Так, для него есть разница между числом, введенным в ячейку, и текстом. Еще один тип данных – даты. Они тоже обрабатываются по-своему. Обратите внимание, если ввести в ячейку число, то оно в ячейке выравнивается по правому краю, т. е. прижато к правому краю ячейки. Если ввести текст – он выравнивается по левому краю. Разница между числами и текстом проявляется в возможности выполнять над ними разные операции, т. е. подставлять в виде аргументов (входных данных) в те или иные формулы (выражения). К примеру, два числа можно сложить и получить третье. Но можно ли сложить строку со строкой или строку с числом (под "строкой" здесь подразумевается одна или несколько букв, фрагмент текста)? И какой будет результат? Если рассматривать этот вопрос применительно к компьютеру, то ответ определяется правилами составления выражений в программе, которой мы в данный момент пользуемся. Вы наверное подумали, что такое сложение выполнить однозначно нельзя, но это не так. Оказывается строки тоже можно сложить, только операция эта будет называться не арифметическим сложением, а конкатенацией, обозначается она символом &, например: привет&ы = приветы. При попытке выполнить арифметическую операцию сложения со строками (привет+ы) мы получим ошибку. Если одна из исходных ячеек, в которой, согласно формуле, должно содержаться число, содержит текст, т. е. вместо числового типа данных содержит строковый, в результирующей ячейке отобразится ошибка в виде надписи #ЗНАЧ! (рис. 6.17).

Рис. 6.17. Ошибка в формуле. =A1+B1 не может быть рассчитано, т. к. яблоко – это не число, а строка текст

При выделении ячейки с формулой, которая не может быть рассчитана, слева от ячейки появляется смарт-тег (от англ. smart tag – значок) с восклицательным знаком. Он имеет всплывающую подсказку с описанием ошибки, щелчок на нем открывает список возможных действий для исправления ошибки, но обычно бывает достаточно прочитать причину ошибки. Microsoft Excel сам автоматически определяет тип значения в ячейке. Если вы введете слово привет, Excel определит его как строковый тип (текст). Если ввести число 5, Excel определит его как числовой тип (число). Если в ячейку будет введен текст 5 огурцов, то Excel определит его как строковый тип, хотя вы при этом, возможно, имели в виду числовое значение.

Формат ячейки

В MS Excel предусмотрена возможность указать формат ячейки, т. е. способ отображения значения ячейки. Выполните вызов контекстного меню ячейки и выберите в нем команду Формат ячеек (рис. 6.18).

Рис. 6.18. Команда Формат ячеек в контекстном меню ячейки

Откроется одноименное диалоговое окно Формат ячеек (рис. 6.19). На вкладке Число в списке слева выберите нужный формат. Справа дается описание этого формата. При выборе формата Числовой справа можно указать число десятичных знаков, предусмотренных для числа в ячейке. Задавать формат удобно, когда вы заранее хотите определить, как будет выглядеть введенное в этой ячейке значение. Например, если в ячейке записано 5, изменив формат этой ячейки с общего на числовой с двумя знаками после запятой, вы увидите в этой ячейке 5,00.

Рис. 6.19. Диалоговое окно Формат ячеек

Кроме того, изменить формат можно, выбрав команду в группе Число на вкладке Главная . По умолчанию там будет установлен формат Общий – раскройте список команд и выберите из него нужный вам формат.

...

ПРИМЕЧАНИЕ

Кстати, разделителем десятичных знаков в Excel является запятая, (а не точка). Если вы по ошибке запишете в ячейку 5.00 (с точкой в качестве разделителя), Excel будет "думать", что это текст.

Изменение размера ячеек

Если введенное числовое значение не умещается в ячейке полностью, то в ней будут отображаться знаки ###, как это показано на рис. 6.20.

Если в ячейке не умещается текст, то он будет виден весь или частично – в зависимости от отсутствия или наличия значения в соседней справа ячейке. Для изменения ширины ячейки следует изменить ширину столбца, ее содержащего. Подведите указатель мыши к правой границе названия столбца (рис. 6.21), нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская, переместите указатель вправо, потом отпустите кнопку мыши.

Рис. 6.20. В ячейке B1 не уместилось число, в ячейках C1 и D1 не умещается слово Привет

Рис. 6.21. Изменяем ширину столбца мышью

Аналогично можно изменить высоту ячеек, изменяя высоту ряда, потянув мышью за нижнюю границу номера ряда ячейки.

Изменение цвета заливки ячейки

Выделите ячейку. На вкладке Главная нажмите кнопку

 с изображением треугольника, расположенную возле кнопки Цвет заливки , и в раскрывшемся меню выберите нужный цвет (рис. 6.22). Фон выделенной в данный момент ячейки окрасится в выбранный цвет. Рядом с кнопкой Цвет заливки расположена кнопка Цвет шрифта , которая окрашивает введенный в выделенную ячейку текст.

Рис. 6.22. Изменяем фон ячейки

Рабочий лист

В нижней части окна документа Excel видны вкладки (ярлыки), обозначающие рабочие листы ( Лист1 , Лист2 и т. д.) (рис. 6.23).

Рис. 6.23. Ярлычки рабочих листов Excel

Щелчок на вкладке активизирует соответствующий лист. Таким образом, вы можете создавать свои вычисления (калькуляции), располагающиеся на нескольких листах. Надписи на вкладках отображают имена листов. Контекстное меню, выводимое при щелчке правой кнопкой мыши на имени листа, позволяет переименовать его, удалить или скопировать (рис. 6.24). Здесь вы также обнаружите возможность добавить еще один или несколько листов (команда Вставить , выбрать вариант Лист , подтвердить выбор OK ).

Рис. 6.24. Контекстное меню ярлычка листа

Пример расчета заготовок на зиму

Вооружившись рассмотренными методами работы, давайте составим таблицу расчета количества заготовок на зиму. Закройте свой файл, открытый в Excel, если у вас есть открытый файл. Закрытие файла без закрытия окна программы осуществляется щелчком левой кнопкой мыши на кнопке Закрыть окно окна документа (рис. 6.25).

Рис. 6.25. Закрытие окна документа без закрытия окна программы

Создайте новый файл Excel – выполните команду Создать | Новая книга с вкладки Файл . После этого сразу же сохраните его под именем Заготовки на зиму. xlsx (командой Сохранить как с вкладки Файл ) в свою папку, например в папку Мои документы. В процессе работы периодически сохраняйте файл кнопкой Соххранить, расположенной на панели быстрого доступа (рис. 6.26).

Рис. 6.26. Кнопки на панели быстрого доступа инструментов

Начинаем создавать таблицу. В ячейке A1 запишите Консервы, в ячейке B1 – Кол., в ячейке C1 – Ед. изм. Увеличьте ширину столбца A так, чтобы ячейка A1 вмещала текст полностью, а ячейку B1 можно сделать поменьше (рис. 6.27).

Рис. 6.27. Начинаем создавать таблицу

Теперь мышью выделите область, которую предполагается отвести под таблицу. Чтобы прорисовать линии границ таблицы, нажмите на кнопку с изображением треугольника , расположенную возле кнопки Внешние границы , и выберите вариант Все границы (рис. 6.28).

Рис. 6.28. Прорисовываем границы у выделенной области

Позже попробуйте самостоятельно поэкспериментировать с остальными вариантами. Границы, которые вы прорисовываете, не стирают предыдущего варианта границ, а добавляются к нему. Чтобы стереть все линии в выделенном диапазоне ячеек, нужно выбрать вариант Нет границы . После этого можно применить другой вариант.

Рис. 6.29. Устанавливаем серый цвет заливки выделенной области и придаем шрифту полужирное начертание

Теперь, когда у вашей таблицы прорисованы границы (рис. 6.29), выделите диапазон ячеек A1:C1 , примените к нему серую заливку и придайте шрифту полужирное начертание, визуально выделяя таким образом шапку таблицы. Теперь заполните первую и вторую колонки таблицы, вписывая в первую названия консервов, а во вторую – числа – количество литров заготовок. В третьей колонке пока только запишите в ячейку C2 – слово литров (рис. 6.30). Как его использовать, мы позже рассмотрим подробнее.

Рис. 6.30. Заполнили таблицу значениями

Теперь в ячейку B14 запишем формулу, суммирующую значения всех вышележащих ячеек, – формула состоит из знака = и функции СУММ(B2:B13). Здесь B2:B13 – координаты первой и последней ячеек суммируемого диапазона, разделенные двоеточием, что представляет собой ссылку на диапазон ячеек. Формулу можно ввести с клавиатуры, но есть более быстрый способ. Выделите ячейку B14 и нажмите кнопку Автосумма на ленте инструментов на вкладке Формулы – при этом в формулу ячейки запишется функция СУММ() с уже подставленной ссылкой на указанный диапазон (рис. 6.31).

Рис. 6.31. В ячейку B14 вводим формулу нажатием на кнопку Автосумма на ленте инструментов на вкладке Формулы

Пунктирная линия окаймляет диапазон ячеек, на который ссылается функция. Таким образом Excel автоматически определяет суммируемый диапазон и предлагает вам подтвердить его выбор. Нажмите клавишу для подтверждения ввода, если вы согласны с предложением программы. После этого ячейка B14 всегда будет содержать сумму значений ячеек с B2 по B13 (см. рис. 6.32).

Абсолютные и относительные ссылки

Займемся столбцом C. В ячейке C2 у нас находится текст литров. Мы хотим, чтобы во всех ячейках столбца C отображалось это слово. Вводим в ячейку C3 формулу =C2 (рис. 6.32).

Рис. 6.32. В ячейку C3 вписываем формулу =C2

Далее, чтобы не писать вручную формулы во всех остальных ячейках, мы скопируем формулу в остальные ячейки. Способ копирования содержимого ячеек путем протягивания такой – подводим указатель мыши к нижнему правому уголку ячейки C3 (рис. 6.33) и, зацепив левой кнопкой мыши (нажав и не отпуская левую кнопку мыши) за появившийся крестик, протягиваем его до ячейки C14 (рис. 6.34). В результате во все ячейки ниже C3 формулы скопировались автоматически.

Рис. 6.33. Подвели указатель мыши к правому нижнему углу ячейки

Рис. 6.34. Копируем формулы путем "протягивания"

Но обратите внимание! В ячейку C4 скопировалось =C3, в ячейку C5 скопировалось =C4, в C6 скопировалось =C5. Почему же формула не скопировалась "как есть", а изменилась для каждой ячейки? Все, конечно, работает – во всех нужных ячейках отображается слово литров , однако произошедшее требует разъяснения.

Дело здесь в формуле ячейки C2. Она записана с использованием относительных ссылок, когда при копировании формулы в другие ячейки ссылки в них соответствующим образом смещаются относительно координат в формуле копируемой ячейки. Если вы не хотите, чтобы при копировании формулы в другую ячейку ссылка в формуле-копии изменялась, поставьте в ссылке перед координатой, которая не должна меняться при копировании, знак доллара $. Это называется – записать формулу с использованием абсолютных ссылок.

Проделаем все еще раз. В ячейке C3 изменим формулу с =C2 на =C$2. Теперь при копировании формулы из нее в нижележащую ячейку ссылка меняться не будет.

...

ПРИМЕЧАНИЕ

Это, правда, не означает, что она не будет меняться, если мы скопируем формулу в ячейку справа – ведь знака доллара перед C нет. Но сейчас нам это не важно.

Рис. 6.35. Готовая таблица

Протяните ячейку C3 за крестик в нижнем правом углу вниз до ячейки C14. Теперь во всех ячейках формула выглядит одинаково: =C2. И если в ячейке C2 изменить слово литров на килограммов, то во всех ячейках колонки отобразится килограммов .

...

ВАЖНО!

Итак, абсолютные ссылки – это ссылки, которые при копировании формулы в другие ячейки не меняются. Абсолютные ссылки записываются с использованием знака доллара $ перед координатой, которую нужно зафиксировать.

Относительные ссылки меняются при копировании формулы в другие ячейки. Для чего нужны относительные ссылки, рассмотрим далее на примере.

Вот и все, остается для солидности в ячейку A14 записать Итого: и выделить диапазон ячеек A14:C14 и назначить ему полужирный шрифт. Таблица расчета, вернее подсчета запасов на зиму, готова (рис. 6.35). Сохраните ваш файл.

Предварительный просмотр

Давайте посмотрим, как будет выглядеть таблица на бумаге. Нажмите кнопку

 (Предварительный просмотр) на панели быстрого доступа инструментов.

Вид документа в этом режиме показан на рис. 6.36.

Рис. 6.36. Окно предварительного просмотра

Мелковато? Давайте сделаем так, чтобы таблица выглядела на бумаге побольше. В окне предварительного просмотра нажмите на панели инструментов кнопку Масштаб – таблица примет натуральную величину 100 % (рис. 6.37). Нажимая кнопку Масштаб , вы переходите от мелкого изображения к крупному – все зависит от размеров вашего монитора. Если монитор большой, то вы видите страницу целиком, если маленький, то только часть таблицы, и приходится переключаться из мелкого масштаба в крупный.

Рис. 6.37. Таблица примет натуральную величину 100%

Для закрытия окна предварительного просмотра нажмите кнопку   Закрыть окно предварительного просмотра . Часто бывает обратная ситуация, когда очень большую таблицу желательно распечатать на одной странице. В этом случае в окне Параметры страницы на вкладке Страница можно воспользоваться переключателем разместить не более чем на, установив 1 в двух счетчиках: стр. в ширину и и стр. в высоту (рис. 6.38).

Рис. 6.38. Окно Параметры страницы , вкладка Страница

Копирование созданной таблицы

Допустим, вам понравилась созданная таблица, и вы хотели бы использовать ее как прототип для подсчета заготовок овощей и фруктов. Для этого нужно просто скопировать всю таблицу и вставить ее рядом или на другом листе. Рассмотрим, как это сделать по шагам.

Рис. 6.39. Исходная таблиц

Исходное положение – должен быть открыт лист с вашей копируемой таблицей (рис. 6.39). Выделяем мышью диапазон ячеек A1:C14, охватывающий всю таблицу (рис. 6.40).

Рис. 6.40. Выделили всю таблицу

Копируем выделенный диапазон в буфер обмена одним из следующих способов (как и практически во всех программах):

✓ нажимаем комбинацию клавиш + (нажать клавишу и не отпускать, затем нажать и отпустить клавишу , после отпустить клавишу );

✓ или выбираем команду: вкладка Главная | группа Буфер обмена | Копировать.

Рис. 6.41. Выделили ячейку, с которой будет начинаться скопированная таблица

Выделяем ячейку, которая будет верхней левой ячейкой вставляемой таблицы (рис. 6.41). Вставляем содержимое буфера обмена одним из следующих способов (как и практически во всех программах):

✓ нажимаем комбинацию клавиш + (нажать клавишу и не отпускать, затем нажать и отпустить клавишу , после отпустить клавишу );

✓ или выбираем команду: вкладка Главная | группа Буфер обмена | Вставить.

В результате на листе появится копия нашей таблицы (рис. 6.42). После этого ширину колонок у новой таблицы можно отрегулировать.

Рис. 6.42. Вставлена копия таблицы

Давайте исследуем вновь созданную таблицу. Выделите ячейку F14 и посмотрите в строке формул, какая формула записана в этой ячейке (рис. 6.43).

Рис. 6.43. Формула в ячейке F14

Оказалось, что в ячейке F14 записана формула =СУММ(F2:F13), которая суммирует значения в своей колонке от F2 до F13. Вспомните, что в исходной таблице в ячейке B14 находится формула =СУММ(B2:B13), а теперь, при копировании таблицы, благодаря тому, что в ячейке B14 формула была записана с использованием относительных ссылок, она изменилась, можно сказать, что в соответствии с нашими ожиданиями. Точно так же изменились формулы в ячейках от G3 до G14. Ведь в ячейке C3 стоит формула =C$2, где перед координатой столбца нет знака доллара – это дало возможность изменять автоматически координату столбца (но не координату строки) в формуле при копировании формулы в другую ячейку. Если бы в ячейке C3 стояла формула =$C$3, то при копировании таблицы изменений в формуле не произошло бы, а ведь нам надо, чтобы текст в столбце G можно было бы изменять независимо от значений в столбце C.

Так что теперь, если изменить в ячейке G2 слово литров на кг, то эти изменения распространятся на всю новую таблицу, ведь каждая нижележащая ячейка в таблице отображает значение ячейки G2 (рис. 6.44).

Теперь вы можете заполнить таблицу данными, введя названия овощей и фруктов, а заодно и сменив название колонки E с Консервы на Овощи и фрукты.

Рис. 6.44. Слово литров в ячейке G2 изменили на кг

Операции и функции

Когда вы в формуле используете знак + (плюс), например =A1+B1, это значит, что Excel для расчета значения должен выполнить операцию арифметического сложения над значениями ячеек A1 и B1. В табл. 6.1 приведен список некоторых операций, которые вы можете использовать при написании формул.

Таблица 6.1. Операции в Excel

Арифметической операции вычисления квадратного корня в Excel нет, для этого нам потребуется функция – КОРЕНЬ(). Например, чтобы в ячейке B1 получить квадратный корень числа, содержащегося в ячейке A1, нужно в ячейку B1 записать такую формулу: =КОРЕНЬ(A1). В Excel очень много предопределенных функций. Для того чтобы пользователь мог узнать, какие функции возможны, а также легко найти и вставить в формулу ячейки нужную ему функцию, существует вкладка Формулы , которая вызывает ленту с группой Библиотека функций с набором функций самых различных направлений.

Рис. 6.45. Выделили ячейку и нажимаем кнопку Вставить функцию

Рис. 6.46. Окно мастера функций

Например, в ячейке A1 у нас находится число 1,5. Мы хотим в ячейку B1 занести результат округления этого числа до целого, иначе говоря, выполнить функцию округления до целого. 1. Выделяем ячейку B1 и нажимаем кнопку Вставить функцию (рис. 6.45).

...

ПРИМЕЧАНИЕ

На рис. 6.46 показано окно, с помощью которого вы можете найти необходимую вам функцию, так называемый мастер функций. Обратите внимание, что пользователь может ввести любую функцию в формулу ячейки самостоятельно, непосредственно в строку формул, не прибегая к услугам мастера, а мастер лишь помогает нам правильно и без синтаксических ошибок ее написать, что, в общем-то, удобно.

2. В раскрывающемся списке Категория выбираем Математические , а в списке Выберите функцию , прокрутив его вниз, щелчком мыши выбираем ОКРУГЛ (рис. 6.47).

Рис. 6.47. Выбираем функцию ОКРУГЛ

3. Нажимаем кнопку OK , и перед нами появляется окно А ргументы функции , предназначенное для определения входных параметров функции, где нужно указать, откуда брать округляемое число и сколько десятичных разрядов оставить после округления (рис. 6.48).

Рис. 6.48. Окно Аргументы функции

В центре окна отображается комментарий-подсказка " Число округляемое число", чтобы всем было понятно, какой параметр мы сейчас определяем. Следовательно, в поле Число мы должны указать округляемое число или ссылку на ячейку, где оно находится.

Рис. 6.49. Заполнение поля Число в окне Аргументы функции путем указания мышью нужной ячейки

4. Для указания ссылки нажимаем кнопку , расположенную справа от поля Число . Окно Аргументы функции на время сворачивается в узкую полоску, чтобы не мешать нам видеть экран, а мы, не теряя даром времени, щелкаем на ячейке A1 (рис. 6.49).

...

ВНИМАНИЕ!

Щелкаем только один раз, потому что с каждым щелчком в поле Число окна Аргументы функции в позицию курсора вписывается ссылка на ячейку, по которой мы щелкнули.

5. Нажимаем теперь в свернутом окне Аргументы функции на кнопку, находящуюся справа от поля ввода этого окна (рис. 6.50).

Рис. 6.50. Щелкаем на кнопке свернутого окна Аргументы функции справа от поля

6. Окно Аргументы функции возвращается в свое первоначальное состояние с уже заполненным полем Число (там записано A1), а мы вводим в поле Число_разрядов 0 (ноль), поскольку не хотим видеть в округленном числе ни одного десятичного разряда (рис. 6.51).

Рис. 6.51. Заполнение поля Число_разрядов

...

ПРИМЕЧАНИЕ

Если бы мы указали 1, то число округлилось бы с точностью до одной десятой, а если бы установили -1, то увидели бы результат округления до десятка.

7. Нажимаем кнопку OK и обнаруживаем в ячейке B1 число 2, что мы собственно и предполагали увидеть. Теперь мы знакомы с этой функцией и в следующий раз, когда нам она понадобится, мы можем непосредственно в ячейку (или в строку формул при выделенной ячейке) записать формулу =ОКРУГЛ(A1;0), изменив, при необходимости, ее аргументы. Важно не сделать синтаксических ошибок при написании формулы, а то вместо результата в ячейке мы увидим очень "страшные" буквы: #ИМЯ ? (рис. 6.52).

Рис. 6.52. Ошибка в формуле. Вместо верного имени функции ОКРУГЛ написано ОКР

Автоматическое форматирование

Допустим, мы на скорую руку набросали такую таблицу (рис. 6.53).

Рис. 6.53. Исходная таблица учета расходов по месяцам

Теперь нам захотелось ее красиво оформить. Выделяем таблицу, включая шапку, и выбираем вкладку Главная , группу Стили , а в ней Форматировать как таблицу (рис. 6.54). Раскроется список готовых стилей таблиц (рис. 6.55). Прокрутив находящейся справа полоской прокрутки возможные варианты щелчком левой кнопки мыши, выбираем понравившийся вариант оформления.

Рис. 6.54. Выделили таблицу и на вкладке Главная выбрали Стили | Форматировать как таблицу

Выделенная нами ранее таблица (теперь снимите с нее выделение) сразу приобретает оформленный вид (рис. 6.56).

Рис. 6.55. Выбираем вариант оформления

Рис. 6.56. Оформленная таблица

Диаграммы

И наконец, самое, на наш взгляд, интересное… Возьмем исходную, ранее созданную таблицу (см. рис. 6.56), и выделим ее, включая шапку, а затем выберем вкладку Вставка | группу Диаграммы | Гистограмма (рис. 6.57).

Рис. 6.57. Выделяем таблицу и выбираем Вставка | Диаграммы | Гистограмма

Рис. 6.58. Выбираем вид гистограммы из великого их множества

Открывается список гистограмм, где мы с удовольствием выбираем желаемый вид гистограммы (рис. 6.58). Щелкаем мышью на выбранной гистограмме, и на листе с таблицей появляется готовая диаграмма (рис. 6.59).

В сущности, если проследить за нашими действиями, то для вставки диаграммы мы не сделали ничего, кроме того, что предварительно выделили таблицу, затем выбрали тип желаемой диаграммы. Однако для Microsoft Excel этого оказалось достаточно.

Как выглядит созданная нами диаграмма, показано на рис. 6.59. Диаграмму можно двигать мышью по листу Excel за Область диаграммы , можно выделять разные ее элементы (диаграмма – сложный составной объект), щелкать на них правой кнопкой мыши, вызывать контекстные меню и менять с их помощью свойства выделенных элементов.

Экспериментировать с диаграммами очень интересно и совсем не страшно – попробуйте.

Рис. 6.59. Готовая диаграмма

Если вам нужно изучить эту программу более глубоко, то тогда вам нужно обратиться к специализированной литературе, например Н. Культин, Л. Цой "Microsoft Excel 2010". – СПб.: БХВ-Петербург, 2010.

Глава 7 Microsoft PowerPoint

Программа Microsoft PowerPoint , предназначенная для создания и проведения презентаций, является частью пакета Microsoft Office .

Презентация (от англ. presentation – представление) представляет собой последовательность сменяющих друг друга слайдов, другими словами, набор картинок с иллюстративным материалом, предназначенный для демонстрации во время доклада, проекта, лекции, рекламной акции по представлению товаров и услуг и т. п. с помощью мультимедиапроектора или интерактивной доски.

Рис. 7.1. Запуск программы Microsoft PowerPoint

К подготовке презентации нужно относиться очень серьезно, это один из важнейших этапов для достижения поставленной цели. От качества презентации часто зависит получение финансирования на тот или иной проект, например, от удачно проведенной рекламной кампании зависит судьба новых товаров и новых услуг.

Задача программы Microsoft PowerPoint состоит в том, чтобы помочь пользователю создавать очень качественные презентации. Презентация может проходить под музыку и включать в себя видеоролики и анимированные картинки. Можно подготовить презентацию и для автоматического показа, например, на стенде фирмы во время выставки-ярмарки или конференции. Еще Microsoft PowerPoint позволяет подготовить печатный раздаточный материал для лучшего усвоения выступления докладчика. В этом случае на листе бумаги распечатывается конспект доклада или несколько слайдов.

Для запуска Microsoft PowerPoint нажмите системную кнопку Пуск и выберите в главном меню команду Все программы | Microsoft Office | Microsoft Office PowerPoint (рис. 7.1). Если вы часто будете работать с этой программой, то лучше создать к ней ярлык, поместить его на рабочий стол и запускать Microsoft PowerPoint двойным щелчком мыши по ярлыку программы.

Создание презентации

После запуска программы раскроется диалоговое окно программы с названием Презентация1 — Microsoft PowerPoint (рис. 7.2). По умолчанию вам предлагается для первого слайда презентации использовать макет Титульный слайд .

Рис. 7.2. Окно программы Microsoft PowerPoint

По умолчанию окно программы Microsoft PowerPoint разделено на три области. Центральную часть окна занимает область отображения слайдов, слева от которой находится область отображения структуры презентации. В нижней части окна отображается область заметок (пояснительного текста). Области слайда, в которые можно вводить текст, выделены пунктиром. Чтобы ввести текст, надо щелкнуть левой кнопкой мыши в области ввода текста и набирать текст, как в редакторе текста.

...

ПРИМЕЧАНИЕ

Не рекомендуется изменять характеристики шрифта областей ввода текста вручную. Если набираемый текст не помещается в области отображения текста, лучше внимательно прочитать его и попробовать сократить. Более мелкий текст будет плохо читаться с определенного расстояния.

Заметки к слайду

Работая над презентацией, вы можете параллельно с подготовкой иллюстративного материала готовить текст выступления. Текст выступления, комментарий к слайдам нужно ввести в область заметок. Позже слайды вместе с заметками можно будет распечатать и использовать при подготовке к презентации.

Добавление слайда

Чтобы добавить в презентацию слайд, нужно на вкладке Главная в группе Слайды выбрать команду Создать слайд и в выпадающем списке выбрать нужный вам макет слайда (рис. 7.3). Новый слайд будет добавлен в конец презентации или, если текущий слайд не последний, перед этим слайдом.

Рис. 7.3. Окно Создать слайд

Изменение порядка следования слайдов

Слайды в презентации должны следовать в том порядке, в котором предполагается их демонстрировать.

Иногда возникает необходимость изменить порядок следования слайдов. Чтобы это сделать, надо активизировать режим Сортировщик слайдов – на вкладке Вид выбрать команду Сортировщик слайдов и затем, путем буксировки слайдов, задать требуемый порядок слайдов (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Буксировка слайдов

Оформление слайдов

Прежде чем приступить к созданию презентации, следует выяснить, для каких целей создается презентация, где ее будут демонстрировать, на какую аудиторию и на каком оборудовании. Если предполагается, что слайды будут демонстрироваться на экране при помощи мультимедиапроектора, подключенного к компьютеру, то смело используйте цветной текст и текстуры фона. А если слайды предполагается использовать в качестве раздаточного материала в виде распечаток, то лучше ограничиться черным текстом на белом фоне.

Оформлять слайды можно путем изменения характеристик шрифта, цвета фона, изменяя расположение текста и применяя разные способы выравнивания и т. п. Если вы еще не представляете, как должна выглядеть ваша презентация, то самый простой способ изменения оформления слайдов – применять шаблоны оформления. При выборе шаблона ваша презентация немедленно изменяется, и это сразу видно, что очень удобно.

Для того чтобы найти шаблоны, перейдите на вкладку Дизайн , на ленте вкладки отображаются темы шаблонов, выберите понравившийся вам шаблон. На ленте отображаются не все шаблоны, если вы хотите увидеть все темы, то щелкните левой кнопкой мыши в нижнем правом углу группы Темы по кнопке

  Дополнительные параметры (рис. 7.5). В результате раскроется окно Все темы , содержащее все встроенные темы шаблонов (рис. 7.6).

Рис. 7.5. Темы шаблонов на ленте Дизайн

Рис. 7.6. Все темы шаблонов

Таблицы

Если в презентацию надо добавить слайд с таблицей, то сначала следует добавить новый слайд, затем выбрать вкладку Вставка , а на ленте в группе Таблица выбрать одноименную кнопку Таблица и щелкнуть по ней мышью. В результате раскроется выпадающее окно, в котором следует задать количество столбцов и строк вставляемой таблицы (рис. 7.7). В этом окне потяните мышью за верхний левый угол, увеличивая тем самым количество строк и столбцов. При этом в области отображения слайдов сразу же будет отображаться таблица, которую вы обозначаете курсором мыши. После выбора нужного вам количества строк и столбцов таблицы щелкните мышью, и таблица вставится в слайд. Как только вы вставили таблицу, она становится активной (выделена рамкой), и, щелкнув нужную ячейку, можно будет вносить в нее информацию.

Рис. 7.7. Вставка таблицы

Таблицы и текст из Microsoft Word

Обычно у вас уже есть некоторые материалы, которые вы хотите добавить в презентацию. Как правило, это текстовые файлы, подготовленные в Microsoft Word , которые могут содержать и таблицы. Вставить эту информацию можно через буфер обмена. Для этого надо переключиться в Microsoft Word , выделить текст или таблицу и с помощью контекстного меню выбрать команду Копировать . Затем следует "перейти" обратно в PowerPoint, выбрать слайд, на который надо поместить таблицу, и то же воспользовавшись контекстным меню выбрать команду Вставить . Команды копирования и вставки можно вызывать и другими способами, делайте это так, как вам удобно и привычно.

Таблицы из Microsoft Excel

На слайд можно поместить данные из таблицы Microsoft Excel . Сделать это можно точно так же, т. е. через буфер обмена. Чтобы переместить данные из Microsoft Excel в презентацию, надо:

1. Запустить Microsoft Excel и открыть рабочую книгу, в которой находятся данные.

2. Выделить область листа рабочей книги, в которой находятся нужные вам данные.

3. С помощью контекстного меню выбрать команду Копировать (копия выделенного фрагмента таблицы будет помещена в буфер обмена).

4. Щелчком в панели задач Windows перейти в Microsoft PowerPoint .

5. Выбрать слайд, в который надо поместить данные, находящиеся в буфере обмена, вызвать контекстное меню и выбрать команду Вставить .

Далее (рис. 7.8) показаны фрагменты, взятые из Microsoft Excel и вставленные в презентацию через буфер обмена. Аналогичным образом на слайд можно поместить и диаграмму, созданную в программе Microsoft Excel.

Рис. 7.8. Пример вставленной в Microsoft PowerPoint таблицы из Microsoft Excel

Иллюстрации

На слайд можно поместить не только текст, таблицы и диаграммы, но и картинки или фотографии. Если рисунки и фотографии находятся на диске, то вы должны выбрать вкладку Вставка , а на ленте в группе Изображения щелкнуть по кнопке Рисунок (рис. 7.9). В результате откроется диалоговое окно Вставка рисунка , где автоматически будут показаны все папки с изображениями. Выберите нужный вам рисунок, и он появится на слайде (рис. 7.10).

Рис. 7.9. Лента вкладки Вставка

Рис. 7.10. Пример иллюстрации

Эту иллюстрацию можно перемещать по листу слайда. Для этого установите курсор мыши на изображение, он примет вид крестика, затем зажмите левую кнопку мыши и перемещайте изображение по листу. Как только вы отпустите кнопку мыши, изображение остановится. Кроме того, вставленное вами изображение можно масштабировать. Посмотрите внимательно на изображение на экране, оно имеет маркеры, и когда вы подводите к ним курсор мыши, они превращаются в стрелки, потянув за которые вы можете изменить размер рисунка, предварительно зажав левую кнопку мыши. Передвигая курсор параллельно прямым линиям, вы искажаете рисунок, а если тянете за диагонали, то нет. Для того чтобы точно сохранить пропорции при изменении размера иллюстрации, зажмите клавишу , и отпустите ее только после того, как отпустите кнопку мыши. Помимо простых картинок в презентацию можно включать и видеоролики, это делается с помощью кнопки Картинка , находящейся на вкладке Вставка в группе Изображения . Кроме того, можно создавать фотоальбомы.

Анимация

Презентацию можно оформить таким образом, чтобы события чередовались с задержкой и через определенные промежутки времени, надписи и картинки появлялись с различными эффектами и т. д.

Сначала выберите слайд, который вы собираетесь анимировать, затем откройте вкладку Анимация . Чтобы задать эффект анимации (рис. 7.11), сначала выделите элемент на слайде, затем на ленте в группе Анимация щелкните по кнопке

  Дополнительные параметры или в группе Расширенная анимация по кнопке Добавить анимацию и выберите необходимый эффект анимации.

Рис. 7.11. Добавление эффекта анимации

Во время демонстрации презентации, при переходе к слайду, содержащему анимированные элементы, сначала отображаются неанимированные элементы слайда, а затем, по щелчку левой кнопки мыши или в результате нажатия клавиши пробела или  – элементы, для которых был задан эффект анимации. Иногда возникает необходимость отказаться от анимации одного или всех элементов слайда. Чтобы это сделать, надо выбрать анимированный слайд и в нем один или все анимированные элементы, затем в группе Анимация нужно сделать щелчок на кнопке Нет (см. рис. 7.11), и эффекты анимации удалятся.

Просмотр презентации

Чтобы просмотреть презентацию, оценить вид созданных слайдов и проверить порядок их следования, надо на вкладке Показ слайдов в группе Начать показ слайдов выбрать (рис. 7.12) соответствующую команду С начала (либо нажать клавишу ) или С текущего слайда (либо нажать сочетание клавиш +).

Рис. 7.12. Вкладка Показ слайдов

Следующий слайд презентации будет отображаться в результате нажатия клавиши пробела, клавиш , или <↓>, либо щелчка левой кнопкой мыши. Чтобы вернуться к предыдущему слайду, необходимо нажать клавишу или <↑>. Следует обратить внимание, чтобы перейти от слайда, в котором есть анимированные элементы, к предыдущему слайду, клавишу придется нажать несколько раз, столько, сколько анимированных элементов есть на слайде.

Звуковое сопровождение

Слайды можно еще и сопровождать звуком. Для этого на вкладке Вставка в группе Мультимедиа щелкните по кнопке Звук (см. рис. 7.7). В результате откроется список со следующими возможными способами добавления звука:

✓ Звук из файла – позволяет добавлять звуковые файлы;

✓ Звук из организатора клипов – позволяет добавлять звуковые файлы из библиотеки MS Office;

✓ Записать звук – дает возможность записать звук с микрофона компьютера.

Чтобы записать звук с микрофона, выберите пункт Записать звук . В результате откроется диалоговое окно Звукозапись (рис. 7.13).

Рис. 7.13. Диалоговое окно Звукозапись

Щелкните по кнопке запись

 и скажите в микрофон какую-нибудь фразу.

Затем щелкните кнопку OK и звук будет добавлен к выбранному слайду.

Сохранение презентации

Все слайды презентации хранятся в одном файле. Чтобы сохранить презентацию на диске компьютера, надо открыть вкладку Файл , выбрать команду Сохранить , затем в появившемся диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку и ввести имя файла, в который будет записана презентация. Это же можно сделать, используя соответствующую кнопку

  Сохранить на панели быстрого доступа или нажав сочетание клавиш +.

Печать слайдов

Из программы Microsoft PowerPoint можно напечатать слайды, заметки к слайдам (на одном листе печатается слайд и текст заметки) или "выдачи" (несколько слайдов на одном листе).

Для того чтобы напечатать слайды заметки или "выдачи", надо открыть вкладку Файл и выбрать команду Печать , справа можно постранично просмотреть то, что нужно будет печатать. С помощью пяти раскрывающихся списков Настройка можно выбрать необходимые настройки для вывода на печать (рис. 7.14). После выполнения всех настроек для осуществления печати щелкните кнопку Печать .

Рис. 7.14. Настройки для вывода на печать

Демонстрация

Презентацию можно сохранить в формате демонстрации. В этом случае в результате щелчка на значке демонстрации PowerPoint (рис. 7.15) всегда будет запускаться режим показа слайдов, а не загрузка презентации в программу Microsoft PowerPoint .

Рис. 7.15. Значки Презентация и Демонстрация

Чтобы сохранить презентацию в формате демонстрации, надо открыть вкладку Файл и выбрать команду Сохранить как (рис. 7.16).

Рис. 7.16. Сохранение копии презентации в формате демонстрации

В результате откроется диалоговое окно сохранения документа (рис. 7.17), где нужно убедиться, что тип файла именно Демонстрация PowerPoint (*.ppsx) , а после задать имя файлу и щелкнуть кнопку Сохранить .

Рис. 7.17. Сохранение презентации в формате Демонстрация PowerPoint

Итак, здесь мы рассмотрели только основные возможности программы Power-Point. Если вам понравилось создавать презентации и вам не хватает той информации, которая представлена в этой книге, то купите специальную литературу или воспользуйтесь Интернетом для поиска необходимых сведений.

...

СОВЕТ

Прежде чем демонстрировать свою презентацию на большую аудиторию, посмотрите как она выглядит на большом экране, если вы собираетесь демонстрировать ее через проектор, в случае прогона через монитор, посмотрите при разной освещенности, днем и вечером. Как правило, предварительный просмотр выявляет недостатки цветовой гаммы, рисунки или фотографии плохо видны и видео бывает не того качества и все теряется и выглядит не так, как хотелось бы. Самое главное не паникуйте, т. к. вы увидели это заранее, то у вас есть время все исправить.

Еще, готовясь к представлению с использованием презентации, запомните, что нельзя читать с экрана, публика сразу же потеряет интерес. Презентацию можно использовать только как иллюстративный механизм.

Заключение

В заключение скажем, что вы молодцы! Ведь правда, что ноутбук – это совсем

все просто! И как замечательно, что он у вас есть ☺. Дети далеко? Не беда, всегда можно поболтать с ними по Skype, а самое главное – сразу увидеть.

Не надо каждый месяц стоять в длинной очереди в кассу и оплачивать коммунальные услуги. Звонить по телефону в любые службы и слушать автоответчик, проще зайти на сайт нужного учреждения и получить всю информацию, в том числе можно записаться на прием.

Захотели путешествовать, посмотрели все предложения и выбрали то, что по душе. Сразу же заказали себе билеты и гостиницу забронировали. Это ведь просто фантастика! Не надо никуда ходить, стоять в очереди. А если нет возможности путешествовать, то можно "гулять" по музеям и виртуально, не выходя из дома.

Теперь все новости вам доступны, можно подписываться на газеты и журналы и получать их в электронном виде. Доступна любая информация, правда, если умело ее искать и не поддаваться на уловки жуликов.

В случае если вам нужно будет написать текст или составить таблицу, вы, как нам кажется, обязательно справитесь. С презентацией тоже. Для домашнего использования сведений, полученных в данной книге, вам будет вполне достаточно, а если нет, то ищите литературу узкой направленности, только по интересующему вас вопросу. Кроме того, ее можно искать и через Интернет.

Дерзайте, ноутбук не какой-то страшный зверь, у вас все непременно получится ☺!!!

Примечания

1

ADSL (от англ. Asymmetric Digital Subscriber Line – асимметричная цифровая абонентская линия) – модемная технология связи, позволяющая превратить витую пару телефонных проводов в канал для высокоскоростной передачи данных. – Ред.

2

Аккаунт (от англ. account – счет) – это пара "имя и пароль", позволяющая войти на сервер.

3

СMC – служба мобильных сообщений (от англ. Short Message Service (SMS)) – служба сотовой сети, позволяющая осуществлять прием и передачу текстовых сообщений сотовым телефоном. – Ред.

4

Портал (от англ. portal – "главный вход") – сайт в компьютерной сети, который предоставляет пользователю различные интерактивные сервисы. – Ред.

5

VBA представляет собой среду программирования, разработанную специально для создания макросов. С помощью языка VBA можно почти сразу (без длительного обучения) начать создавать полезные макросы. Данное свойство выгодно отличает VBA от других языков программирования.

Самый простой способ создать макрос – воспользоваться средством записи макросов. Для этого нужно просто запустить средство записи и затем выполнить операции, которые вы хотите автоматизировать. Средство записи переведет все, что вы сделаете, в соответствующие операторы VBA. Результат записи будет сохранен в отдельной области, называемой модулем, откуда можно будет повторить всю процедуру в любое время.

6

Макрос – это набор инструкций, которые сообщают программе (Word или Excel), какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели, нажав всего лишь одну клавишу. С помощью макроса можно автоматизировать любое действие, например повторяющиеся задачи по форматированию. Запомните, что большинство макросов не только безвредны, но и могут значительно экономить ваше время.

7

Файлы с расширением bat (от англ. batch – пакетные или BAT-файлы) – это обычные текстовые файлы с набором инструкций для специальной программы командного процессора (command.com), которая автоматически выполняет все содержащиеся в таком файле команды. – Ред.