От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Именно поэтому важно использовать систему, позволяющую параллельно видеть точные и гибкие по времени дела. Если вы видите, что список на будущий день заполнен множеством мелких обязанностей, которые решат проблемы на вашем пути, неразумно планировать важную встречу с отделом финансов или обед с клиентом. Даже если нет ничего точного по времени, все равно многое надо успеть. И наоборот, если день занят последовательными совещаниями, вместить получится только одно или два гибких по времени задания.

Вы сможете принимать решения насчет того, как провести день лучшим образом, только если выработаете привычку планировать. Знание о том, что ждет впереди — и когда будет время уделить этому внимание, — это навык, который вы приобретаете с помощью привычного планирования и расстановки приоритетов. И это то, что поможет выработать календарная система, позволяя:

• Планировать дела для достижения успеха в календаре и защищать время для их выполнения.

• Использовать только один календарь для личных и рабочих дел.

• При планировании и расстановке приоритетов рассматривать и точные по времени, и гибкие по времени задания в любой выбранный день.

• Использовать систему, которая дает мобильный доступ к вашему календарю из офиса, дома или из любого другого места, так что вы всегда можете принять правильное решение, как потратить свое время и какие давать обещания.

Приходить вовремя или опаздывать

Мы знаем, что время ценится очень высоко — как наше, так и других людей. Мы также знаем, как это важно — приходить вовремя. Цель ведения календаря — знать, где и когда вы должны быть. Но просто знание совсем не гарантирует, что вы там будете!

Правда в том, что люди, хронически везде опаздывающие, не имеют проблем с управлением своим временем; у них проблемы с решением быть вовремя или нет. В корне вопроса лежит выбор выполнить свои обязательства и признать рамки времени, а не игнорировать их. И в большинстве своем это вопрос уважения. Если вы уважаете свое обещание и людей, которым его дали, включая себя, захотите соблюдать время и найдете способ это сделать.

Представьте: я предлагаю вам миллион долларов, если вы вовремя придете на утреннее совещание. И как бы рано оно ни начиналась, вы ведь будете там, не так ли? Вы позаботитесь о том, чтобы не опоздать ни на минуту. Я даже не удивлюсь, если вы выйдете намного раньше, чтобы на всякий случай было время разобраться с любыми препятствиями по дороге, такими как пробки, неполадки с поездом или метро, неисправность будильника и т. д. Вы, скорее всего, два или три раза уточните время и место совещания. А кто-то может даже снять комнату на ночь в ближайшем отеле и завести три разных будильника на утро. (Мы же все-таки говорим о миллионе долларов!)

Если обещание достаточно важно, вы найдете способ выполнить его, несмотря ни на что. Требуется лишь немного работы мозга, планирования и здравого смысла, чтобы предугадать, что может встать на вашем пути, и решить, как это устранить. Что это говорит о том обязательстве, которое вы не успеваете выполнить? Только то, что это обязательство не настолько важно для вас, чтобы вы были вовремя. Это также показывает, что человек или люди, с которыми у вас встреча, тоже не так уж важны.

Люди, которые постоянно опаздывают, имеют этому кучу оправданий. Все они на самом деле означают лишь то, что люди не уважают данное обещание или отношения с этим человеком до такой степени, чтобы быть вовремя.

Вот что те, кто приходит вовремя, а потом вынуждены ждать, должны знать об опоздавшем:

1. Этот человек не уважает ваших отношений.

2. Этот человек не уважает своих обещаний.

3. Такого человека нельзя считать надежным.

В итоге чувство доверия к этому человеку подорвано. И наоборот, каждый раз, когда обещание выполняется, доверие становится крепче и уважение к такому человеку растет.

Конечно, всегда бывают исключения. Вы можете планировать выйти пораньше, чтобы успеть куда-то вовремя, и все равно потерять целые часы в пробке. Иногда что угодно — от больного ребенка до спущенного колеса или опоздавшего поезда — может неожиданно сломать ваш хорошо продуманный план. Если человек, которого вы заставили ждать, не будет знать о ваших затруднениях, он может счесть ваше поведение грубым и невежливым. Но так как в подобные ситуации время от времени попадают все, обычно все, что вы можете предложить, — это искренние извинения и объяснение случившегося. И этого, в принципе, бывает достаточно для удаления неприятных чувств, особенно если вы искренни и сделали все что могли, чтобы предупредить человека о своем опоздании.