Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

Эд Литтлфилд (мой старый добрый босс из Utah International) был большим сторонником папок с названиями вроде «Не понимаю, где это хранить». Раз в месяц или около того он проверял содержимое такой папки, и когда в ней накапливалась критическая масса материалов с общей темой, можно было создавать для них отдельную. У одного успешного ученого (и члена Королевского общества) есть несколько «мусорных» ящиков, таких как «То, что я хочу прочитать», «Проекты, которые я хотел бы начать» и «Разные важные документы». Скажем, в магазине автозапчастей вам дают маленькую бутылочку краски, чтобы покрасить корпус после ремонта. У вас есть специальный ящик или полка для автомобильных расходных материалов? Если да, это самое очевидное место для нее. Если же у вас нет больше ничего, что можно отнести к этой категории, нет смысла создавать отдельное место для одного предмета. Лучше положить его в ящик для мелочей с другими трудно классифицируемыми вещами.

Конечно, директора компаний, судьи Верховного суда и прочие Очень Успешные Люди не должны делать все самостоятельно. Они просто просят своего помощника принести им папку с делами на завтра или, что чаще, помощник сам дает им файл с тем, что нужно сделать и когда. Однако ассистентам необходимо логически организовывать систему хранения, и тут всегда есть над чем работать. Смысл в том, чтобы сделать эту систему понятной, и если помощник уйдет на больничный, то любой человек, без специальных навыков, должен найти то, что нужно начальнику.

По словам Линды, самое важное при обучении старшего ассистента – «помнить, что наша задача – организовать не папки и документы, а людей. Нужно хорошенько изучить, как выстроен рабочий день начальника: может, он складывает бумаги в кучу, и вам нужно их регулярно просматривать, или придется делать копии всех документов, потому что он постоянно их теряет. Если вы работаете не на одного человека или ваш босс взаимодействует со многими людьми, неплохо иметь отдельную папку для каждого из них, чтобы, если кто-то внезапно заглянет, все необходимое было у вас под рукой».

Совет Линды по поводу управления временем, о котором я писал в главе 5, стоит еще раз пересмотреть здесь. «Для проектов с жесткими сроками полезен документ с напоминалками. Например, как только вы узнаёте о каком-либо сроке, нужно поговорить об этом с начальством и выяснить, сколько времени ему понадобится. Затем в календаре указать день, когда нужно начать работу над проектом». Некоторые помощники и ассистенты ставят напоминание за несколько дней до финальной даты, чтобы шеф подготовился.

«В офисе, как правило, упорядочивания требуют следующие вещи: корреспонденция, деловая документация, презентации, все необходимое для встреч (включая информацию, которую нужно просмотреть заранее), списки дел, календарь, контакты, книги и журналы», – добавляет Линда. Первые четыре лучше всего систематизировать в файлах, коробках или больших папках на кольцах. Что касается списков дел, календарей и контактов, это все тоже очень важно, поэтому Линда рекомендует даже небольшую избыточность: сохранять их и на бумаге, и в компьютере. Это работает только в том случае, если количество контактов скромное и помещается на бумаге. Например Крейг Коллман, CEO компании Atlantic Records, у которого 14 000 контактов, должен полагаться на компьютер, где держит весь список, а часто используемые хранит в мобильном телефоне. Если бы он записывал больше номеров на бумаге, искать в громоздком перечне было бы довольно тяжело.

Очень много времени отнимают сортировка и организация электронной почты, поскольку многие Очень Успешные Люди получают сотни писем в день даже после того, как спам-фильтр убрал все ненужное. Крейгу Коллману приходит около шестисот посланий ежедневно. Если бы он тратил на каждое всего по одной минуте, ему потребовалось бы десять часов в день. Чтобы успеть больше, он занимается этим в выходные и по возможности пересылает. Но, как и многие Очень Успешные Люди, он делает свою работу, потому что действительно любит ее. Делегирование проекта уменьшает долю участия в нем и радость, получаемую от работы, не говоря уже о том, что его опыт и знания часто нельзя заменить: проект только выиграет от его присутствия, но поток электронной почты, помимо телефонных звонков, обычной почты и встреч, отнимает слишком много времени.

Как организован обмен информацией в Белом доме? Начнем с того, что по соображениям национальной безопасности и у президента, и у вице-президента на столах не громоздятся кучи документов, и электронной почтой они не пользуются. Все сообщения проходят через ответственного секретаря, который решает, что приоритетно и над чем поработать прямо сейчас. Президент и вице-президент получают краткие отчеты по конкретным темам. Например, если глава государства хочет знать все о проекте строительства трубопровода в Миннесоте, сотрудники собирают информацию из телефонных звонков, встреч, электронной почты, факсов, писем и так далее и помещают в отдельную папку.