Камер-коллегия по указу от 11 декабря 1719 года являлась органом управления государственными доходами, ведала казенными соборами, сбором пошлин и недоимок, наблюдала за исполнением натуральных повинностей, за хлебопашеством, собирала информацию о рынках и ценах, контролировала монетные дворы. Камер-коллегия имела местные органы – конторы камерирских дел и земских комиссаров.
Штатс-контор-коллегия ведала государственными финансами, осуществляла контроль за государственными расходами, бала главным «отделом кадров» для императорского двора, коллегий, губерний, провинций.
Ревизион-коллегия стала органом государсвтенного контроля, осуществляла финансовый контроль за использованием государственных денег – «ради порядочного в приходе и расходе исправления и ревизии всех счетных дел». Все государственные органы ежегодно посылали ревизорам выписки из своих приходных и расходных книг. Ревизион-коллегия за финансовые преступления судила проворовавшихся чиновников.
Камер-коллегия осуществляла сбор денег и планировала бюджет, Штатс-контор-коллегия вела государственные расходы, Ревизион-коллегия осуществляла надзор и контроль – ранее все эти три функции имели все приказы со всеми вытекающими из этого последствиями.
Берг-коллегия управляла важнейшим горным ведомством. Мануфактур-коллегия управляла казенной промышленностью. Коммерц-коллегия управляла внутренней и внешней торговлей, осуществляла таможенный надзор, контролировала правильность мер и весов, занималась постройкой купеческих судов.
Юстиц-коллегия стала первым в России опытом выделения судебной функции как самостоятельной, руководила губернскими надворными судами, судила по уголовным, фискальным, гражданским делам.
Созданная в 1722 году Малороссийская коллегия по указу «ограждала малороссийский народ от неправых судов и утеснений налоговых», осуществляла на Украине судебную власть и собирала налоги.
Работали образованные в 1721 году Вотчинная коллегия, Медицинская коллегия. Священный Правительственный Синод стал двенадцатой коллегией.
Коллегиальное устройство новых органов предполагало решение дел «соопча», большинством голосов, что позволяло найти наилучшие решения, сделав их авторитетными и независимыми. Коллегии состояли из присутствия – места для совместного принятия решений, и канцелярии – места ведения делопроизводства, подготовки докладов присутствию. Само присутствие состояло из президента, вице-президента, нескольких советников и помощников-асессоров, присутствовал прокурор. Канцелярия коллегии возглавлялась секретарем, в ведении которого находился ее штат-нотариус; протоколист, ведущий протоколы заседаний; регистратор, составлявший списки входящих и исходящих документов; актуариус – хранитель документов; переводчик; писцы; копиисты.
Все пакеты, приходившие в коллегию, сдавались дежурному чиновнику, который передавал их в присутствие. Указы императора и Сената вскрывал президент, остальные – вице-президент. Секретарь регистрировал бумаги и готовил материалы для доклада присутствию. Зал заседаний был в коврах и гобеленах, стол – под балдахином. Сначала докладывались государственные дела, потом частные. После обсуждения дело решалось большинством голосов. При их равенстве перевес давал голос президента. Решение заносилось в протокол, подписывающийся всеми участниками заседания. По этому решению канцелярия готовила исполнительные бумаги и отсылала по принадлежности. Решенные дела сдавались в архив.
Принцип коллегиальности в коллегиях прижиться не смог, не оправдав идеалов царя-преобразователя, – в коллегии долго не могли набрать необходимого количества специалистов-профессионалов, а потом уже было поздно.
28 февраля 1720 года Петр подписал Устав государственной гражданской службы – Регламент, состоявший из введения и 56 глав. Устав регламентировал обязанности должностных лиц коллегий, порядок приема и отправки корреспонденции, правила хранения казны, архивов, определял функциональную деятельность коллегий и их взаимоотношения с Сенатом и местными органами власти. Генеральный регламент устанавливал строгую соподчиненность учреждений по схеме: Сенат – коллегия – губерния – провинция – уезд. Сверху донизу Петр установил единообразное, «правильное» устройство государства, которое уже называли регулярным. Все части бюрократической машины должны были работать по своим инструкциям – так хотел Петр, создавая «идеальную» схему государственного управления. Дела, решавшиеся по закону, должны были быстрее и результативно доводиться до своего логического завершения. Созданная Петром система управления государством сменила средневековую приказную систему, чуть не уничтожившую страну. Вертикальная система власти, считал Петр, была единственно возможной в России. Правильность его действий подтвердило то, что эта вертикаль просуществовала более двухсот лет, несмотря на то, что в дело сразу же вмешался «российский человеческий фактор».