Организация бизнеса: грамотное построение своего дела

   Для сотрудников компании действует следующий принцип: они обязаны не распространять секретную информацию устно, письменно, путем демонстрации или передачи, а также иными способами третьим лицам.

   В отношениях с партнерами и контрагентами следует придерживаться трех простых, но эффективных правил. Во-первых, предоставление информации, отнесенной к коммерческой тайне, может иметь место только при оформленных договорных отношениях. На стадии переговоров или проработки предложений раскрытие конфиденциальных сведений исключается. Если же речь идет о проекте, в котором без раскрытия части ноу-хау будущему партнеру достичь согласия невозможно, необходимо подстраховаться уже на стадии подготовки и структурирования сделки – заключить соглашение о конфиденциальности, которое может быть разделом в соглашении о намерениях (предварительном договоре) или самостоятельным документом.

   Во-вторых, при заключении любого договора целесообразно включить в него раздел о конфиденциальности, определяющий обязательства сторон в части защиты коммерческой тайны и ответственность за возможные нарушения.

   В-третьих, любые документы, передаваемые контрагентам и содержащие секретную информацию, необходимо передавать по реестру и помечать их специальным грифом «Коммерческая тайна».

   Отдельно о проверяющих

   Что касается проверяющих, то здесь ситуация несколько сложнее. Безусловно, некоторые контролеры имеют право ознакомиться с секретной информацией компании, в том числе и с коммерческой тайной. Например, прокуратура, налоговые инспекции, правоохранительные структуры (милиция, ФСБ и др.). Полномочия проверяющих зафиксированы в специальных законах (например, ст. 8 Закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности»).

   Однако есть несколько принципов, которые помогут избежать неоправданной утечки информации в недрах контрольно-надзорных органов.

   Во-первых, право любого должностного лица на запрос соответствующей информации должно быть основано на норме федерального закона, а не на ведомственной инструкции, как это часто бывает. Во-вторых, в соответствии со ст. 7 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» полномочия проверяющего, его статус, предмет и объем проверки должны быть зафиксированы в распоряжении, подписанном руководителем контрольного органа. Без предъявления такого документа контролеру может быть отказано в предоставлении информации.

   В-третьих, запрашиваемые документы должны быть связаны исключительно с компетенцией контрольного органа и не выходить за пределы предмета проверки. Например, налоговые органы не вправе затребовать управленческую отчетность или сведения о переговорах с контрагентами. В-четвертых, никогда не следует отдавать оригиналы документов для выноса их с территории организации. В-пятых, все копии секретных документов нужно передавать по реестру, подписанному проверяющим, и с отметками об их конфиденциальности.

   Наконец, если появились подозрения в заказном характере проверки, следует отправиться по крайней мере по двум адресам – в подразделение собственной безопасности контрольно-надзорного органа и в прокуратуру. Это серьезно остудит пыл контролера и вынудит его обращаться с конфиденциальными данными более осмотрительно.

   Кроме того, любые незаконные действия должностных лиц и проверяющих органов можно обжаловать в судебном порядке. Как показывает практика, более 60 % споров с контрольно-надзорными органами разрешается в пользу проверяемых организаций.

   Как это делают

   Чтобы не допустить утечки секретных данных, на предприятии целесообразно ввести режим коммерческой тайны. Для этого необходимо провести несколько последовательных действий.

   Сначала разрабатывается Положение о коммерческой тайне компании (далее – Положение), которое определяет перечень закрытых сведений и вводит режим коммерческой тайны на предприятии. Затем издается приказ по организации. Он утверждает это Положение и содержит список сотрудников, имеющих доступ к корпоративной информации. Всех работников предприятия знакомят с Положением и приказом. После этого с ними заключают индивидуальные договоры о неразглашении секретных сведений. В таких соглашениях, как правило, указывают конкретные обязанности сотрудника по сохранению коммерческой тайны и санкции за их нарушение.

   Во все формы финансово-хозяйственных договоров компании необходимо включить разделы о конфиденциальности. Также следует ограничить доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Иными словами, если конфиденциальные данные на сервере компании доступны для всех сотрудников, можно легко доказать, что никакой защиты конфиденциальной информации на фирме нет. А если в бухгалтерии нет запирающихся шкафов для хранения финансовых документов, то сотрудников будет весьма проблематично обвинить в утечке каких-либо сведений.