От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Планирование на неделю — это для ваших заданий важности В. Теперь, когда вы знаете, как календарь претворяет планы в жизнь, можете использовать его, чтобы не откладывать свои важные дела — и удостовериться, что они получают должное внимание и качество. Тратьте несколько минут каждую неделю, чтобы определить, какие В-задачи намечаются и когда они должны быть сделаны. Их нельзя откладывать до последнего, потому что важно качество, — так что запланируйте их в календарь на неделю и дайте себе время сконцентрироваться на них заранее. Этот подход даст понимание — понадобится лишнее время, чтобы закончить это задание, или его лучше разбить на шаги и делать в течение недели, или нужно добыть информацию у других людей, не каждый день доступных. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.

Планирование на день — для ваших С-заданий, каждодневных решений проблем, обязанностей. Вы можете запланировать их вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. Имейте в виду все точные по времени дела в календаре (это мероприятия, встречи, собрания, А— и В-задания), когда продумываете гибкие по времени С-задания (обязанности) для списка дел на день. Пронумеруйте их в порядке важности или согласно удобству выполнения. Это ваш план на день. Если он заполнен точными по времени делами, остается меньше свободных мест на гибкие по времени дела. Иногда такие дни не оставляют никакого времени для мелких дел. Если большую часть времени вы на собраниях, потребуется некоторое время для восстановления, чтобы перевести дух, проверить электронную или голосовую почту или решить неотложные вопросы, возникшие во время этих собраний. Если запланируете слишком много времени на промежуточные периоды, только сильнее расстроитесь. Более свободный день, когда у вас всего несколько запланированных на точное время мероприятий или вообще нет таковых, позволит заняться многими гибкими по времени заданиями.

Ключ к успешному планированию на день — составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. План на день даст больший контроль над продуктивностью.

По природе своей электронная и голосовая почта — это способы других людей привлечь ваше внимание к тому, что важно им. И вряд ли кто-то стал дико успешным, выполняя только пожелания других. Когда процесс планирования основывается на том, чего хотят от нас другие, это сложно перебороть. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей — и в соответствии с этим вписывать их в свой план.

Что случится, если вы составили идеальный план на день, но после проверки электронной и голосовой почты обнаружили срочные дела, требующие внимания? А может, и не очень срочные, но более важные, чем запланированные? Когда такое случается, план поможет принять лучшее решение, иначе вы сравниваете эти сообщения — какими бы они ни были важными — ни с чем. Если не с чем сравнить, все что угодно будет казаться делом сверхважности.

Нет времени планировать

Люди часто говорят, что им не хватает времени даже на планирование. И это правда, ведь надо найти время, чтобы продумать все и записать, вместо того чтобы бросаться с головой в первое попавшееся дело; это требует усилий и самодисциплины. Но ваш день будет намного эффективнее, если вы проведете его по плану — и увидите разницу в полученных результатах. Стресс и недостаток времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем. Мы абсолютно забываем об этом, тратим продуктивное время или совершенно не осознаем, сколько времени нужно, чтобы все сделать.

Следующая подглава покажет, как, тратя всего пять минут в день на создание плана, держать продуктивное время под контролем.

Польза пятиминутного плана

Польза № 1: вы ничего не забываете

Как может наш мозг до сих пор помнить о том, как мы залезали по паутинке на детской площадке в четыре года, и в то же время забывать имя человека, представившегося десять секунд назад (см. рис. 6.1)?

«Только встретились»

«10 секунд спустя»

«10 минут спустя»

Рис. 6.1

Наш мозг работает довольно забавно. Мы говорили в четвертой главе, что химия мозга помогает нам выживать. Но если вы рассчитываете, что мозг сразу выдаст список важных вещей, лучше запаситесь копией — просто на всякий случай.