Новые принципы делового общения. Как сфокусироваться на главном в эпоху коммуникативной перегрузки

Работа начинается с того, что создается электронная таблица для общего пользования. Когда Джонсону в голову приходит идея нового видеоурока, он добавляет туда заголовок и подзаголовок. В каждом ряду есть колонка «Статус», и в ней Брайан указывает «Идея». Это означает, что урок еще на начальных этапах разработки. Написав текст урока, Джонсон загружает его в Dropbox и затем добавляет ссылку на файл в соответствующую строку таблицы. В этот момент он меняет статус проекта на «Готово для редактирования». Редактор, который работает в компании, не контактирует с Брайаном, а проверяет информацию в электронной таблице. Когда он видит статус «Готово для редактирования», то загружает файл, корректирует и правильно оформляет текст, а затем загружает его в папку «Готово для монтажа» на Dropbox. В ней лежат материалы, которые уже можно использовать для создания урока.

На этом этапе редактор меняет статус проекта на «Готово к съемке». В доме Джонсона оборудована студия, именно там он и снимает видео для уроков. У них со съемочной группой есть постоянных график, поэтому они встречаются по определенным дням, чтобы снять ряд видеоуроков. Когда вся команда в сборе, всем предельно ясно, что именно они снимают: те проекты, где стоит статус «Готово к съемке». После съемок сотрудники загружают первичные файлы в отдельную папку на Dropbox, предназначенную для материалов для монтажа. И снова статус проекта в таблице меняется, указывая на то, что материалы готовы к обработке. На этом этапе режиссер монтажа загружает файлы из соответствующей папки и работает над ними, пока не получается готовый продукт. А затем загружает материалы в общую папку. Статус проекта снова меняется и свидетельствует о том, что уроки готовы к выпуску. Определяется дата выпуска, ее указывают в соответствующих строчках таблицы.

И последний шаг — выпуск видеоурока и прилагающегося к нему текстового файла в определенную дату. Этот этап осуществляют два специалиста по управлению контентом сервиса. Они проверяют таблицу, чтобы понять, какие уроки и в какой последовательности должны быть выпущены, загружают материалы из папки и назначают дату выпуска с помощью системы управления контентом. В назначенный день урок, который первоначально существовал в виде идеи, пришедшей в голову Джонсону, появляется в интернете на платформах, с которыми сотрудничает Optimize.

Если говорить о производственном процессе этой компании, больше всего меня поразила координация усилий достаточно большой группы специалистов, работающих в различных странах, с тем чтобы выпустить мультимедийный контент высокого качества, уложившись в жесткий рабочий график. И все это без единого срочного электронного письма или сообщения в мессенджере. Ни одному из квалифицированных белых воротничков, что работают в компании, не приходится заглядывать в свой почтовый ящик или читать сообщения в мессенджере. Почти 100% времени они посвящают тем занятиям, которым обучались. А когда работа выполнена, могут идти отдыхать, потому что им нечего проверять и нет срочных сообщений, на которые приходится отвечать.

Признаться честно, производство информационного продукта требует структурированных усилий. Многие белые воротнички занимаются чем-то более аморфным, и набор их задач постоянно меняется. Чтобы понять, как структурировать их работу с помощью определенных процессов, я попросил Джонсона дать мне возможность изучить, как складывается рабочий день одного из руководителей высшего звена в его компании. Этот сотрудник должен контролировать осуществление разных одноразовых проектов и на регулярной основе пересматривать общую стратегию компании. Джонсон объяснил, что работа этого руководителя ежедневно начинается с трех часов непрерывного усиленного труда, прежде чем он будет знакомиться с входящей информацией. В это время руководитель тщательно анализирует все проекты и принимает информированные решения, в каком направлении двигаться дальше, чему уделить основное внимание, что нужно улучшить, а что — проигнорировать.

Только после завершения утреннего блока работы этот сотрудник начинает заниматься текущими проектами. Чтобы управление проектами имело системный характер, компания Optimize использует инструмент для интерактивного сотрудничества под названием Flow. Этот инструмент позволяет контролировать выполнение задач, связанных с проектами. Каждая задача оформляется в виде карточки, которую можно направить определенному сотруднику и установить срок выполнения. К ней можно прикрепить нужные файлы и информацию, а сотрудники, совместно работающие над заданием, могут обсуждать текущие вопросы в специальном виртуальном пространстве, напоминающем форум. Карточки можно перемещать и размещать в разных колонках, каждая из которых представляет собой конкретную категорию задач или определенный статус работ.