ОСТОРОЖНО HOT DOG!

Как видите - вполне дружеское письмо; тем не менее оно выдержано в канонах деловой переписки. Лишь только "Hi" вместо официального приветствия.

Вернемся к традиционному деловому письму.

Следующее, что надо сделать при составлении делового письма,- это избавиться от желания "звучать" слишком по-деловому. Вот, к примеру, фраза:

As per you request, please find eclosed herewith a check in the amount of $16. 49.

Такие выражения, как "herewith" и "as per", не создают ничего, кроме излишней чопорности. А вам просто надо найти нечто среднее между дружеским и официальным тоном.

As you requested. I am enclosing a check for $16. 49.

Второй пример более прост, понятен и продуктивен. Да и более лаконичен. И еще. Забудьте в деловой переписке про все разговорные сокращения. Пишите не "don't", a "do not", не "isn't", a "is not", не "haven't", a "have not" и т.д.

Учитывая все сказанное, просмотрите список словосочетаний, которых лучше избегать в деловом письме: хотя эти выражения и часто встречаются у американцев, янки не считают их подходящими для деловых писем. Они слишком громоздкие и официозные.

according to our records acknowledge receipt of as to with reference to

with regard to at hand on hand

attached please find enclosed please find

attached hereto enclosed herewith enclosed please find

beg to inform

beg to tell

for your information

hereby

heretofore

herewith

I have your letter I wish to thank may I ask

in due course of time in receipt of in the near future in view of

our Mrs Johnson permit me to say pursuant to

thank you again thank you in advance thereon

Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:

А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.

Hoping you understand.

Yours truly…

Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова "said" (здесь: "упомянутые") и "same" ("его же"), которых вообще нужно избегать, а вместо "deem" лучше писать "believe". Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon,. thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply: I hope to hear from you soon: Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.

Dear Mr Fergusson,

We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

Sincerely yours…

Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: "your error/your failure". Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)