Основы проектного менеджмента. Классическое руководство

– Найти жилье, – отвечает он.

– А как насчет видения?

– Иметь жилье, – отвечает он, слегка сконфуженный.

Неудивительно, что он сконфужен. Ведь все три его заявления очень похожи! И для того чтобы решить свою проблему, он должен установить различия между ними.

Помните, что проблема – это разрыв, это пустота. Предположим, что мы спросим этого человека, где бы он хотел быть, когда его проблема решится.

– В своем жилье в новом городе, – ответил бы он.

– А что сейчас? – спросите вы.

– Сейчас у меня жилья нет, – скажет он.

Таким образом, разрыв состоит в наличии или отсутствии жилья. Это можно сформулировать очень просто: «У меня нет жилья». Это и есть та проблема, которую человек пытается решить.

Но подойдет ли ему любое жилье? Конечно, нет. Он не хочет жить под мостом, хотя бездомные там иногда живут. Поэтому на вопрос «А какое жилье вы ищете?» этот человек ответит: «Три спальни, дом определенных размеров и в моем любимом стиле». Это его видение пространства, в котором он хочет жить. И когда человек найдет дом, который близок к этой картине, он сочтет, что добрался до желаемой точки. Это функция видения: оно определяет воображаемый результат.

Следовательно, миссия человека состоит в том, чтобы найти жилье, которое совпало бы с его видением. Иными словами, миссия проекта – достичь того, что представляет собой его видение. Таким образом, миссия решает поставленную проблему. Графически это изображено на рис. 5.1: обратите внимание, что видение решения проблемы изложено в колонке «Обязательно должно быть», а также в колонках «Хотелось бы» и «Хорошо бы».

Рис. 5.1. Шеврон, показывающий миссию, видение и проблему

Реальный мир

Теперь мы представляем себе различия между миссией, видением и проблемой. Однако в реальной жизни они никогда не располагаются в таком порядке. Ваш руководитель или спонсор проекта говорят: «Вот ваша миссия (или общая задача)», – и ни слова о проблеме. Возможно, в ходе обсуждения вы услышите что-то о желаемых результатах (их видение), но изложено это будет чрезвычайно схематично. Так что первое по порядку дело любого руководителя проекта – облечь услышанное в форму, которую воспримет каждый.

А вот главный «политический» казус, с которым вы можете столкнуться: спонсор проекта вооружил вас миссией (общей задачей), основанной на его собственном определении проблемы, которая должна быть решена. А это определение может быть неправильным, и вам придется противостоять ему. Иначе вы потратите много денег организации только для того, чтобы понять, что вы разработали правильное решение для неправильно сформулированной проблемы.

Реальная миссия для любого проекта

Итак, миссия нужна, чтобы достичь видения. Добавлю, что то видение, которого вы только пытаетесь достичь, уже есть у вашего клиента и вы должны удовлетворить его потребности. Это главная задача. Вы можете руководствоваться мотивом извлечения прибыли, но ваша миссия всегда в том, чтобы соответствовать запросам клиента. Естественно, вы должны знать эти запросы. Иногда это нелегко, потому что потребители сами не всегда ясно представляют, чего хотят; поэтому вы должны стараться правильно интерпретировать суть их потребностей. Лучшей вашей гарантией при этом будет вовлечение заинтересованных сторон в проект от этапа выработки его концепции до этапа закрытия. Это позволит контролировать, все ли действия по проекту дают желаемый результат.

Миссию проекта можно записать, дав ответ на два вопроса:

1. Что мы собираемся делать?

2. Для кого мы собираемся это делать?

Можно еще сформулировать, как именно вы собираетесь удовлетворять потребности клиентов или заказчиков. Однако это не должно входить в постановку задачи. Она включает в себя то, что вы будете делать. Как – это вопрос стратегии проекта, и он разрабатывается и формулируется отдельно.

Определение целей проекта

Сформулировав миссию проекта, можете начинать определять его цели. Помните, что цели проекта формулируются гораздо более конкретно, чем миссия. Они определяют те результаты, которые должны быть достигнуты для выполнения общей миссии проекта. Цели проекта формулируют также его желаемый результат.

Постановка целей традиционно базировалась на прошлых результатах. Эта практика способствовала закреплению в настоящем грехов прошлого.

Положим, я хочу закончить эту главу к 10 часам утра. Это мой желаемый результат – моя цель. Я достигаю ее, решая ряд задач. В них может входить набор текста на компьютере; просмотр литературы по проблеме, о которой я пишу; звонок коллеге с просьбой прояснить какой-то вопрос; распечатка главы, вычитка и внесение поправок в файл.