Организация бизнеса: грамотное построение своего дела

В-третьих, запрашиваемые документы должны быть связаны исключительно с компетенцией контрольного органа и не выходить за пределы предмета проверки. Например, налоговые органы не вправе затребовать управленческую отчетность или сведения о переговорах с контрагентами. В-четвертых, никогда не следует отдавать оригиналы документов для выноса их с территории организации. В-пятых, все копии секретных документов нужно передавать по реестру, подписанному проверяющим, и с отметками об их конфиденциальности.

Наконец, если появились подозрения в заказном характере проверки, следует отправиться по крайней мере по двум адресам – в подразделение собственной безопасности контрольно-надзорного органа и в прокуратуру. Это серьезно остудит пыл контролера и вынудит его обращаться с конфиденциальными данными более осмотрительно.

Кроме того, любые незаконные действия должностных лиц и проверяющих органов можно обжаловать в судебном порядке. Как показывает практика, более 60 % споров с контрольно-надзорными органами разрешается в пользу проверяемых организаций.

Как это делают

Чтобы не допустить утечки секретных данных, на предприятии целесообразно ввести режим коммерческой тайны. Для этого необходимо провести несколько последовательных действий.

Сначала разрабатывается Положение о коммерческой тайне компании (далее – Положение), которое определяет перечень закрытых сведений и вводит режим коммерческой тайны на предприятии. Затем издается приказ по организации. Он утверждает это Положение и содержит список сотрудников, имеющих доступ к корпоративной информации. Всех работников предприятия знакомят с Положением и приказом. После этого с ними заключают индивидуальные договоры о неразглашении секретных сведений. В таких соглашениях, как правило, указывают конкретные обязанности сотрудника по сохранению коммерческой тайны и санкции за их нарушение.

Во все формы финансово-хозяйственных договоров компании необходимо включить разделы о конфиденциальности. Также следует ограничить доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Иными словами, если конфиденциальные данные на сервере компании доступны для всех сотрудников, можно легко доказать, что никакой защиты конфиденциальной информации на фирме нет. А если в бухгалтерии нет запирающихся шкафов для хранения финансовых документов, то сотрудников будет весьма проблематично обвинить в утечке каких-либо сведений.

Также нужно организовать учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну компании, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана. Необходимо регистрировать все исходящие документы, содержащие секретную информацию, и наносить на них специальный штамп (гриф) «Коммерческая тайна компании ХХХ».

После проведения комплекса этих мероприятий режим коммерческой тайны считается установленным, и компания может защищать секретную информацию всеми законными способами, в том числе и путем привлечения к ответственности нарушителей.

Ответственность нарушителей

При обнаружении факта разглашения корпоративных сведений в организации проводится служебная проверка. Для этого создается комиссия, по результатам которой:

– составляют акты о нарушении коммерческой тайны и акт о размере причиненного материального ущерба, который подписывается комиссией во главе с главным бухгалтером организации (ст. 247 ТК РФ);

– получают письменное объяснение о факте нарушения работником режима коммерческой тайны, а также показания иных сотрудников организации и свидетелей;

– фиксируют другие доказательства факта нарушения режима коммерческой тайны (документы, копии электронных писем, копия страницы сайта в сети Интернет с размещенной конфиденциальной информацией, видеозапись и т. д.).

Далее фирмой могут быть приняты меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные ст. 192 ТК РФ (замечание, выговор, увольнение). При наличии достаточных доказательств факта нарушения коммерческой тайны работник может быть уволен на основании п. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ. Это подтверждает и судебная практика (постановление пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Помимо этого, с работника взыскивается причиненный ущерб в пределах среднемесячного заработка, в порядке применения мер материальной ответственности на основании ст. 238, 241 ТК РФ. При этом распоряжение должно быть сделано не позднее месяца со дня установления размера причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ).

В том случае, если разглашение коммерческой тайны повлекло причинение ущерба организации или создало реальную угрозу причинения такого ущерба, сотрудник обязан на основании ст. 139 Гражданского кодекса, п. 7 ст. 243 Трудового кодекса, п. 4 п. 3 ст. 11 Федерального закона «О коммерческой тайне» возместить компании понесенные убытки, но только в размере реального ущерба.