O. ISO! Чему не учат на тренингах

Показать не только входы и выходы и взаимодействие, но не забыть, что основная цель системы менеджмента качества – это удовлетворенность потребителя. Направление “стрелочек” имеет важное значение, не забудьте про них, на одном из аудитов я совсем выпустила их из виду, за что получила основательный инок”.

Я здесь не буду приводить готовых карт взаимодействий, потому что все карты, которые я в свое время рисовала, являются собственностью компаний, но Вы сможете без труда уместить основные процессы на один лист. Это не вызывает сложностей, особенно после того, как Вы познакомитесь с каждым процессом и поймете, как они между собой взаимодействуют, главное, не спешите. Всему свое время.

После того, как Вы приступите к разработке обязательной документации и перейдете к разработке процедур, этот документ получит официальный статус, потому что Вы присвоите ему необходимые колонтитулы, идентификационный номер и ознакомите с ним весь персонал компании.

Я советую “Карту взаимодействия процессов” включать в Руководство по качеству, для наглядности, потому что Руководство по качеству – Ваш главный гид по системе менеджмента качества, но о нем в соответствующей главе, и готовить Вы будете его в последнюю очередь.

Пока же давайте вернемся к Вашему списку владельцев процессов, который Вы составили, опираясь на Организационную структуру, сразу присваивайте процессам нумерацию, какая вам удобна, чтобы в дальнейшем она была за ними закреплена. Например:

Процесс

Название процесса

Владелец процесса

Ф.И.О.

Делегированное лицо

П1

Управление предприятием

Генеральный директор

…

П2

…

…

…

К вопросу делегированных лиц Вы подойдете в любом случае, учитывайте это сразу, пока графа пусть останется пустой (Перечень Владельцев процессов пойдет приложением к Приказу об их назначении, позже внесете в него изменения).

Также и всех, кого Вы выписали в список, надо будет “закрепить” в новых званиях – они Владельцы процессов, не просто департамента, а деятельности, которая граничит с другими департаментами и их функционал в системе, которую Ваша задача улучшать, немного поменяется.

К этому надо подойти с умом, то есть разъяснить всем на первом вводном совещании почему эти изменения необходимы и на что они направлены, тут Приказ “О назначении Владельцев процессов системы менеджмента качества” придется очень кстати – в нем Вы пропишете, какие функции, обязанности и права у Владельцев процессов.

Представители органов по сертификации часто спрашивают, как решается вопрос о полномочиях и информировании об этих полномочиях, помимо тех, которые есть в должностных инструкциях, Приказ в этом плане, станет Вашим главным помощником, потому что вся эта информация будет в нем (не забудьте в том числе указать, что разработка необходимой документации по процессу – это функция Владельца процесса, а не менеджера по качеству, а если он не до конца понимает, что от него хотят, существует термин “рабочая группа”, в которую включают менеджера по качеству и всех тех, кто может внести вклад в подготовку, приучайте всех сразу к тому, что работаете в команде, а не все делаете самостоятельно!).

После того, как составили список, оформляйте Приказ и именно с ним ступайте к Генеральному директору, чтобы обсудить дату первого совещания, на котором он лично сможет присутствовать. Его поддержка Вам будет необходима, и Ваша первая речь и станет первым впечатлением, которое Вы о себе произведете.

2.3 Первое вводное совещание с Владельцами процессов

Объясните Генеральному директору, что это совещание – основа начала продуктивной работы, и Вам крайне важно его присутствие. Командная работа будет формальной, если Владельцы процессов не увидят его поддержки с самого начала.

Если у Вас есть директор по качеству, передайте ему Приказ и попросите назначить совещание с Генеральным директором и всеми теми, кто указан в Приказе, он сам может его провести, но совещание – это необходимо перед самым началом приступания к работе по построению СМК по требованиям стандартов серии ISO.

Помимо Приказа о назначении владельцев процессов, необходимо будет до первого вводного совещания подготовить еще несколько Приказов (если таких в компании пока не присутствует):

– Приказ о введении в действие СМК

– Приказ о назначении Представителя руководства по качеству, с указанием его функциональных обязанностей (это надо будет также обсудить с директором, если никто не назначен)

Многие менеджеры по качеству сразу начинают работу с написания Политики по качеству и Приказа о введение ее в действие. Я считаю это не совсем правильным, если Вы не хотите, конечно, формальный документ на стене и столах сотрудников, пока с этим повремените.

По сути, Политика – декларация. Все и так знают, к чему идут и какая миссия у компании, но придать ей форму официального документа ей необходимо, и официальность – это не только подпись Генерального директора, красивые слова, призывы и печать компании, это еще и смысл, который она в себе несет.