Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Другими словами, хороший производственный процесс должен предельно точно обрисовывать рабочую ситуацию и свести к минимуму беспорядочную коммуникацию, необходимую для завершения работы. Обратите внимание, все вышеизложенное не ограничивает независимость сотрудников и не диктует, как именно они должны выполнять свою работу. Основное внимание уделяется координации действий. Обратите также внимание на то, что рабочие процессы с подобными характеристиками не приведут к формированию жесткой бюрократической системы, поскольку направлены на то, чтобы сократить потребление ресурсов (в плане внимания и времени), с помощью которых производится ценный продукт. Сотрудники компании Optimize Enterprises, где рабочие процессы четко систематизированы, скорее всего, чувствуют себя более уверенно и меньше беспокоятся, чем те, кто попали в ловушку гиперактивного коллективного разума.

Если говорить об интеллектуальном труде, то главная сложность при разработке рабочих процедур заключается в том, что часто в каждом конкретном случае они должны быть подстроены под особые условия. Например, система, которой пользуется компания Optimize, может не подойти для фирмы, разрабатывающей приложения для мобильных телефонов. А то, что подходит для разработчика приложений, может не сработать для бухгалтерской фирмы. Это необходимо учитывать. А пока мы рассмотрим еще несколько отличных примеров из практики, демонстрирующих, какие методы вы можете использовать, разрабатывая рабочие процессы, которые подойдут конкретно для вашей ситуации.

Карточки в колонках: революция информационных досок

Некий руководитель — назовем его Алекс — управляет командой из 15 человек в рамках независимой недавно созданной компании, которая сотрудничает с ведущим в стране поставщиком услуг в области здравоохранения. Его сотрудники занимаются анализом данных. Допустим, вы исследователь и работаете с этой компанией. Вы выиграли грант и теперь должны произвести ряд сложных операций с данными. Команда Алекса снабдит вас необходимыми инструментами. Кроме того, его сотрудники разрабатывают проекты для внутреннего пользования, чтобы поставщик услуг в области здравоохранения мог работать более эффективно. А некоторые из предложенных решений даже становятся самостоятельными программными продуктами. Учитывая разнообразие задач, Алекс, как вы понимаете, должен регулировать посягательства на рабочее время своих сотрудников.

Как только вы заходите в кабинет Алекса, то сразу понимаете, каким образом он справляется с этой задачей. Большую часть одной из стен занимает грифельная доска размером два с половиной метра на девяносто сантиметров. Она расчерчена на пять колонок: «В плане», «Готово», «Заблокировано», «В работе» и «Выполнено». Колонка «В работе» разделена еще на две: «В разработке» и «Тестируется». В каждой скотчем прикреплено множество карточек со сделанными от руки надписями. Если вы задержитесь в кабинете Алекса еще на какое-то время, то поймете систему его работы. Практически каждое утро у «большой доски», как ее называют сотрудники, собираются руководители проектов и обсуждают прикрепленные карточки. В процессе обсуждения карточки перемещают: какие-то из них перекочевывают из одной колонки в другую, какие-то остаются, но меняются местами с другими карточками из той же колонки. Чего вы не увидите, так это того, что руководители проектов переключаются между обсуждением и проверкой почтового ящика. Команда Алекса редко пользуется электронными сообщениями (как и мессенджерами): эти инструменты они приберегают в основном для общения с внешними партнерами. Вся необходимая для работы информация находится у них прямо перед глазами, она нацарапана на приклеенных к доске скотчем карточках.

Когда я спросил Алекса, как ему удается избежать засилья гиперактивного коллективного разума, он поведал мне, что доска не единственный инструмент его команды. Каждая прикрепленная к доске карточка относится к определенному проекту. Когда этот проект перекочевывает в колонку «В работе», группа сотрудников, работающих над этим проектом, создает собственную доску и размещает на ней информацию о задачах, которые необходимо выполнить, чтобы довести работу до конца. В отличие от «большой доски», остальные доски обычно цифровые. Для их создания команда Алекса использует два инструмента, популярные у разработчиков программного обеспечения: Asana и Jira. Когда начинается работа над проектом, вовлеченные в него сотрудники проводят регулярные встречи и обновляют информацию на доске: обсуждают содержимое карточек и меняют их местоположение в колонках.