Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

В заключение можно отметить, что Джонсон настаивает на том, чтобы сотрудники серьезно относились к рабочим процессам, чтобы сохранить сложившийся подход к работе. Он считает, что правильно сформированная рабочая среда — ключ к успеху компании. Считается, что все сотрудники Optimize должны проводить по крайней мере первые 90 минут трудового дня, погрузившись с головой в работу, не отвлекаясь на входящую информацию. (У некоторых сотрудников, вроде того руководителя, за чьей работой мы наблюдали чуть раньше, этот период сосредоточенной работы еще длиннее.) Одна из основных целей, которую преследует подобная система, — проанализировать рабочие блоки и подумать, как их можно усовершенствовать. Как объяснил Джонсон, на то, чтобы структурировать сумасшедшие потоки входящей информации и коммуникацию, которая сопровождает большинство рабочих процессов, требуется время. Он усердно следит за тем, чтобы все сотрудники ставили рабочие процедуры на первое место. «Необходимо отвлечься от входящей информации, чтобы понять, как лучше всего ее систематизировать», — объясняет Брайан. Возможно, это и есть самый важный процесс в компании Optimize, который помогает усовершенствовать существующую систему работы.

Кто что делает и как он это делает? Свойства эффективных процессов

Допустим, вы приняли вызов и решили разработать более эффективные процессы для осуществления интеллектуальной работы. Но что делает процесс эффективным? Давайте посмотрим на ту рабочую схему, которую использует Брайан Джонсон из Optimize Enterprises для ежедневного производства мультимедийного контента. Как только он вносит заголовок и подзаголовок нового урока в электронную таблицу, далее все действия четко структурированы и сотрудников ждет последовательность строго определенных этапов. На каждом этапе все знают, какие именно действия надо выполнить, где можно найти необходимые файлы, кто должен довести работу до конца и что произойдет после этого.

При работе над разовыми разноплановыми проектами сотрудники Optimize не могут полагаться на эту четко структурированную систему, поскольку ситуация каждый раз отличается. Но в общем процесс остается крайне упорядоченным. Информация, кто над чем работает и как продвигается процесс, вносится и отслеживается с помощью системы Flow. Решения, какие еще задачи необходимо выполнить и кого назначить ответственным за их исполнение, принимаются во время регулярных плановых встреч. Если вы работаете над одним из проектов компании, то следуете определенной схеме работы. С помощью карточек в системе Flow вы проверяете, какие задачи вам делегированы. Затем трудитесь над их выполнением и обновляете информацию, когда работа сделана. Если требуется активное обсуждение или принятие каких-то решений, вы принимаете участие во встречах. Информация о результатах этих встреч немедленно появляется в системе Flow. Сосредоточенность на процессе позволяет свести к минимуму разговоры о работе и большую часть времени тратить на то, чтобы продуктивно трудиться.

Все примеры эффективных рабочих процессов отличаются следующими особенностями:

1. Легко отследить, кто над чем работает и как продвигается дело.

2. Работа протекает без значительного объема беспорядочной коммуникации.

3. Разработана четкая процедура обновления информации по распределению задач в процессе работы.

Если взять конкретный случай из практики, который мы сейчас рассматриваем, первый пункт реализуется благодаря колонке «Статус» в общей электронной таблице. Это поле говорит сотрудникам о том, на какой стадии в производственной цепочке находится каждый урок. Второй и третий пункты реализуются благодаря заранее определенной последовательности этапов работы. Сотрудники знают, что им предстоит делать, когда наступает их очередь трудиться над уроком, где найти необходимые для работы файлы, куда загрузить их, когда они закончат, и какой шаг следует дальше.

Что касается хода работ над проектом, первый пункт обеспечивает система Flow, которая наглядно демонстрирует все активные задачи по проекту. Рядом с каждым заданием находится маленькая иконка с фотографией сотрудника, который ответственен за его выполнение. Когда работники компании трудятся над проектом, ни у кого не возникает вопросов, кто и что должен делать в каждый конкретный момент. Второй пункт выполняется благодаря сочетанию инструментов для сотрудничества, которые предлагает платформа Flow и которые встроены в карточки с заданиями, и регулярных непродолжительных встреч. Коммуникация по проекту ограничена этими двумя каналами связи. Наконец, чтобы реализовать третий пункт, сотрудники принимают решения, кто будет заниматься выполнением новых задач, во время встреч, и эта информация затем отражается в системе Flow.