От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

А такой разговор у вас был?

Ваш друг: «Что ты делаешь в понедельник вечером?»

Вы: «Мне надо навестить маму. А что?»

Ваш друг: «А что ты делаешь вечером во вторник?»

Вы: «Во вторник придется работать допоздна. А что ты хотел?»

Ваш друг: «Ну, а что ты делаешь в среду вечером?»

Вы: «Вот на вечер среды у меня ничего не запланировано. Так в чем все-таки дело?»

Ваш друг: «Отлично! Приходи в среду вечером смотреть трехчасовой документальный фильм о миграции птиц».

Нет, очень может быть, вы обожаете птиц и то, как они мигрируют, но даже если не особо, угадайте, что вы будете делать в среду вечером? И вы это сделаете — потому что ваш друг нашел ваше нераспланированное время. Почему так? Просто, что бы ни придумал ваш друг, это будет важнее, чем ничего, — а ничего вы и запланировали.

Вы знаете, что существуют неписаные правила, когда вы просите потратить на вас время: если вам отказывают, то лучше бы у них было запланировано что-то серьезное. Иначе вы обидитесь. Мы проявляем уважение, когда кто-то говорит, что это время занято; и намного меньше уважаем незащищенное, нераспланированное время. План дает право выбора. Вы всегда можете изменить его, если новое занятие кажется более приоритетным. А если нет, у вас уже запланировано что-то другое, и это будет социально приемлемым способом сказать «нет». Смысл в том, что вы не учитесь лучше говорить «нет», вы учитесь лучше говорить «да» правильным вещам, — а остальное за вас договаривает календарь.

Конечно, это непрактично и даже невозможно — распланировать все 24 часа. Но чем больше положительного и продуктивного времени вы будете иметь, тем меньше шанс, что вы согласитесь потратить свое время на ненужные дела под влиянием социального или рабочего давления.

Польза № 5: вы лучше восстанавливаетесь после прерываний

Когда вы работаете по плану, а вас прерывают или отвлекают, все, что нужно сделать, — свериться с планом и продолжить работу. Неважно, надолго ли вы отвлеклись; посмотрев в свой план, вы вернетесь ровно к тому, что делали до этого. Но если плана нет, восстановление после таких прерываний часто требует даже больше времени, чем то, на сколько вы отвлеклись. Если вы быстро возвращаетесь к работе, то сохраняете продуктивность в тонусе. Мы более детально обсудим это в следующей главе.

Сделайте из этого привычку

Как сделать что-то без усилий, включив автопилот? Да просто сделать это привычкой, регулярной частью дня! Если превратите в привычку записывать А— и В-задания в календарь, вы эффективно оградите себя от прокрастинации, когда надо сосредоточиться на качестве. Каждое задание для достижения успеха в календаре продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь. И сделать это вы можете с помощью превращения планирования в привычку. А когда оно станет привычкой, уже не придется заставлять себя.

Глава 7 Как быть с прерываниями

А сейчас, извините, я себя перебью.

Мюррей Уокер

Теперь вы вооружены планом и можете использовать его, чтобы держать свой мозг на коротком поводке и оставаться в фокусе. Но что делать, если вас прерывают или вы отвлекаетесь, что неизбежно в коллективе? Кто-нибудь вдруг ошарашивал вас таким срочным проектом, что вы напрочь забывали о своем плане и весь оставшийся день так и не могли к нему вернуться?

Ужасно неприятно в конце рабочего дня осознавать, что не получилось никакого прогресса. В конце концов, вы ведь целый день чем-то занимались, правда? Но так и не решили ни одной проблемы. Что же случилось? Иногда — возможно, чаще, чем хотелось бы, — фактическое количество времени, затраченное на продуктивную и сосредоточенную деятельность, меньше желаемого.

В большинстве рабочих коллективов невозможно не прерываться и не отвлекаться. Даже те люди, которые работают дома и могут избежать офисной атмосферы, регулярно борются с внезапными телефонными звонками, электронной почтой, собственными мыслями, доставкой на дом, детьми, питомцами и со всем, что рядом катается, бегает или прогуливается мимо двери весь день. К счастью, большинство таких диверсий короткие. Я работал в офисе, наполненном бесконечными отвлекающими моментами, как относящимися к работе, так и нерабочими, включая командные встречи, повседневно проходившие в зоне общей слышимости офиса, а также очень популярное для разговоров место рядом с центральным принтером около моего стола и даже настольный футбол.