Основы проектного менеджмента. Классическое руководство

Одна и та же система контроля не подходит для всех проектов. Ее можно уменьшить для небольших проектов и расширить для больших. Если говорить в общем, то система контроля, предназначенная для больших проектов, утопит маленькие в бумажной работе и отчетности. А системы, подходящие для небольших проектов, в недостаточной степени покрывают все аспекты работы.

Принцип простоты

Принцип простоты отражен в английской аббревиатуре KISS (Keep it simple, stupid! – «Делай проще, тупица!»). В соответствии с ним следует применять самые простые и мелкие средства контроля, если они дают желаемый результат. С другой стороны, нужно отбрасывать в сторону любые данные, не имеющие существенного отношения к делу. Однако, как я только что заметил, одной из самых распространенных ошибок являются попытки контролировать сложные проекты с помощью слишком простых систем!

Ни одна проблема не может быть столь крупной или сложной, чтобы от нее нельзя было убежать.

Чарли Браун (Чарльз Шульц, «Мелочь пузатая»)

[7]

Для того чтобы сделать систему контроля простой, нужно время от времени проверять, что отчеты по проекту используют те люди, которым они предназначены. Мы часто составляем отчеты, полагая, что содержащаяся в них информация полезна другим, но если наши адресаты ею не пользуются, то мы просто обманываем себя. Попробуйте с каждым вашим отчетом направлять адресату коротенькое письмо с вопросом, хочет ли он получать такие отчеты впредь. Если вы не получите ответа, исключите этих людей из списка рассылки. Вас может поразить, что некоторые ваши отчеты вообще никто не использует. Составление таких документов следует прекратить.

Совещания по анализу исполнения проектов

В контроле проектов два аспекта. Один – поддержание его состояния, а другой – улучшение работ по проекту. Анализ статуса реального состояния проекта предназначен для поддержания его на правильном пути развития. Анализ с целью улучшения проекта делается для совершенствования работ. Для достижения этих целей существует три формы анализа.

1. Анализ статуса реального состояния объекта.

2. Анализ процесса исполнения проекта и извлеченных из него уроков.

3. Анализ дизайна проекта.

Каждый руководитель должен осуществлять анализ реального состояния проекта и процесса его исполнения. Анализ дизайна применяется, только когда речь идет о создании производственного оборудования, или сложных технических средств, или программного обеспечения. Иногда это касается крупных мероприятий или кампаний, например маркетинговых.

Анализ состояния проекта нацелен на его поддержание. Он задает вопрос, сохраняются ли в проекте параметры РССС (результат, стоимость, сроки и содержание), которые мы используем в этой книге. Только зная реальные значения для каждого из этих четырех параметров, вы можете быть уверены, в какой именно точке проекта сейчас находитесь. Это составит предмет нашего рассмотрения в главе 11.

Процесс обозначает путь или способ, каким осуществляется проект. Процесс всегда влияет на результаты. По этой причине улучшение процесса исполнения проекта является важной составной частью работы любого руководителя. В следующем разделе рассказывается о том, как это делается.

Оценка проекта

По определению, оценивать проект – значит пытаться определить, соответствует ли общее состояние работ по нему ценностям, которые должны быть достигнуты по завершении проекта. Оценка проекта учитывает прогресс и уровень выполнения работ и подразумевает сравнение их с изначальными планами. Эта оценка создает основу для управленческих решений по продвижению проекта. Она должна быть справедливой в глазах всех заинтересованных сторон, иначе принимаемые на ее основе решения не будут восприниматься как неоспоримые. Главный инструмент в оценке проекта – анализ процесса развития, который обычно проводится на рубежных точках в его жизненном цикле.

Оценивать: определять или выносить суждение о ценности или стоимости чего-то.

Словарь английского языка The Random House Dictionary

Цели оценивания проектов