Основы управления проектами

Такой подход не дает возможности решить проблему защиты цены там, где это необходимо, и не дает возможности отслеживать и контролировать ситуацию.

Ценовые риски необходимо оценивать пункт за пунктом.

Технические риски

Технические риски проблематичны, часто они могут привести к закрытию проекта.

Что будет, если система или процесс не будут давать результатов?

Планы на случай непредвиденных обстоятельств или планы-дублеры составляются в тех случаях, когда есть возможность что-то прогнозировать или предвидеть.

Помимо дублирующих стратегий, управляющим проектами необходимо разрабатывать методы, позволяющие быстро оценить, возможно и решить технические проблемы.

Некоторые специалисты считают, что сначала нужно выявить области повышенного технического риска, затем построить модели или провести эксперименты, чтобы таким образом как можно быстрее снизить риски.

Выделяя и испытывая ключевые технические проблемы на ранней стадии проекта, можно быстро определить, выполнен ли проект, и внести необходимые коррективы и изменения в сам процесс либо в некоторых случаях закрыть работу над проектом.

Обычно решение по техническим рискам принимаются совместно заказчиком и управляющим проектом.

Создание резервов на случай непредвиденных обстоятельств

Фонды для использования в непредвиденных обстоятельствах создаются для покрытия ошибок в расчетах, упущений или неопределенности, которые могут вскрыться по мере выполнения проекта.

Владельцы проекта, как правило, неохотно создают фонды на случай непредвиденных обстоятельств, так как им кажется, что создание фонда подразумевает слабость проекта.

Величина и количество резервов на случай непредвиденных обстоятельств зависят от "новизны" проекта, неточности в оценках времени и затрат, технических проблем, небольших изменений в масштабе и от непредвиденных проблем.

На практике непредвиденные обстоятельства составляют от 1 до 10% в проектах, аналогичных предыдущим.

Однако в уникальных проектах и проектах, связанных с высокими технологиями, непредвиденные обстоятельства зачастую достигают от 20 до 60%.

На практике в целях контроля резервный фонд обычно подразделяют на сметный резерв и фонд резерва управления.

Сметные резервы обычно выделяют на конкретные сегменты или промежуточные результаты проекта.

Резервы управления выделяют на риски, связанные с проектом в целом.

Сметные резервы

Эти резервы выделяются на конкретные пакеты работ или сегменты проекта, выбранные из основной сметы и структуры распределения работы по этапам.

Сметные резервы используются для выявленных рисков с малой вероятностью возникновения.

Примерами таких рисков, покрывающихся за счёт сметных резервов, являются небольшие изменения в дизайне и ошибки в расчетах времени и затрат.

Величина резерва определяется при расчетах затрат на принятый план выхода из непредвиденных обстоятельств или план выхода из кризиса.

За распределение сметных резервов должны нести ответственность как управляющий проектом, так и члены команды, отвечающие за работу над конкретным сегментом проекта.

Если риска удается избежать, фонды возвращаются в резерв управления.

Резервы управления

Эти резервные фонды необходимы для покрытия крупных непредвиденных и потенциальных рисков и поэтому применяются к проекту в целом.

Резервы управления организуют после того, как организованы сметные резервы и выделены фонды.

Они не зависят от сметных резервов и контролируются управляющим проектом и "владельцем" проекта.

Большинство резервов управления организуется с использованием исторических данных и мнений об уникальности проекта.

Особый случай - размещение технических резервов на случай непредвиденных обстоятельств в резерве управления.

Выявление возможных технических рисков часто ассоциируется с новыми, неиспытанными инновационными процессами или продукцией.

Контроль за риском такого типа - вне сферы компетенции управляющего проектом.

Поэтому технические резервы находятся внутри резервов управления и контролируются "владельцем" или верхним эшелоном управления.

Владелец и управляющий проектом вместе решают, когда привести в действие план непредвиденных обстоятельств.

В табл. 5.3 показаны расчеты для фонда непредвиденных обстоятельств, сделанные для гипотетического проекта.

Обратите внимание на то, что сметный резерв и резерв управления имеют раздельные статьи, что способствует осуществлению контроля.

Таблица 5.3. Расчет фонда непредвиденных обстоятельств (тыс. долл.) Наименование операции Основная смета Сметный резерв Проектная смета Дизайн 500 15 515 Код 900 80 980 Испытание 20 2 22 Всего 1420 97 1517 Резерв управления - - 50 Итого 1420 97 1567

Ответственность за проектные риски

Одним из основных способов контролировать затраты на риски является письменное подтверждение ответственности за них.