Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Один из авторов таких видео заменил колонку «В процессе» на колонку «Готово», разделенную еще на три колонки: «Холодно», «Тепло» и «Горячо», расширив таким образом диапазон статусов незавершенных задач[139]. В видеоролике профессора, который преподает управление логистическими цепочками, предстает настолько сложно оформленная доска задач, что, похоже, нужно получить диплом по этой специальности, чтобы хотя бы понять, о чем речь. Профессор разделил колонку «Варианты» на разноцветные ряды, которые он называет «потоками создания ценностей». Каждый ряд посвящен конкретному виду задач, и в него наклеиваются листочки того же цвета. Эти ряды далее тоже делятся на колонки. Одна из колонок — своеобразный «резервуар» для задач, которые профессор не сможет выполнить в текущем семестре. В другой колонке — сведения о работе, которую он надеется выполнить. В каждом ряду есть «зона ожидания», когда нельзя перемещать в следующую колонку новую задачу из этой же категории. Затем из зон ожидания задачи попадают в небольшое количество ячеек под названием «В работе». Общее количество задач — не более трех. В колонке «В работе» профессор сделал точно такие же разноцветные ряды, как и в колонке «Варианты». Таким образом, взглянув на эту доску, преподаватель понимает, как он управляет своим временем[140].

Популярность персональных досок Kanban среди любителей продуктивного труда подчеркивает еще один момент, который важен для тех, кто хочет избавиться от гиперактивного коллективного разума. Доска задач — это невероятно эффективное средство не только для координации работы разных команд, но и для структурирования труда отдельных сотрудников, даже тех, кто не получил диплом по специальности «Управление логистическими цепочками».

Я уже говорил о том, что и сам использовал эту идею, будучи профессором. Заведуя аспирантурой факультета информатики в Джорджтауне, я организовывал свою работу с помощью досок Trello. Моя таблица напоминала стандартный шаблон Бенсона с колонками «В работе» и «Сделано». Как и многие поклонники персональных Kanban-систем, я создал собственные колонки для тех задач, которые хочу выполнить, но в настоящий момент активно ими не занимаюсь (далее я расскажу об этом подробнее). Каждый понедельник я изучал информацию на доске, перемещал карточки и решал, над чем буду работать на этой неделе. В последующие дни я часто сверялся с доской, чтобы понять, чем заняться в то время, которое я отводил для выполнения обязанностей заведующего аспирантурой. Как только поступали новые запросы — в форме электронных писем, телефонных звонков или, как это часто бывает, вопросов проходивших мимо моего кабинета студентов, — я сразу же записывал информацию на карточки и размещал на доске, чтобы заняться этими моментами позже.

Без доски задач в своей университетской работе я зависел бы от коммуникации в стиле гиперактивного коллективного разума. В результате я увяз бы в вялотекущей переписке со множеством людей — изо дня в день. Я стал бы типичной жертвой гиперактивного коллективного разума: тем, кто не расстается с ноутбуком ни на одном совещании и не выпускает из рук телефон, идя по кампусу и стараясь сделать тысячу дел одновременно. Другими словами, без этой системы моя работа превратилась бы в сущий ад. С помощью доски задач мне удалось существенно сократить потребление ресурсов. Информация о предстоящей работе размещается на доске, структурируется, и я методично выполняю задачи в специально отведенное для этого время. Именно поэтому, как вы, наверное, догадались, я стал ярым сторонником использования досок задач не только для организации работы команды, но и для упорядочивания профессиональной жизни отдельно взятых сотрудников, занимающихся умственным трудом.

Чтобы помочь в решении этой задачи, предлагаю несколько лучших практических примеров, которые подскажут, как использовать доски задач максимально эффективно.

СОВЕТ № 1: ИСПОЛЬЗУЙТЕ НЕСКОЛЬКО ДОСОК

Многие сторонники персональной Kanban-системы используют только одну доску, чтобы упорядочить свои профессиональные задачи. Я рекомендую придерживаться несколько иного подхода. Заведите отдельную доску для каждой роли, которую вы выполняете в профессиональной сфере. В настоящее время я профессор университета и играю три существенно отличающиеся друг от друга роли: исследователя, преподавателя и заведующего аспирантурой. Для каждой из этих ролей я завел отдельную доску. Так что когда я анализирую свою преподавательскую деятельность, то мне не мешают не связанные с ней задачи в области исследований или работы с аспирантами. В результате мне не приходится переключаться между разными видами деятельности и я быстрее решаю рабочие вопросы.