От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Ключи к эффективному использованию системы тайм-менеджмента

Независимо от выбранной системы надо следовать двум основным правилам:

1. Использовать только одну систему. Придерживайтесь только одного места для ваших заданий, назначенных дел, контактов и записей. Запишите гибкие по времени задания (как личные, так и рабочие) в один список дел и внесите точные по времени дела (как личные, так и рабочие) в календарь (один-единственный!). Запишите все контакты (как личные, так и рабочие) в один список и распределите все записи в той единственной системе, в которой до них будет проще всего добраться. Мы обсудим в следующих подглавах, как эффективно использовать каждый из этих ресурсов. А пока просто запомните, что крайне важно использовать одну и ту же систему и для рабочих, и для личных дел. Если вы ведете отдельные списки и календари для работы и для личной жизни, это ведет к взаимоисключающим обещаниям, потому что быть в двух разных местах в одно и то же время невозможно.

Важная часть этого шага — избавиться от бесконечных разлетающихся бумажек. Другими словами, не пишите на стикере, что должны кому-то позвонить; напишите это в вашей системе тайм-менеджмента. Не ставьте себе крестиков на руке и не шлите самому себе эсэмэски, чтобы напомнить о назначенной встрече; сразу занесите ее в календарь. Не оставляйте квитанции по оплате счетов на столе и не распечатывайте письма, чтобы напомнить себе о каких-то заданиях или встречах. Зафиксируйте это все в своей системе и позвольте ей помнить обо всех важных делах за вас. Если задания и напоминания на стикерах расклеены по всему офису, в машине и дома, вы никогда не сможете быть уверенным до конца, что ничего не забыли. Я видел множество людей, клеящих стикеры прямо на мониторы компьютеров. Сколько в этом иронии! Это тот предмет, который призван наиболее эффективно хранить информацию, и люди все равно игнорируют его самую полезную функцию, приклеивая пресловутый стикер. Это могут быть и записки, напоминающие о том, что надо сделать; документы, оставленные на столе до тех пор, пока вы до них не дойдете, и т. д. Так люди теряют счет своим обязанностям. Задания, записанные на всех этих бесконечных листочках, — как вещи, брошенные не на своем месте; они создают бардак в голове до тех пор, пока вы с ними не разберетесь. И, как вилкам, заданиям нужна система. Пользование исключительно одной системой гарантирует, что ничего не будет потеряно или забыто.

2. Вы должны иметь постоянный доступ к своей системе. Причем как из дома или офиса, так и удаленно с какого-нибудь мобильного устройства, как, например, смартфон. Что обычно случается, если нет доступа? Когда спрашивают, сможете ли вы прийти на собрание сегодня, вы вынуждены ответить: «Я проверю, когда вернусь в офис, и пришлю ответ почтой». Если кто-нибудь пригласит вас на ланч, придется ответить: «Я посмотрю, что у меня запланировано с утра, и позже перезвоню». Эти переписки и перезвоны! Вы не контролируете ситуацию, а лишь прибавляете себе работы.

Постоянный доступ к вашей системе — в офисе, дома или посредством мобильного устройства — сохранит контроль над обязанностями и временем. Вы всегда будете знать, где именно надо быть и что делать. Достаточно просто, не так ли? Но правда в том, что практически все регулярно страдают от опозданий, пропущенных встреч, забывания или откладывания заданий, невыполненных обещаний, повторных бронирований или нехватки времени. Вы можете победить эту неопределенность и избежать ошибок, если будете пользоваться одной системой с постоянным доступом.

Что должна уметь ваша система

Технологии всегда меняются, на рынок будут выходить новые инструменты, приложения, системы или смартфоны, чтобы помочь вам управлять информационными ресурсами. Дополнительные возможности, звоночки и свисточки могут быть полезными, удобными и даже забавными, но, какую бы систему вы ни выбрали, она должна выполнять три основные функции:

1. Формировать список дел на сегодня и на будущее (другими словами, назначать каждому заданию определенную дату).

2. Давать возможность просматривать точные и гибкие по времени обязанности на один и тот же день (назначенные дела и задания на день).

3. Создавать категории для информации (содержать контакты и записи).

Большинство компьютеров и смартфонов позволяют делать все эти вещи. Самая полезная — и, возможно, самая малоиспользуемая — функция дает возможность просматривать календарь (точные по времени дела) и список дел (гибкие по времени задания) на каждый день в одной и той же программе. Чтобы успешно управлять своим днем, надо одновременно видеть и то, где надо быть, и то, что надо сделать.

Давайте рассмотрим каждый из информационных ресурсов, чтобы понять, как лучше ими управлять и почему они так необходимы вашей системе тайм-менеджмента.