Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Наподобие инструмента Trello, которым пользовались сотрудники маркетинговой компании Девеша, эта система с виртуальными карточками, размещенными на виртуальных досках, становится центром, вокруг которого разворачивается деятельность компании. Вместо того чтобы участвовать во всех обсуждениях по всем вопросам, которые попадают в ваш почтовый ящик или мессенджер с общим потоком сообщений, вы работаете над конкретным проектом, для чего заходите на специальную страницу и проверяете, какие задачи вам делегировали. Именно этим и занимается руководитель высшего звена в компании Optimize после периода глубоких раздумий. Он проверяет все проекты по очереди, участвует в обсуждениях, если необходимо, и оценивает, какая складывается ситуация.

После проверки статуса проектов в Flow этот руководитель индивидуально связывается с отдельными сотрудниками, за работой которых наблюдает, с помощью FaceTime. В ходе подобных бесед обсуждаются новые предложения и решаются текущие вопросы. Большинство проектов предусматривает проведение регулярных еженедельных встреч, чтобы скоординировать усилия сотрудников и эффективно решать общие вопросы. Руководитель участвует в этих встречах и при необходимости обновляет информацию о проектах, чтобы отразить принятые решения. Его рабочий день заканчивается между 16 и 17 часами, как и у всех сотрудников Optimize. Джонсон настаивает на том, что к определенному времени работа должна быть прекращена. Он считает, что рабочий день должен заканчиваться к определенному часу, чтобы сотрудники могли проводить время с близкими и подзаряжаться. Поскольку электронной почтой в компании не пользуются, тот руководитель, за чьей работой мы так пристально наблюдали, будет отдыхать до следующего утра, как и все остальные сотрудники.

Есть еще кое-что, что я узнал, изучая рабочие процессы компании Optimize. Хотя электронная переписка между сотрудниками под запретом, они все же пользуются электронной почтой для связи с внешними партнерами. Однако и она жестко структурирована. Джонсон отмечает, что сотрудники, ответственные за ведение этой переписки, проверяют почту строго в определенные периоды времени, обычно один раз в день. Для обслуживания клиентов компания использует инструмент под названием Intercom, с помощью которого заказчики получают ответы на самые популярные вопросы. Эта платформа избавляет сотрудников от горы противоречивых сообщений от клиентов. Для выработки общей стратегии в компании каждый понедельник проводится общее собрание (обычно в виде телеконференции).

Но интереснее и удивительнее всего для меня было то, что в Optimize используют мессенджер Slack. Однако, как объяснил Джонсон, его взаимоотношения с этим инструментом коммуникации значительно отличаются от типичной картины, когда процессом общения руководит гиперактивный коллективный разум. Поскольку почти все коммуникации, необходимые для функционирования компании, уже протекают в рамках четко структурированных процессов, сотрудникам особо нечего обсуждать в мессенджере. Этот инструмент используют в основном для двух целей. Первая — фиксация достижения. С помощью Slack сотрудники могут рассказать о своих важных достижениях, как профессиональных, так и личных. Джонсон говорит, что это возможность выразить одобрение виртуальным способом. Он объясняет, что, поскольку компания работает в дистанционном формате, сотрудникам необходимо какое-то пространство для социального общения. Вторая цель использования Slack — назначение встреч, в ходе которых и решается большая часть рабочих вопросов.

Сотрудники Optimize используют мессенджер как инструмент асинхронной коммуникации, проверяя сообщения 1–2 раза в день в промежутках между выполнением других задач. Более частое обращение к этому сервису нецелесообразно, поскольку никакой особо ценной информацией там не делятся. В течение обычного рабочего дня сотрудник компании тратит на проверку сообщений в Slack около пяти минут, чтобы выразить одобрение по поводу чьих-то достижений или написать руководителю, в какое время будет удобно организовать встречу.