От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

1. Элен просит вас позвонить через три недели и рассказать, как продвигается проект. Добавьте задание «Позвонить Элен, чтобы рассказать о таком-то проекте» в список дел на дату через три недели от текущей. Это позволит не натыкаться каждый день на это задание в списке. А когда наступит время, тогда оно и появится; вы можете не думать о нем до того момента. Вы также можете назначить точное время, чтобы позвонить ей в этот день, тем самым перенося это задание как назначенное в свой календарь.

2. Надо не забыть купить подарок на сорокалетие Дейва, но нет времени сделать это сегодня. Добавьте «Купить Дейву подарок на день рождения» в список дел на определенную дату, когда у вас появится время его выполнить, — и точно не придете на вечеринку с пустыми руками.

3. Продукция для клиента должна быть готова через три месяца, и вы перепоручили Джею выполнить несколько шагов. Добавьте «Проверить прогресс Джея по шагу № 1» через две недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 2» через четыре недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 3» через шесть недель.

4. Надо позвонить насчет сделки клиенту, который говорит, что еще не готов ничего купить, но попросил уточнить через несколько месяцев. Добавьте «Позвонить Бретту и снова предложить сделку» через три месяца.

5. Каждый день вы думаете: «Почему я постоянно пытаюсь забронировать столик на День матери в последнюю минуту?» Добавьте «Забронировать столик на День матери» в список дел на декабрь или январь (настолько рано, насколько вам удобно), чтобы быть уверенным, что мама будет счастлива — и вы спокойно пойдете в выбранный вами ресторан в этот особенный майский день.

6. У вас есть проект, разделенный на восемь этапов. Используйте список дел, чтобы распланировать эти этапы и быть уверенным, что не отстанете от графика. Добавьте «этап 1», «этап 2» и т. д. в свой список дел на те даты, когда должны их выполнить.

7. У вас есть клиент, делающий заказ примерно раз в три месяца. Добавьте «Напомнить Питеру сделать заказ» в список дел через три месяца — и вы будете спокойны, что он не перейдет к конкурентам.

Создание списка будущих дел снимает стресс и позволяет планировать реалистично, не думать ни о чем, кроме тех дел, на которые есть время именно сегодня. Если вы не можете сделать их сегодня, не думайте о них сегодня. Впишите их в список дел на тот день, когда сможете сделать. Это 365-дневный список дел, или, как я называю его, список дел на будущее.

Вы можете спросить, в чем же разница между 365-дневным списком дел и календарем. Последний нужен для точных по времени запланированных дел для выполнения А— и В-заданий (ваших достижений успеха или важных подотчетных решений проблем). 365-дневный список дел — для гибких по времени решений проблем, которые надо в конце концов сделать. Список дел на будущее дает уверенность, что не будут забыты ни одна деталь и ни одно обещание.

Вы увидите еще один плюс от использования технических систем. Когда назначите дату вашему заданию, устройство напомнит об этом в нужный день. Многие почтовые системы могут быть синхронизированы с мобильным телефоном, и напоминалка будет выскакивать на экране в нужное время. Вы также можете продублировать эту систему на вашем компьютере: это сделает ее списком дел и на сегодня, и на будущее. Это также позволит автоматически передвигать любое задание, которое не получилось сделать сегодня, на следующий день. Их можно отмечать красным или как-то по-другому показывать, что вы просрочили.

Этот подход позволяет следить и за переданными другим поручениями. Если вы отдали свое задание мне, можете выбрать какую-нибудь дату в списке будущих дел, чтобы проверить меня и спросить о состоянии работы. Этот подход можно назвать ключом к управлению контактами. Если вы связываетесь с клиентами или членами команды в разные интервалы времени, можете использовать эту систему, чтобы следить за своими обязательствами, не назначая им точного времени.

Списки дел на будущее также позволяют не терять голову от бесконечного перечисления дел. Они устраняют ощущение в конце каждого дня, что все выполнить не удалось. Цель всего этого — сбалансировать количество заданий, которые нужно сделать, и время, которое на них надо потратить, с количеством времени, не занятого назначенными делами на этот день. Подобный баланс может оказаться ключом к снижению стресса и перегрузки. В день, занятый точными по времени делами, внесите в список максимум два или три задания. Если попытаетесь успеть больше, сами себя загоните в ловушку, а продуктивность и энергия только снизятся. И кто это для вас устроил? Правильно, родители. Они во всем виноваты. Всегда вините родителей! Шучу. Вы сами загнали себя в эту ловушку, потому что не учли всех ограничений.

Напомним, какими правилами надо руководствоваться в системе управления заданиями: