ОСТОРОЖНО HOT DOG!

Не имеет принципиального значения и то, что вы ставите после обращения Dear Sir (или Dear Mr Henry) - запятую или двоеточие. Англичане предпочитают первое, американцы - второе. Правда, это опять-таки перемешалось. Очень часто ставят запятую и американцы, ибо это проще. В классическом полнозакрытом письме вообще нет никаких знаков препинания ни после приветствия, ни после обращения, но на практике это правило не прижилось. Все предпочитают после "Dear Sir" ставить либо запятую, либо двоеточие. Это как-то культурнее. Другое дело, что в упрощенном стиле вообще отсутствуют приветствие и подпись, что и является его главным недостатком:

NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS

October 14, 1992

Ms. Iva Savitsky

Attorney-at-Law 200 Center Str.

Freeport, Vermount 66521

Guest Lecture

The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

HENRY PARSELL, PRESIDENT

HP: vt

К подобным упрощениям практически редко прибегают, ведь в таком письме отсутствует "демонстрация вежливости" - важнейшие атрибуты: '^дорогой, дорогая/сэр, мисс" и "искренне Ваш". Без них послание напоминает скорее памятку, чем обращение к кому-либо. Упрощенный стиль в чистом виде я пока не встречал. Элементарная культура общения заставляет людей писать в начале "Dear Sir" (если вы не знаете, к кому обращаться по имени) и "Sincerely Yours" в конце. Американец, как и англичанин, не станет жертвовать возможностью произвести хорошее впечатление ради сомнительной выгоды упрощений и экономии.

А вот квадратный стиль делового письма:

NIRP

NATIONAL INSTITUTION OF RETIRED PERSONS

Ms. Iva Savitsky

October 14, 1992

Attorney-at-Law

200 Center Str.

Freeport, Vermount 66521

Dear Ms. Savitsky:

SUBJECT:Guest Lecture

The member of the Freeport chapter of the National Institution of Retired Persons would indeed be interested in a lecture on Proposed Changes in the Financing of Medicare. Therefore, with much appreciation, I accept your offer to address our club.

The NIRP meets every Tuesday at 8 P. M. in the auditorium of Freeport High School. I will call you in a few days to schedule a date for your lecture for the first Tuesday after the 20th that meets your convenience.

The membership and I look forward, Ms. Savitsky, to your lecture on a topic so important to us all.

Sincerely Yours,

National Institution Of Retired Persons

Henry Parsell

President HP/vt

Внутренний адрес, дата, подпись президента компании и инициалы отправителя письма составляют как бы квадрат. Но у этого стиля тот недостаток, что письмо неудобно набирать на компьютере - вон куда нужно загонять и.дату, и инициалы составителя - и так же неудобно быстро просматривать текст сверху вниз. Приходится "стрелять" глазами то влево, то вправо. На практике этот стиль если и встречается, то в урезанном виде: в правом верхнем углу оставляют лишь дату, а все остальное - как в упрощенном или полнозакрытом письме. Или лишь инициалы секретаря остаются в правом нижнем углу.

Как видим из примеров, полнозакрытый побеждает все прочие стили, так как является самым удобным и практичным.

А сейчас пройдемся по "скелету" делового письма.

Первое. Письмо печатается без всяких исправлений (оставьте их в черновом варианте). Можно, а иногда и нужно из чисто психологических соображений писать и от руки. Но об этом важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.

Второе. Текст необходимо разбивать на "смысловые параграфы". Делается это для того, чтобы облегчить чтение. И для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, то разбейте его на два-три абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести-семистрочный. Это будет тяжело смотреться.

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать ваш текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху; найдите для этого "золотую середину". Если вам не хватает одного листа (правда, лучше все же уместиться на одной странице, чему я вас попытаюсь научить), то используйте второй, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ПИСЬМА