Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении

Итак, отметка о заверении копии должна дополняться записью о том, что подлинник документа находится в деле (наименование организации) №… за… г.

Верно

Подлинник находится в организации «» в деле… №… за… год.

Секретарь личная подпись Т.С. Торсова

10 февраля 2015 г.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. В соответствии с п. 3 названного выше Указа «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления». В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов.

В абзаце 2 п. 1 Указа установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Там же установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется.

Кроме названных копий оперативного характера все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе различных служб организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 62 Трудового кодекса РФ установлено, что работодатель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях.

В соответствии с законодательством работник вправе получить в организации копию своей трудовой книжки. Ее удостоверяет сотрудник, отвечающий за ведение и хранение кадровой документации. Этот же сотрудник при оформлении личного дела работника заверяет и копии личных документов: дипломов, аттестатов и др.

Замечание! Нотариальное заверение копий необходимо лишь в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Однако на практике многие организации требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Порядок нотариального заверения копий документов установлен «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) (ред. от 21.07.2014).

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или что документ копированию не подлежит.

В частности, документ может иметь гриф секретности – реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233) или Федерального закона от

21.07.1993 № 5485—1 «О государственной тайне». Такие отметки могут быть на медицинских заключениях и справках, свидетельствующих о психическом заболевании лица.

Внимание! Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях:

если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.