Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

Все мы ежедневно пользуемся гиппокампальной пространственной памятью, когда ищем документ или какую-нибудь вещь. Часто мы четко представляем ее местоположение относительно других предметов. Система хранения документов когнитивного психолога Роджера Шепарда представляла собой просто стопки (целые горы) бумаг по всему кабинету. Шепард знал, в какой лежит определенный документ, и примерно понимал, насколько близко или далеко он от основания. Так ученый, используя пространственную память, смог сократить время поисков документа. Аналогичным образом ранняя система поиска несортированных писем, сложенных в бюро, опиралась на пространственную память офисного служащего, который примерно помнил, где что лежит. Пространственная память может быть очень хорошей. Например, белки могут найти сотни спрятанных ими орехов – и не просто по запаху[765]. Эксперименты показывают, что они главным образом ищут те схроны, которые сами же и сделали, и не разыскивают кладовые сородичей. Тем не менее в XIX веке при наличии большого количества документов или корреспонденции поиск нужной бумаги отнимал уйму времени и сил.

Система хранения бумаг в специальных гнездах бюро была одной из первых современных попыток создать внешнюю память и расширить обрабатывающую способность человеческого мозга.

Важную информацию записывали, и затем с ней можно было свериться при поиске письма. Ограничение состояло в том, что для обнаружения места хранения документа все равно было не обойтись без использования памяти.

Следующим шагом в системе хранения документов в бюро было появление… еще большего количества гнезд! Реклама стола Вутона (запатентованная в 1874 году разновидность секретера) обещала бизнесмену, что он станет «хозяином положения», а сам стол имел более ста ячеек и ящичков для хранения. Если бы кто-нибудь смог догадаться и упорядоченно промаркировать их (например, по фамилии клиента, по дате заказа или по какой-либо другой логической схеме), система работала бы очень хорошо.

Но все же самая большая проблема таилась в другом: каждый отдельный документ нужно было сложить таким образом, чтобы он поместился в ячейку, а значит, затем его приходилось развернуть, чтобы прочитать. В конце 1880-х годов был сделан первый серьезный шаг к лучшему: появилась возможность хранения бумаг в развернутом виде[766]. Документы укладывали в ящики, переплетали в тома или складывали в шкафчик или стол. Теперь бумаги занимали меньший объем, а их поиск значительно упростился. Документы иногда скрепляли по несколько штук, а иногда нет. Если скрепляли, то обычно в хронологическом порядке, а значит, чтобы найти нужный лист, требовалось знать, когда примерно он был создан. Гораздо проще было обращаться с бумагами, когда они свободно хранились в коробках и ящиках; это позволяло их упорядочивать, переставлять и удалять по мере необходимости, как карточки 7×12, которые предпочитал Федр (как и многие Очень Успешные Люди) в главе 2.

В конце XIX века последним словом техники для хранения бумаг стала система ящичков размером как раз с письмо, аналогичных тем, что сейчас можно купить в любом канцелярском магазине. Корреспонденцию вшивали, вклеивали или иным способом вставляли в алфавитном или хронологическом порядке. К 1868 году появились комоды для бумаг. Это были невысокие хранилища с нескольким десятком узких ящиков размером с развернутое письмо, что-то вроде больших библиотечных шкафов для каталогов. Ящики можно было организовать любым упомянутым способом: обычно в хронологическом порядке, по алфавиту или по темам; их содержимое было организовано аналогично. Часто бумаги в комоде оставались неотсортированными, тогда для поиска нужного документа необходимо было просмотреть все содержимое. Джоан Йейтс – профессор кафедры организационных исследований Массачусетского технологического института и эксперт с мировым именем в области делового общения – формулирует эти проблемы так: