Основы проектного менеджмента. Классическое руководство

– В ваших руках большая власть. Гарантирует ли она, что люди станут делать то, что вы считаете необходимым?

Ответ был неизменным: нет.

– Что же тогда может заставить их сделать то, что, по вашему мнению, должно быть сделано?

– В конечном счете только их собственное желание.

– В чем же тогда состоит ваша власть?

– Она дает мне право налагать на работников какие-то санкции, но не более того.

Таким образом, наличие власти или полномочий еще не гарантия того, что вы заставите людей сделать то, что считаете нужным. В конце концов вы должны добиться того, чтобы они работали с желанием. А для этого нужно знать, как мотивировать людей, как повлиять на них, чтобы они выполнили необходимое.

Другой вид полномочий подразумевает возможность совершать самостоятельные действия, не получая на это чье-то разрешение. В осуществлении контроля в этом смысле во многих организациях много проблем. Я знаю руководителей проектов, бюджеты которых измерялись миллионами долларов (в одном случае бюджет составлял 35 миллионов), которым, однако, приходилось получать разрешение на каждую трату. Если план и бюджет проекта утверждены до начала работ и руководитель «вписывается» с текущими расходами в согласованные лимиты, почему он должен получать все новые подписи под уже утвержденными тратами? Подписи необходимы, только если траты могут привести к отклонению от плана и его нужно пересматривать, чтобы отразить произошедшие изменения.

Подумайте над посылами, которые получают упомянутые руководители проектов. С одной стороны, им говорят: «Мы доверяем вам управление 35 миллионами долларов наших денег». С другой – тут же замечают: «Но вы должны получать одобрение каждой траты у того, кто обладает полномочиями большими, чем у вас». Один посыл позитивный: «Мы вам доверяем». Второй – негативный. И какой из них, по вашему мнению, сильнее? Давайте поспорим! Конечно, негативный.

И при этом во многих организациях жалуются, что люди не хотят брать на себя больше ответственности. К ним относятся как к безответственным и удивляются, почему они себя так ведут!

Итак, в первом значении слово «контроль» имеет отношение к власти. Второе можно определить так: контроль – это сравнение, как продвигается проект относительно плана, чтобы в случае расхождений предпринять корректирующие действия. Это определение подразумевает использование информации, а не власти как главного компонента контроля. Таким образом, мы поднимаем тему информационных систем управления; без сомнения, именно они играют важнейшую роль в обеспечении контроля над проектом.

К сожалению, во многих организациях имеются информационные системы управления учетом продукции, продаж и затрат труда, но не контроля над проектами. Там, где таких информационных систем нет, люди вынуждены осуществлять мониторинг прогресса проектов вручную.

Обеспечение самоконтроля со стороны членов команды проекта

В конечном счете единственный способ контролировать проект в целом – это контроль каждого члена команды за своей работой. Руководитель проекта может обеспечить контроль на макроуровне, только если он обеспечивается и на микроуровне. Однако это ни в коем случае не означает мелочную опеку над коллегами! Это означает, что вы должны создать такие условия, при которых каждый член команды может самостоятельно контролировать свои усилия.

Для этого необходимо соблюдать пять базовых условий.

1. Ясное определение того, чем они должны заниматься, с четко обозначенной целью.

2. Личный план выполнения порученной каждому работы.

3. Навыки и ресурсы, соответствующие поставленной задаче.

4. Обратная связь по поводу продвижения проекта, которую предоставляет сама выполненная работа.

5. Точное определение полномочий сотрудников на принятие корректирующих действий в случае отклонения от установленного плана (и эти полномочия не могут равняться нулю!).

В соответствии с первым требованием каждый член команды должен точно представлять себе свою цель. Обратите внимание на различие между целями и задачами, которое мы обсуждали в главе 5. Сформулируйте работнику задачу и разъясните (при необходимости) цель ее решения. Это позволит человеку решать задачу в оптимальном для него режиме.

Согласно второму требованию у каждого члена команды должен быть личный план выполнения порученной ему работы. Если такого плана нет, вы не сможете осуществлять контроль. Это относится как к отдельным людям, так и ко всему проекту.

Третье требование состоит в том, что работник должен иметь навыки и ресурсы, соответствующие поставленной задаче. Необходимость в ресурсах очевидна, а что касается навыков, следует обеспечить дополнительную подготовку, если их не хватает. Если не удается найти работника с необходимыми навыками, может потребоваться специальная подготовка кого-то из членов команды.