Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Если вы заняты совместным интеллектуальным трудом, иногда требуется приостановить работу над задачей до тех пор, пока вы ожидаете от другого сотрудника ответа на вопрос или недостающую информацию. Если вы создали персональную доску задач, такие подвисшие вопросы легко отслеживать с помощью колонки «Ожидаю ответа». Когда вы перемещаете туда задачу, отметьте на карточке, от кого именно вы ждете ответа и что будете делать, когда получите нужную информацию. Это позволит вам не сбиться с курса, пока вы не в силах влиять на ситуацию, и продолжить эффективно работать, когда необходимые сведения поступят. Что еще более важно, вы помещаете нерешенные вопросы в надежное место и избавляетесь от подспудной тревоги, что что-то недоделали.

За А следует Б: автоматизированные процессы

Давайте вернемся к тем рабочим процессам, которые протекают в компании Optimize Enterprises, когда сотрудники занимаются созданием контента. В отличие от примеров, которые мы только что рассматривали, у них нет ни досок задач, ни регулярных встреч. На самом деле ни взаимодействия как такового, ни принятия решений тоже нет. Как только Брайан Джонсон вносит в общую таблицу информацию о новом уроке, последующие рабочие этапы осуществляются словно по расписанию. И на каждом из них ответственные сотрудники точно знают, чего от них ждут.

Подобная автоматизация рабочего процесса часто играет важную роль, когда мы говорим об интеллектуальном труде. Но не все процессы можно автоматизировать. Чтобы реализация этой стратегии стала возможной, процесс производства продукта должен каждый раз быть аналогичным: одни и те же этапы в одном и том же порядке, выполняемые одними и теми же сотрудниками. Те же процессы, которые оптимизируют с помощью досок задач, напротив, более разнообразны и динамичны. Они требуют принятия совместных решений, чтобы определиться, за какую задачу браться дальше и кто будет за это отвечать.

Например, представьте, что вам нужно составить квартальный бюджет для своей команды. Вероятно, этот процесс можно разделить на четкие этапы, которые будут реализовываться в одной манере и в одном и том же порядке каждый квартал. Такая работа легко может быть автоматизирована. Обновление информации на сайте компании, напротив, более абстрактная задача, которая потребует многочисленных обсуждений и планирования. Ее лучше разместить на доске задач. А вот процесс добавления новых отзывов на сайт компании часто повторяется, и, возможно, его стоит автоматизировать. И так далее.

Как только вы определили, какую рабочую процедуру можно автоматизировать, обратите внимание на информацию ниже. Она поможет вам осуществить задуманное.

1. Разделение на этапы. Разбейте процесс на четко обозначенные фазы работы, которые будут следовать друг за другом. Определите, какую работу необходимо выполнить на каждом этапе и кто за это отвечает.

2. Сигнальная система. Придумайте систему оповещений или уведомлений, благодаря которой можно будет отслеживать, на каком этапе находится работа. Таким образом причастные к ней сотрудники будут знать, когда наступит их очередь включиться в процесс.

3. Каналы связи. Четко обозначьте каналы связи, по которым вся необходимая информация и ресурсы будут передаваться при переходе с одного этапа на другой. (Например, это могут быть файлы в общей папке.)

В ходе создания уроков сотрудники компании Optimize неукоснительно следуют этим инструкциям. Рабочий процесс разделен на четкие этапы. В общей таблице видно, на какой стадии находится каждый из уроков. И работники используют общие папки, чтобы делиться информацией. Для автоматизации процесса совсем не обязательно использовать программное обеспечение. За годы работы профессором я оптимизировал тот автоматический процесс, который использую для работы с ассистентами кафедры. Они помогают мне с проверкой выполненных студентами тестов, которые я разрабатываю при подготовке учебных курсов. Когда я составляю тесты, я одновременно подробно описываю решения для каждой из содержащихся в них задач. Кроме того, я набрасываю идеи, касающиеся оценки тестов, отмечая, какие критерии использовать, чтобы определить, пройден тест, не пройден или пройден частично[141]. В тот же день, когда я раздаю тесты студентам, я отправляю ассистентам кафедры все необходимые материалы по этим тестам.

Выполненные работы студенты обычно сдают в начале занятия. Я забираю их с собой и оставляю в специальном ящике в холле, рядом с дверью моего кабинета. Затем приходят ассистенты и забирают тесты. Мне не нужно напоминать им об этом: ассистенты знают расписание занятий, поэтому понимают, когда выполненные работы окажутся в ящике. Как только тесты оказываются у ассистентов, начинается процесс оценки. По мере проверки работ ассистенты могут вносить коррективы в мои комментарии к ответам, чтобы отразить какие-то общие проблемы или уточнить, почему в каком-то конкретном случае поставлена та или иная отметка[142].