Организация и ведение бизнеса в сфере торговли и услуг

Понятно, что один человек не сможет без выходных работать целый месяц. Кроме того, нами взят самый оптимальный вариант, при котором техника не дает сбоев, не происходит поломок, отключений энергии, данный финансовый работник не отвлекается на телефонные звонки, вызовы начальства, коллег, чай и т. п. и печатает накладные, словно автомат, не отводя взгляда от компьютера. Фактически это, конечно, не реально, и на практике это приведет к увеличению среднего числа минут на обслуживание одного покупателя.

В конечном итоге это будет приводить к возникновению очередей, от чего пострадает и имидж склада и его доходы.

Может возникнуть вопрос: как связаны между собой выписка накладных и финансовая работа?

А вот ответ на него зависит от конкретного руководителя, который и должен определить, что считать собственно финансово-бухгалтерской работой и кто такой работой будет заниматься. Нам встречались собственники, которые, имея оптовые склады, считали, что достаточно взять одного бухгалтера, который будет производить обслуживание покупателей (приемку денег и выписку накладных) и вести бухгалтерский учет.

Как следует из произведенного нами расчета в примере 11.2, на таком складе один человек не справится даже с выпиской документов в полном объеме, не говоря уже о ведении бухгалтерского учета и составлении каких-то финансовых планов. То есть в рассматриваемом случае необходимо 2–3 человека для ведения нормальной финансовой работы, включающей и обслуживание покупателей.

Рассмотрим другой пример.

Пример 11.3

Крупная оптовая компания имеет в месяц доход 98 000 000 руб. Однако при этом все поставки идут вагонами. «Стоимость» каждого вагона составляет 24 500 000. руб. В месяц формируется 4 вагона, соответственно и выписывается 4 документа. Другой деятельности компания не ведет. Наглядно видно, что бухгалтеру необходимо выписать в месяц всего 4 документа и обработать их. С таким объемом работы вполне справится один человек.

Как следует из примеров 11.2 и 11.3, величина дохода не может выступать в качестве безусловного ориентира для определения оптимального количества работников. Таким ориентиром может выступать только собственно объем работ (объем документооборота, количество обязанностей, время-затраты на выполнение этих обязанностей и др. факторы).

Подведем итоги.

Для определения оптимального числа работников финансово-бухгалтерской службы необходимо.

1. Ограничение (в значении не уменьшения, а определения границ) круга обязанностей финансово-бухгалтерской службы.

К примеру, как таковые финансовые планы на предприятии не составляются. Не будем комментировать, хорошо это или плохо. Определимся только, что в этом случае речь идет фактически только о бухгалтерской работе. Соответственно на данном предприятии у экономического работника будет определенный объем работ, меньший, чем, если бы ему пришлось еще составлять финансовые планы.

Для выполнения задач, стоящих перед финансово-бухгалтерской службой, их необходимо распределить между конкретными работниками компании – работниками собственно финансово-бухгалтерской службы при ее наличии или работниками других отделов компании.

Для достижения нужного эффекта при выполнении задач, стоящих перед финансово-бухгалтерской службой, в компании должны существовать определенные внутренние документы, оговаривающие функции как конкретных должностных позиций, так и отделов компании. Такими документами могут выступать должностные инструкции, регламенты, приказы или положения по задачам и работе отделов. В этих же внутренних документах необходимо предусмотреть и соответственно оговорить, кто исполняет обязанности в случае отсутствия конкретного ответственного работника.

К примеру, может применяться следующая фраза: «Во время отсутствия начальника финансового отдела компании его обязанности выполняет в установленном порядке его заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение».

Такое четкое распределение обязанностей необходимо и для того, чтобы не возникало проблем с тем, кто их будет исполнять, чтобы каждый работник в силу неопределенности своих обязанностей, не считал, что это должен делать не он, а кто-то другой.