Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

И наконец, необходимо легко находить всю информацию, связанную с конкретной карточкой. Если вы пользуетесь цифровыми инструментами вроде Flow или Trello, можете прикрепить необходимые файлы или длинные текстовые описания к каждой карточке. Это очень удобно, потому что вся нужная для выполнения работы информация оказывается в одном месте. Когда я изучал доски Trello, которыми пользовался в работе Девеш, меня кое-что поразило. Среди карточек на досках была, например, одна с заданием составить аналитический отчет для клиента. К ней были прикреплены файлы, содержащие всю необходимую информацию, и комментарии относительно того, как оформить отчет. Тому, кто будет заниматься этой работой, не придется фильтровать сообщения в переполненном почтовом ящике или рыться в архивах мессенджера. Когда придет время составлять отчет, вся нужная информация будет собрана в одном месте.

Если вы используете настоящую доску, вы не можете прикрепить к ней файлы или длинные описания. Но решением станет какой-нибудь сервис, например Dropbox. Вы создадите отдельную папку для информации на доске, а в ней — другие папки с данными по каждой колонке. Вы сможете хранить сведения, относящиеся к карточке в какой-то конкретной колонке, в соответствующей папке. И когда придет время, эту информацию можно будет легко найти.

СОВЕТ № 2: ЕСЛИ ВЫ СОМНЕВАЕТЕСЬ, НАЧНИТЕ С ШАБЛОНА, КОТОРЫЙ ПРЕДЛАГАЕТ СИСТЕМА KANBAN ПО УМОЛЧАНИЮ

Сложилась определенная практика оформления досок с задачами для тех, кто работает над созданием программного обеспечения. Но тем, кто трудится в другой сфере, может быть сложно понять, как лучше структурировать информацию. Если вы в затруднении, начните с шаблона, который предлагает система Kanban по умолчанию. В нем всего три колонки: «Нужно сделать», «В процессе» и «Сделано». Позже вы сможете доработать этот шаблон по мере необходимости.

Например, на доске Девеша была колонка для задач в разработке и колонка для информации по запуску рекламных кампаний. Такие видоизменения стандартного шаблона Kanban в случае маркетинговой компании уместны, потому что разработкой и запуском занимаются две разные команды сотрудников. На досках Flow, которые использовали в компании Optimize Enterprises, напротив, был упрощенный вариант всего с одной колонкой, куда вносились данные обо всех задачах по проекту, над которыми в настоящее время шла работа.

В шаблоне, который система Kanban предлагает по умолчанию, есть еще одна полезная функция: отдельная колонка для информационных записок и данных по исследованиям, имеющим отношение к проекту. С технической точки зрения это нарушение правила о том, что каждая карточка должна содержать задание. Но с практической точки зрения удобно размещать информацию там, где она может оказаться полезной. Например, в маркетинговой компании Девеша эта колонка использовалась для комментариев о поступивших от клиентов звонках.

СОВЕТ № 3: РЕГУЛЯРНО ПРОВОДИТЕ ВСТРЕЧИ ДЛЯ АНАЛИЗА СИТУАЦИИ

Как мы уже говорили, ключевой фактор успеха при производстве интеллектуального продукта — эффективная система, позволяющая решить, кто чем занимается. Если мы говорим о досках задач, ее роль выполняют прикрепленные карточки с именами сотрудников. Но как принимаются подобные решения? Фундаментальная идея, которая лежит в основе гибких техник управления, заключается в том, что лучший способ проанализировать ситуацию, чтобы обновить информацию на доске, — проводить непродолжительные встречи. Сторонники гибкого управления не поддерживают тот вариант, когда подобные решения принимаются в ходе асинхронного общения посредством электронной переписки или мессенджеров. Когда вы начнете использовать доску задач для структурирования процесса производства интеллектуального продукта, вам придется подчиниться этому правилу.

Стандартный формат таких встреч предусматривает, что сотрудник кратко рассказывает о том, над чем трудится, что ему требуется от коллег, чтобы продолжить работу, и как он справился с заданиями, которые должен был выполнить вчера. Именно во время таких обзорных совещаний определяются новые рабочие задачи и ответственные за их выполнение сотрудники. Эти встречи также помогают ликвидировать простои в работе, когда один человек ждет ответа от другого. Кроме того, они заставляют почувствовать свою ответственность: если вы отлыниваете от задания, которое вам поручили в ходе сегодняшней встречи, завтра придется публично заявить об отсутствии результатов.