Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

«Чтобы найти корреспонденцию в открывающейся папке-регистре или горизонтальном комоде для бумаг, нужно поднять все бумаги, лежащие поверх искомого документа. Поскольку ящики комода – пронумерованные или обозначенные буквами алфавита – заполнялись с разной скоростью, корреспонденция из текущих документов передавалась в архив также с разной скоростью. И в ящиках не скапливалось слишком много бумаг, потому что их можно было защемить или порвать при выдвигании. Коробки с письмами приходилось снимать с полки и открывать; и если скапливалось много бумаг, это была трудоемкая операция»[767].

При этом Йейтс отмечает, что, отслеживая документы таким образом, нельзя было определенно сказать, каким считался конкретный экземпляр или целая стопка – активным либо архивным. Кроме того, если пользователь хотел расширить хранилище, нужно было последовательно перенести содержимое одной коробки в другую, а для этого требовались десятки коробок: их приходилось перемещать вниз, чтобы освободить место для новых.

Чтобы не терять документы и хранить их в получившемся порядке, около 1881 года придумали систему крепления бумаг в папке с помощью колец, похожую на современную[768]. Преимущества такого архивирования были существенными, потому что давали доступ к любому случайному документу (как система карточек 7×12 Федра) и сводили к минимуму риск потери. При этом папки на кольцах не стали основной формой хранения. В течение следующих пятидесяти лет стандартом организации бумаг в конторах были горизонтальные папки и книги-файлы (как переплетенные, так и на клею). Вертикальные папки, похожие на используемые сегодня, были впервые применены в 1898 году и обрели популярность благодаря стечению обстоятельств[769]. Технология копирования совершенствовалась, увеличивалось количество сохраняемых документов; «организованное движение управления» требовало роста объемов документации и корреспонденции. Введенная в 1876 году и используемая для каталогизации библиотечных книг десятичная классификация Дьюи[770] опиралась на индексные карточки, которые хранились в ящиках, так что мебель для вертикальных документов уже была знакома пользователю. Изобретение печатной машинки увеличило скорость подготовки документов и, следовательно, число бумаг, которые необходимо было куда-то девать. Основанное Дьюи Библиотечное бюро создало систему хранения и организации документов из вертикальных папок, указателей, этикеток, папок и специального шкафчика. Эта система получила золотую медаль Всемирной чикагской выставки 1893 года.

Система вертикального хранения документов лучше всего работает, когда документы сложены в алфавитном порядке, и одна из причин, почему ее не изобрели раньше, – до XVIII века алфавит знали далеко не все. Историк Джеймс Глик отмечает: «В конце XVII века регулярно покупающий книги грамотный англичанин мог за всю жизнь ни разу не столкнуться с данными, организованными в алфавитном порядке»[771]. Таким образом, алфавитная маркировка не стала первой пришедшей в голову схемой организации документации по простой причине: среднестатистический пользователь мог не знать, что Д следует за Г. Сейчас мы воспринимаем это как должное, потому что алфавиту учат всех школьников. Кроме того, до XVIII и XIX веков понятия «правильно» и «неправильно» в орфографии еще не были общепризнанными, поэтому знание алфавита не стало необходимым навыком. При составлении первых словарей возникла загадочная проблема: как группировать слова. Когда вертикальное хранение документов стало использоваться повсеместно (примерно в начале XX века), а в 1941 году появились изобретенные Фрэнком Джонасом потомки вертикальных папок – подвесные, в организации документооборота возник ряд преимуществ, которые, сейчас, скорее всего, покажутся очевидными, но на протяжении сотни лет представлялись серьезным новшеством:

• Бумаги можно не складывать и оставлять развернутыми, поэтому их содержимое легко проверяется.

• Легче обращаться и найти нужную бумагу: документы, лежащие с краю, было проще обрабатывать; документы, лежащие перед ними, не нужно было вынимать, чтобы достать нужные.

• Документы, связанные друг с другом, можно хранить в одной папке, а уже внутри нее разделять на категории (например, по дате или в алфавитном порядке, по теме или автору).

• Из шкафчика можно достать сразу все папки, что упрощало использование.