Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Если при создании задачи вы выбирали "Важность — высокая", то Outlook будет по умолчанию выделять ее более крупным и красивым шрифтом (на приоритезированные задачи указывают стрелки). Если задача потеряла актуальность, вы снимаете "Высокую" важность и она возвращается к обычному шрифту и цвету. Таким образом, Outlook помогает вам структурировать ваше внимание, сразу видеть в списке главное, не рассеиваясь на мелочи.

Мы решили управленческую задачу: концентрироваться на приоритетном. Разберемся теперь, как решить ее технически, т. е. что нужно сделать в настройках Outlook, чтобы получать красивый приоритезированный список задач.

Как настроить пользовательское представление. Правила автоформатирования

Настроить пользовательское представление означает побудить Outlook показывать задачи сгруппированными, отсортированными и раскрашенными именно так, как вам хочется.

Для эффективной работы с Outlook нужно знать всего два словосочетания и пять кнопок. Два волшебных словосочетания — "пользовательское представление" и "пользовательское поле". О пяти кнопках — чуть дальше.

Пользовательское представление — это некий взгляд на список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы. То есть сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т. д. Поскольку для Outlook вы — пользователь, то и настроенное представление называется пользовательским, в отличие от стандартных представлений, уже заложенных в Outlook.

Возможность увидеть приоритетные задачи раскрашенными и отображенными крупным шрифтом — это как раз пример пользовательского представления. Давайте на этом примере разберемся, как настраивать удобное вам представление.

1. Кликните правой кнопкой мыши на серой надписи "Панель задач" в панели задач (стрелка 1).

2. В появившемся меню выберите пункт "Изменить текущее представление" (стрелка 2).

Мы вошли в то место, где можем менять текущее представление "Панели задач". Перед собой вы видите такое меню:

Вот они, те самые 5 кнопок, которые нужно знать для эффективного управления Outlook. Кнопок здесь больше, но нам потребуются не все. Сейчас мы освоим одну кнопку, "Автоформат", с остальными разберемся позже. Настроим отображение приоритетных задач красным цветом.

3. Выберите в меню пункт "Автоформат" (рис. внизу, стрелка 1). Появится окно "Автоматическое форматирование". Перед собой вы видите список правил, которые говорят Outlook, какие задачи как раскрашивать. Это стандартные правила — "Завершенные и непрочитанные отображать серым полужирным перечеркнутым", "Просроченные задачи — красным" и т. п. К этим стандартным правилам мы можем добавлять свои, пользовательские.

Создание правила автоформатирования

4. Нажмите в списке правил кнопку "Добавить" (стрелка 2). В списке правил появится новое правило (стрелка 3), изначально называющееся "Без имени". Назовите это правило "Приоритет" (просто впишите название правила на место слов "Без имени").

5. Каждое правило состоит из двух компонентов: условие и шрифт (стрелка 4). Условие — это тот параметр задачи, видя который, Outlook выделяет задачу соответствующим шрифтом (а также цветом, курсивом либо полужирным и т. п.) Чтобы определить наше правило "Приоритет", нам нужно в параметре "Шрифт" задать тот цвет, в который вы хотите видеть раскрашенными приоритетные задачи; в параметре "Условии" задать проверку задачи на то, что у нее параметр "Важность" равен "Высокая".

6. Нажмите кнопку "Шрифт" и выберите, каким шрифтом Outlook должен раскрашивать для вас приоритетные задачи. На следующем рисунке для этого выбран шрифт Verdana, полужирный курсив, 11 пунктов (т. е. немного крупнее, чем обычные задачи, которые отображаются шрифтом 8 пунктов), красного цвета.

Выбор шрифта, которым будут раскрашены ваши задачи.

7. Закройте окно выбора шрифта, нажав "ОК". Теперь нажмите кнопку "Условие" (стрелка 4). Здесь вы скажете Outlook, какие именно задачи хотите видеть раскрашенными красным полужирным курсивом. При нажатии кнопки "Условие" появится меню:

Выбор условия для отбора раскрашиваемых задач

8. В этом меню выберите вкладку "Дополнительно", на ней кнопку "Поле", в появившемся меню пункт "Все поля задачи", в нем подпункт "Важность". Выглядит это так.

Выбор параметра задачи, который подскажет Outlook ее раскрасить

9. Установите значение поля "Важность", при котором Outlook будет раскрашивать соответствующую задачу красным. В нашем случае это "Важность — равно — высокая" (стрелка 1). Нажмите кнопку "Добавить к списку" (стрелка 2) и "ОК" (стрелка 3), потом опять "ОК" в меню "Автоматическое форматирование" и "ОК" в меню "Настройка представления".

Установка значения параметра, при котором Outlook будет раскрашивать задачу

Теперь откройте одну из ваших задач в "Панели задач", и установите параметр "Важность — высокая" (стрелка 1). Нажмите "Сохранить и закрыть" (стрелка 2).

Установка параметра важности в задаче