Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Откройте либо создайте любую задачу, тематически относящуюся к вашему шефу. Обратите внимание на кнопку "Категории" в нижней части окна создания задачи. Нажмите на кнопку "Категории" (стрелка 1), перед вами появится окно "Категории". В нем вы видите стандартный, предусмотренный по умолчанию список категорий, который редко бывает полезен на практике. Но ценность в том, что мы можем добавить в этот список свою категорию.

Для этого в окно "Элемент принадлежит следующим категориям" (стрелка 2) впишите название категории "1_ШЕФ". Далее нажмите кнопку "Добавить" (стрелка 3), и ваша категория появится в списке категорий с уже проставленной галочкой (стрелка 4). Эта галочка показывает, что задача отнесена к созданной вами категории.

При создании задачи ей присваивается категория

Нажимайте "Сохранить и закрыть" в верхнем левом углу задачи. Откройте или создайте еще одну вашу задачу, относящуюся к шефу. Нажмите кнопку "Категории" (стрелка 1). В появившемся окне "Категории" в списке категорий вы увидите первым номером вашу "1_ШЕФ". Теперь достаточно поставить в ней галочку (стрелка 4) и нажать "ОК" (стрелка 5). Нажимайте "Сохранить и закрыть", второй вашей задаче тоже присвоена категория "1_ШЕФ".

Теперь самое интересное: как настроить группировку по категориям на панели задач.

Как настроить пользовательское представление. Группировка

Напомню, пользовательское представление — это некий взгляд на список задач, возможность представить задачи именно так, как хотите вы. Из пяти главных кнопок мы уже освоили одну — "Автоформат", т. е. научились делать так, чтобы Outlook выделял некоторые задачи, например важные — красным цветом и крупным шрифтом. Теперь мы научимся применять вторую кнопку — "Группировка".

Группировка — это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории. Можно также группировать задачи по исполнителям, по сроку и т. п., но это применяется реже.

Зайдите в меню окна "Настройка представления" в "Панели задач". Напомню: для этого кликните правой кнопкой мыши на серой надписи "Панель задач" в панели задач. В появившемся меню выберите пункт "Изменить текущее представление". В появившемся окне "Настройка представления" выберите пункт "Группировка" (стрелка 1).

Настройка группировки в пользовательском представлении

Появится окно "Группировка". В подменю "Группировать элементы по полю" выберите "Категории" (стрелка 2). Обратите внимание на остальные возможности группировки в этом меню: они используются гораздо реже, но не исключено, что когда-нибудь вам пригодятся. В заключение выберите в меню "Развернуть / свернуть группы" (стрелка 3) пункт "Как при последнем просмотре". Здесь имеется в виду следующее: если вы ушли из "Календаря" и затем вернулись, Outlook может показать вам категории либо свернутыми (закрытыми), либо развернутыми (открытыми), либо такими, как вы их оставили при последнем просмотре (что-то свернуто, что-то развернуто).

Нажмите теперь "ОК" в меню "Категории" и "ОК" в меню "Настройка представления". Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на две группы — "Нет категорий" и "1_ШЕФ". Теперь можно таким же путем создавать следующие категории, группируя задачи так, как это удобно именно вам.

Выявление личных кайросов и создание системы категорий

Один из самых актуальных вопросов в проектах разработки корпоративных стандартов тайм-менеджмента на Outlook — это эффективная система категорий.

Распространенная ошибка — завести сразу множество категорий: на людей, проекты, направления, региональные филиалы… В каждой категории окажется по 3–5 задач, а пользоваться всем этим множеством категорий будет совершенно неудобно.

Рекомендую не придумывать из головы сразу некую единственно верную систему категорий. "Выращивайте" категории постепенно, методом ограниченного хаоса. В приложении к категориям этот метод выглядит следующим образом.

1. Как только количество задач превысит 15–20 и они перестанут помещаться на панели задач — делайте первый шаг. Смотрите внимательно на список задач, выделяйте первую категорию, наиболее "самопонятную", очевидную на данный момент. Категория имеет смысл, если в ней сразу окажется не меньше 7–8 задач.

2. Все задачи, относящиеся к этой категории, храните в ней, всем остальным не присваивайте категории. Они будут видны на панели задач в группе "Нет категорий". Эта группа — то самое "место хаоса", из которого вы постепенно выращиваете систему категорий.

3. Когда в "месте хаоса", т. е. в группе "Нет категорий", количество задач приблизится к 15–20, выделяйте следующую категорию. И так далее.

Приведу несколько типичных категорий.

• "Подчиненные".

• "Вопросы к руководителю (или руководству)".

• "Клиенты".

• "Поставщики".

• "Проекты (либо конкретный проект)".

• "Места (филиалы, города, отделения и т. п.)".

• "Субподрядчики, контрагенты".

• "Личное развитие".

• "Друзья / знакомые".

• "Домашние дела".