ОСТОРОЖНО HOT DOG!

Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная информация. Но тут нужно действовать'осторожно, чтобы только лишь подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:

Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.

Избегайте различных излишеств. К примеру:

Because my husband's birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.

В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:

I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.

Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the green-colored carpet или the carpet that is green in color. -Зеленый - это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.

А теперь посмотрите на следующий образец.

If we cooperate together the project will be finished quickly.

"Cooperate" уже означает "вместе", поэтому слово "together" не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо "as a result" можно написать "because", a вместо "as otherwise" - "otherwise".

"Разговорные" приставки "up/on/off…" не употребляются в деловых письмах. Пишите не connect up/continue on, но connect/continue… Не Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее.

Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.

Вариант первый:

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation that'I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.

Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.

Yours truly…

Вариант второй:

Dear Ms Tompson,

I am pleased with the invitation to speak to the

National Association of Secretaries.

Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.

I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.

Sincerely Yours

Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли "the", "a", "an" и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.

Единственное, чего здесь добился приверженец "телеграфного" стиля, опустивший артикль "the" и предлог "by" (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special delivery.

Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью.было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.

НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит "два ядра", то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными "да"или "нет").

Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть "одноядерным". Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.

ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ

Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.