Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Процедуры работы

Продуманные процедуры работы в наукоемкой отрасли помогут существенно повысить продуктивность сотрудников и сделают их труд менее утомительным.

Чтобы избавиться от проблем, которые порождает гиперактивный коллективный разум, мы должны отказаться от оптимистичных взглядов Руссо: если дать белым воротничкам свободу, они покажут блестящий результат. Чтобы максимально эффективно использовать наш ресурс в виде внимания, необходимы четкие процедуры. И это касается как организаций в целом, так и отдельных сотрудников, занятых интеллектуальным трудом. Повторю то, что и так понятно: речь не идет о том, чтобы как-то ограничить белых воротничков в их работе, разработав пошаговые инструкции, что и как делать. В прошлой главе мы подчеркивали, что преобразования, которые я предлагаю в книге, связаны с рабочими процессами, которые координируют наукоемкий труд, а не собственно с выполнением интеллектуальной работы. Это утверждение справедливо и для производственных процессов. Такие процедуры помогают определить, кто и чем занят, но не разъясняют подробно, как именно сотрудник должен работать. Другими словами, вместо бесконечного обмена сообщениями сотрудник получает четкие инструкции и начинает уделять больше времени работе, а не ее обсуждению. Это аналог переоборудованного литейного предприятия Джона Раннеллза, только в интеллектуальной сфере.

Далее в этой главе мы поговорим о том, как внедрить грамотные рабочие процессы и в масштабе организации в целом, и для отдельно взятых сотрудников. По привычке мы начнем с разбора конкретного практического случая, на который сможем опираться в последующей дискуссии. На этот раз мы поближе познакомимся с информационным агентством, где трудятся 12 человек. Внедрение рабочих процедур позволило этой компании значительно увеличить прибыль.

Пример из практики: оптимизация процессов в компании Optimize

Компания Optimize Enterprises — это информационное агентство, занимающееся контентом по саморазвитию. Ее основной продукт — подписка на еженедельные подробные обзоры книг и ежедневные уроки, представленные в виде небольших видео. Сервисом можно пользоваться с помощью компьютера или скачав приложение на телефон. Недавно компания Optimize запустила курс по подготовке наставников, который стал неожиданно популярным. На первый этап курса, который продлится 300 дней, записалось более тысячи наставников. В компании 12 постоянных сотрудников, которые работают в тесной связке с 8–12 внештатными подрядчиками. У компании нет офиса, и все ее сотрудники работают удаленно. Основатель и президент компании Брайан Джонсон в интервью со мной рассказал, что намерен достичь годового дохода в размере 2,5 миллиона долларов.

Компания Джонсона заинтересовала меня не своими размерами или продукцией, а рабочими процедурами. Беседуя со мной, Брайан сразу сказал: «Электронной почтой мы не пользуемся. Совсем. Один сотрудник никогда не отправляет письмо другому сотруднику». Если использовать нашу терминологию, Джонсон и его команда отказались от гиперактивного коллективного разума и обратили внимание на процесс создания продукции. Брайан испытывает интуитивную неприязнь к отвлекающим факторам и работе в спешке. Именно поэтому он и его сотрудники методично сформировали четкие рабочие процедуры, которые, соответственно, они могут оптимизировать. Они хотят тратить максимальное количество времени на полезную работу и свести к минимуму переключение между выполнением задач и проверкой почты. «Вся наша команда придерживается позиции однозадачности, — пояснил Джонсон. — Мы занимаемся лишь одним делом».

Один из самых сложных рабочих процессов в компании — создание видеоуроков, которые каждое утро появляются на разных платформах. Приходится много трудиться, чтобы сделать такой урок. Джонсон отвечает за идеи и написание текстов. Именно он также появляется в видеозаписях уроков. Но помимо этой работы есть много других задач: необходимо отредактировать написанный для уроков текст, снять и смонтировать видео и своевременно запустить уроки на нужных платформах. Этим трудом занимаются полдюжины других сотрудников.

Во многих компаниях выполнение этого комплекса задач и поддержание работы системы по производству видео повлекли бы за собой бесконечную электронную переписку с кучей срочных сообщений или активное обсуждение в мессенджерах вроде Slack. Но только не в компании Optimize. В течение многих лет они разрабатывали процесс создания продукции, практически не предусматривающий никакой неформальной коммуникации и позволяющий сотрудникам тратить свою энергию исключительно на выполнение квалифицированной работы, которая помогает потоку высококачественного контента не иссякать.