Очевидно, каждый из видов общения обладает определенными особенностями, обоснованный учет которых способствует повышению его результативности. В то же время едва ли можно считать, что для полной характеристики любого конкретного общения достаточно знать лишь его видовую принадлежность. Общение – процесс многофакторный, каждый из факторов оказывает определенное влияние и на организацию, и на ход протекания процесса, и на его результаты. В числе значимых факторов общения можно было бы указать, к примеру, ситуацию общения, те условия, в которых оно протекает. Важную роль играют такие факторы, как методы и приемы, используемые участниками общения, средства и содержание общения, формы его организации и т. д.
Конечно, особое значение имеют сами участники общения, их личностные качества, темперамент, особенности характера. На процесс общения влияют конкретные ожидания участников, их основные цели и те задачи, к решению которых стремятся участники. Влияет также и объем потребностей участников: насколько каждый из них жаждет участия в данном общении, насколько желает общаться с этим партнером и т. д.
Результативность общения зависит от выбранных путей удовлетворения потребностей в общении (монологовый, диалоговый и т. п.), от характера и тона общения (от сердечности до злобности), от реакций на неудачи в ходе общения (сокрытие обиды, желание отомстить т. п.) и некоторых иных характеристик. Важным фактором являются результативность общения и ее индивидуальная оценка участниками: чего добился индивид в общении, получил ли он признание партнера и т. д. Нередко результат общения оценивается именно с указанной точки зрения, т. к. важнейшей функцией общения является удовлетворение эмоциональных потребностей участников. Ясно, что общение будет наиболее эффективным тогда, когда все факторы окажутся логически взаимосвязанными и, соответствуя друг другу, образуют целостную систему.
Общая структура процесса общения обычно представляется в виде системы, состоящей из следующих последовательных этапов.
При описании действий участников общения нередко применяют термин «управление» с установлением как субъекта, так и объекта. Однако двусторонний (многосторонний) процесс общения предполагает участие в нем равноправных партнеров. Нарушение такого положения может привести к конфликтной ситуации, т. е. общение приобретает частные, специфические формы. В то же время нельзя отрицать, что участники общения стремятся воздействовать на данный процесс с целью получить желательные для себя результаты. Стало быть, проявляются и элементы управления, когда тот или иной участник может стать то объектом, то субъектом управления.