С XVI века центральными учреждениями Московского государства являлись приказы, ведавшие отраслями дворцового хозяйства. Их название произошло от термина «приказ», употребляемого в смыслах особого поручения. Приказы были первыми постоянно действующими учреждениями, со своим штатом и делопроизводством, ведали определенным кругом вопросов. Приказы находились в непосредственном ведении царя и Боярской думы, создавших приказы для решения тех или иных государственных проблем. Все приказы разделялись на государственные, ведавшие вопросами внешней и внутренней политики, и дворцовые – судебные, финансовые и административные. Стоявшие во главе приказа люди назывались судьями – теми, кто имел право принимать решения. Делопроизводством приказа и даже самими приказами наряду с боярами часто руководили дьяки. Непосредственное делопроизводство велось подьячими.
С XV века дьяки – начальники и письмоводители канцелярии великого князя и царя, крупных вельмож, монастырей, городские, земские – стали членами правительственной администрации. За службу они получали денежное жалованье и «верстались» поместным окладом. Как грамотные люди дьяки пользовались особым доверием царя и постепенно набирали силу – «так сильны при государе были, что бояре без их согласия ничего делать не могли». В начале XVI века дьяки составляли весь аппарат Боярской думы, дворца и приказов. В конце XVII века в обязанности 180 дьяков входило: «в приказах с боярами и прочими судьями сидели и дела слушали и приговаривали обще, а оные приговоры крепили и помечали и указы заверяли они дьяки, одни». Дьяки составляли особый класс служащих, состоявший по преимуществу из лиц низкого происхождения. Их ряды до указа 1641 года беспрепятственно пополнялись не только детьми духовенства, но и даже посадскими и крестьянскими, «торговыми и пашенными людьми». Дьяки могли дослужиться до думного чина, до окольничьего и даже боярина, войти в состав дворянства. Создавшаяся наследственная приказная бюрократия особенно усилилась в период правления Ивана IV, высшее сословие часто испытывало на себе силу и влияние приказных дьяков.
Подьячие – низшие чины приказной администрации, под началом дьяков вели все делопроизводство в приказах. Подьячие делились на старших, средней статьи и младших, получали денежное, хлебное, а иногда и поместное жалованье. К концу правления Петра подьячих в государственных учреждениях заменили канцеляристы и копиисты. Старшие подьячие вместе с дьяками руководили составлением документов; средние готовили их тексты, наводили справки в архиве приказа; младшие переписывали документы набело. «Площадные подьячие» исполняли обязанности нотариусов и адвокатов. Труд приказных служащих оплачивался плохо, и они жили за счет «приношений» посетителей.
В приказе работали от 3 до 400 человек, большое количество приказов размещалось на Ивановской площади в московском Кремле, в просторных избах из 2–3 срубов. Изба отапливалась глиняными печами, а двери и слюдяные окна для тепла были обиты сукном и войлоком. Простые сосновые столы и скамейки составляли всю обстановку приказа. Дела хранились в лубяных и осиновых коробах. Горница, где сидели судьи-бояре и дьяки, была обставлена лучше. Просители ждали своей очереди в сенях и на крыльце. Рабочий день в приказах продолжался до 12 часов, работали и в праздники, но несмотря на это приказы были завалены тысячами нерешенных дел – делопроизводство было чрезвычайно сложным и запутанным. Русский историк С. Веселовский писал в начале ХХ века:
«Душой и главным рычагом всей приказной системы был царь. Вся она основана на предположении личного участия царя в управлении; приказные судьи и дьяки – только приказчики царя. Все их полномочия определяются им, и вся их деятельность проходит под его личным присмотром. Государь входит во все детали управления, судит, присматривает за своими казначеями и везде руководит.
С течением времени, по мере роста государства, умножения и усложнения дел, личное участие царя в делах становится все затруднительнее, пока не делается во многих отношениях фикцией. Приказной строй лишается своего одухотворяющего начала и начинает разрушаться.
У московских царей не было постоянных контролирующих учреждений, и они всегда больше рассчитывали на частные изветы, жалобы пострадавших и обиженных и на ссоры самих приказных. Внутренний контроль в приказах не был предусмотрен правилами и всецело зависел от предусмотрительности и служебного усердия судей и дьяков».