Организованный ум. Как мыслить и принимать решения в эпоху информационной перегрузки

Более серьезная проблема – потеря важных записей и данных или, что в равной степени плохо, невозможность открыть поврежденные или устаревшие файлы. Здесь есть две угрозы, о которых нужно побеспокоиться: сбой диска и устаревание формата файлов. Строгое планирование действий при ошибке работы с данными заключается в том, чтобы продумать способы потери доступа к ним, а также варианты настройки систем для предотвращения или, по крайней мере, минимизации этих потерь.

На момент написания этой главы 90 % данных в мире хранится на магнитных дисках[812]. Они уязвимы к изменениям магнитного поля так же, как запись ленты: длительное воздействие магнитов (например, в громкоговорителях) или излучение могут повредить информацию, а изменение температуры всего лишь на 15 градусов по Цельсию способно удвоить интенсивность сбоев[813]. Обычное и резервное копирование файлов также легко ведет к ошибкам при перезаписи, так как для многих типов файлов один неверный бит в заголовке делает их совершенно нечитаемыми. Помимо этого, жесткие диски, флешки, компакт-диски и другие носители со временем портятся. (Старый дисковод, который лежит на полке, даже в пыленепроницаемом магнитно-экранированном корпусе, может перестать работать через несколько лет, если его не использовать.) И наличие нескольких копий файлов на одном жестком диске не защитит вас, если он выйдет из строя. Вероятность того, что жесткий диск даст сбой в течение пяти лет, выше 50 %[814]. Исследование инженеров Microsoft показало, что 25 % всех серверов сталкиваются со сбоем диска в течение двух лет[815]. Есть смысл делать резервное копирование данных. Многие специалисты-компьютерщики говорят: «С вашим жестким диском обязательно что-то случится: надо думать не если, а когда». В любой компании важно, чтобы у сотрудников был беспрепятственный доступ ко всем файлам, как текущим, так и архивным. Для публичной компании или государственной это значимо по правовым и нормативным причинам. Флешки и твердотельные накопители стоят дороже магнитных, но более устойчивы к изменениям окружающей среды.

Рекомендуется создавать резервные копии файлов по крайней мере на двух разных жестких дисках и регулярно проверять их – раз в три месяца. Это хорошее эмпирическое правило, помогающее убедиться, что они все еще функционируют. Многие компании используют непрерывное резервное копирование и держат архив данных за день, неделю, месяц, два и так далее, причем в двух, трех или более экземплярах. Если с одним что-то случается, у вас есть резервная копия резервной копии. Вряд ли все будут сбоить одновременно. Единственное, что может произойти со всеми сразу, – это пожар, наводнение, ядерный взрыв или другое событие, которое уничтожает все в определенном месте. По этой причине правительственные организации и крупные компании распределяют риски, храня резервные копии жестких дисков в разных местах. В небольших компаниях, не имеющих огромных ресурсов, все под рукой. Если у вас есть клиент или близкий коллега (или даже родственник) в другом городе, подключите удаленный диск резервного копирования дома или в офисе и запланируйте автоматическое резервное копирование и восстановление из дома.

Резервное копирование в облако, то есть на удаленные серверы, доступные через интернет, может быть еще одним способом поддержания копий файлов. Это также эффективно для первичного доступа, когда вы используете несколько различных устройств и хотите их синхронизировать. Предположим, у вас есть ноутбук, домашний компьютер, офисный компьютер, смартфон и планшет. Как отслеживать, где определенные файлы или на каком компьютере новая серия любимого сериала? Вот как технический писатель Пол Бутин комментирует рассеивание данных, свидетельствующее о современной цифровой жизни: «Некоторые фотографии находятся на смартфоне. Другие – на домашнем компьютере. А рабочие документы, сохраненные любимые картинки и заметки со встреч? Рассыпались, как конфетти после новогодней ночи»[816]. Нужно синхронизировать все устройства, но мало кто действительно тратит на это время. После долгого рабочего дня трудно мотивировать себя подключить телефон к компьютеру, не говоря уже о том, чтобы настроить программу синхронизации для правильной работы в автоматическом режиме. Облачное хранилище в значительной степени помогает решить эту проблему: вы просто задаете всем вашим устройствам задание автоматически загружать и синхронизировать свои файлы в цифровом хранилище, которое поддерживается сторонней компанией. И когда вы ищете фото вашей собаки в солнечных очках или список покупок, составленный в метро по дороге на работу, вы должны смотреть только в одном месте, и вещь обнаруживается мгновенно (если у вас есть подключение к интернету).