Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

Мы можем лучше организовать свой деловой мир, если уделим пристальное внимание информационным потокам и избавимся от иллюзий многозадачности. Но достаточно ли этого? В главе 3 я говорил, как заранее подготовиться к неудаче; о планерке, где стоит попытаться определить все, что может пойти не так, и как именно, а затем выправить систему, чтобы либо предотвратить неудачу, либо восстановиться после нее. Если что-то не ладится в семейной жизни, это, как правило, вызывает неудобства для нас и наших домашних. На работе любая оплошность может коснуться тысяч людей и стоить серьезных денег. Подготовка к неудаче предполагает, будто мы думаем обо всем, что может пойти не так. Затем мы изобретаем способ свести к минимуму вероятность того, что это произойдет, и прорабатываем резервный или безотказный план на случай неизбежной неудачи. Если оставлять ключи у входной двери, сведется к минимуму вероятность того, что вы забудете взять их. Закопав ключ в саду, вы сможете достойно справиться с проблемой, если его забыли, – то есть попасть домой, не разбивая окно или не вызывая слесаря. Что означает подготовка к сбою в деловом мире?

Одна простая вещь, которая может случиться на работе, равно как и дома: вы срываете сроки или важную встречу. В этом случае хорошо работают напоминания в электронном календаре на компьютере или смартфоне, а самым эффективным способом не забыть про важную встречу станет звонок по телефону или лично от коллеги или ассистента.

Чтобы всегда иметь возможность найти важные документы, бывший вице-президент Google и CIO[809] Дуглас Меррилл рекомендует продумывать поиск заранее, а не постфактум[810]. То есть хранить вещи и документы – независимо от того, электронные они или бумажные, – таким способом, который позволит быстро их найти. Спросите себя: «Где я буду искать эту вещь, когда понадобится?» или «Как промаркировать или подписать этот элемент, чтобы легко его обнаружить?» Сюда же относится и подготовка к возможности появиться на встрече, не зная, о чем она и зачем вы на нее пришли. «Я проверяю свое расписание на содержание некоторого контекста, – говорит Меррилл. – Когда помощница добавляет в календарь новую встречу, непосредственно в пометке об этом она вписывает немного дополнительной информации, чтобы рассказать мне о теме и цели встречи, а также кто там будет, кроме меня[811]. Если я не знаю одного из участников, она добавит несколько слов о нем, например должность, чем он занимается в конкретном проекте и так далее». Почему психиатры работают отрезками по пятьдесят минут, а не по часу? Оставшиеся десять минут они используют на то, чтобы записать произошедшее. Вместо того чтобы планировать встречи одну за другой, эксперты советуют давать себе десять минут и фиксировать событие; пометить то, что еще нужно сделать, и другие комментарии, которые сориентируют вас на этот проект, когда вы снова к нему обратитесь. И дать себе десять минут до встречи, чтобы освежить в памяти, о чем пойдет речь. Поскольку переключение внимания дорого обходится с точки зрения метаболизма, хорошо провести так называемую нейронную гигиену мозга – дать ему время постепенно и расслабленно переключиться на следующую встречу до ее начала. Если вас прервали во время работы над проектом, эксперты рекомендуют делать заметки о том, где вы остановились, чтобы быстрее вернуться к работе позже.

Это хороший совет, но есть важный момент. Думать о том, что может пойти не так, смотреть в будущее и предвидеть угрозы – именно это может, должно и просто обязано делать структурированное мышление.

Одни события могут быть более опасными, чем другие. Ритмичная работа компании может нарушиться из-за сбоя компьютера, причем многие никогда не воспринимали всерьез подобную возможность. Ломаются жесткие диски, падает интернет-соединение (либо на месте, либо у провайдера, от которого вы зависите). Многие клиенты в ресторанах, в такси, или в магазинах одежды наверняка сталкивались с тем, что из-за непредвиденного «сбоя подключения» становится невозможна оплата банковской картой. Таксисты в больших городах, которые не могут позволить себе потерять платеж из-за неисправного соединения, часто имеют старомодный пластиковый пресс для кредитных карт – аппарат, который отпечатывает номера кредиток на специальной форме от компании-производителя. Это в полном смысле слова иллюстрирует эффективную подготовку к неудачам, результат эффективного планирования. Оптимисты, которые думают, что все пойдет как надо, теряют деньги на продажах, сталкиваются с финансовыми сбоями, а реалисты, готовые к ошибкам, сохраняют доход, несмотря на технологические неполадки.