К 27 апреля, ко дню отъезда Петра в Воронеж, установлен был личный состав посольства. С ближним окольничим Матвеевым отправлялся дьяк Посольского приказа Иван Волков, семеро стольников в качестве посольских дворян[70], переводчик Петр Вульф и трое подьячих: старый – Малороссийского приказа Петр Курбатов и двое молодых Посольского приказа: Михаил Аврамов и Лука Мозалевский. Позднейшими распоряжениями из Азова, переданными в Москву боярином Ф.А. Головиным, к составу посольства были присоединены еще лекарь Аптекарской палаты иноземец Болдуин Эндрюс и священник дворцовой церкви Св. Екатерины, «что в верху», Христофор Ростовецкий, человек, близкий к Иоанну Поборскому, ездившему за границу с великим посольством в 1697–1698 гг., и, вероятно, назначенный по его рекомендации[71]. 27 апреля Матвееву выданы были в Воронеже: посольский наказ за приписью находившегося тогда там Е.И. Украинцева, государева грамота к Голландским Штатам, верющая и проезжая грамоты. Этот наказ был открытый, формальный, касавшийся лишь разного рода посольских церемоний; кроме него Матвееву вручен был еще тайный наказ, которым определялось существо его посольства: «А для каких дел они, послы, к Галанским Статом посланы и для чего им в Галанской земле жить велено, и о том о всем дан им великого государя тайной наказ»[72].
В летние месяцы 1699 г. в Москве между Посольским и другими приказами шла обычная переписка по делу о снаряжении и отправке посольства: велись сношения с Разрядом о личном составе посольства, о присылке в Посольский приказ назначенных в состав посольства дворян; с Большой казной – о выдаче посольскому персоналу жалованья; с Сибирским – о присылке для посольства на триста рублей собольих мехов; с Большим дворцом – о снабжении посольства съестными припасами и напитками на дорогу; с Ямским приказом – о подводах. И по отъезде из Воронежа в Азов Петр не переставал лично следить за сборами посольства и время от времени вмешивался в это дело, действуя именными указами, скрепленными Зотовым, или распоряжениями, отдаваемыми через Головина и Украинцева. Так, по его именному указу с послами была отпущена из Оружейной палаты походная церковь: «Церковь камчатая со всеми надлежащими утварьми»[73]. Заслуживает быть приведенным здесь его именной указ, свидетельствующий о готовности Петра идти навстречу всякому желанию русских людей обучаться за границей. Два сына отправляемого с Матвеевым дьяка Посольского приказа Ивана Волкова, Борис и Петр, надо думать по ходатайству отца, были причислены к посольству в качестве посольских дворян сверх прежних семи с тем, чтобы за границей им обучаться языкам и наукам. «207-го июня в 26 день [в Азове] великий государь (т.) указал по своему, великого государя, именному указу дьяка Ивановым детям Волкова Борису да Петру в нынешнем посольстве в Галланской земле с окольничим Андреем Артемоновичем Матвеевым быть во дворянех. И, будучи при том посольстве, учитца им неотложно, где пристойно, с великим прилежанием латинского и немецкого и иных языков и наук. А для того научения свое великого [государя][74] жалованья им ныне дать и впредь давать в равенстве с дворяны, которые при том же посольстве с окольничим Андреем Артемоновичем будут. И сей свой, великого государя, указ в Посолском приказе записать в книгу. Думной дьяк Никита Зотов»[75].