В коллегиях было три вида служащих: члены коллегий, канцелярские служители и так называемые «нижние служители» – курьеры, сторожа, вахмистры и солдаты. Центральной фигурой коллегиального совета был президент, который осуществлял управление коллегией от имени царя и поэтому имел право на особое почтение со стороны членов коллегии. 26-я глава Генерального регламента так и названа: «О респекте, надлежащем президентом». «1. Понеже президенты, а во отлучении их вице-президенты вышшие главы суть и в лице Его царского величества сидят ради управления всех дел в коллегиях, також на каждого верность, прилежность и поступку надзирают, того ради надлежит всем членам, как коллегийным, так и канцелярным, учрежденному их президенту всякое достойное почтение и респект и послушание чинить и по указом их в делах, которые Его царского величества высокой службе и интересу касаютца, поступать». И все же при столь ясных формах почтения к должности президента реформатор делает все, чтобы президент по своей власти не напоминал прежнего единоличного судью приказа. Об этом говорится в уже цитированном указе от 19 декабря 1718 года, то есть в самом начале реформы: «Чего ради учинены калегии, то есть собрании многих персон (вместо приказов), в которых президенты или председатели,
Петр возлагал очень большие надежды на сам механизм работы учреждения, полагая, что именно он заставит чиновников следовать законам долга, чести, совести, обеспечит коллегиальность. Но, просматривая протоколы коллегий, мы лишь изредка встречаем в них следы споров, разногласий между членами присутствия. Причин этому много. С одной стороны, коллегии рассматривали дела, в основном соответствующие нормам законодательства и поэтому не вызывавшие споров. Бюрократический шаблон решения таких дел не предполагал разногласий, если, конечно, между членами коллегии царил мир и в деле не были замешаны чьи-либо особые интересы. Но, как правило, эти интересы проявлялись не на заседаниях совета коллегии, а заранее, где-то за кулисами.
С другой стороны, подлинного равенства между членами совета быть не могло. Президентами, как правило, были влиятельнейшие сановники Петра, спорить с которыми было рискованно. Известно, как генерал-фискал полковник А. А. Мякинин пытался разоблачить финансовые махинации Меншикова, который «убедил» подчиненное ему военное руководство так рассмотреть дело, что Мякинин за клевету был приговорен к расстрелу, а Меншиков в очередной раз вышел сухим из воды. Вспоминая эту историю, член Военной коллегии – какой-нибудь скромный полковник Караулов или кто-нибудь из его товарищей – ив мыслях не держал в чем-то возразить своему могущественному патрону – президенту коллегии, формально, по букве регламента, равному ему. Советники и асессоры составляли основную массу членов коллегии. Между ними распределялись дела внутри коллегии. Это предусматривалось Генеральным регламентом: «А дела междо советниками и асессорами тако разделяются, что каждому как из происходящих в коллегии дел определенная часть, так и над канцеляриею и канторами и над делами и трудами оных особливое надзирание дается, яко о том партикулярных инструкциях коллегиев пространно усмотреть можно».