Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

А если сложилось так, что и какие-то из этих устройств, и бумага стоят у вас на столе, задумайтесь: нельзя ли их куда-нибудь переставить? К примеру, принтер можно поместить на отдельную стойку. И туда же отправить факс. А сканер — вы действительно так часто им пользуетесь, что он обязательно должен быть под рукой? Кстати, я недавно приобрела многофункциональное устройство, совмещающее в себе и факс, и сканер, и принтер. Такой аппарат позволяет сэкономить и деньги, и место.

Держать под рукой большое количество бумаги тоже неразумно. Если рядом с вами лежит больше двух пачек — существует риск, что вы отнимаете место у более важных вещей. Не лучше ли вернуть излишек бумаги на склад или оборудовать в офисе специальное место для расходных материалов? Такое место может радовать глаз — как холодильник, набитый продуктами. Если же вы работаете дома, купите недорогой шкаф и поставьте его в чулан (если, конечно, у вас он есть).

Подавляющее большинство людей, открыв пачку офисной бумаги, так и оставляет ее в упаковке. Но есть другой вариант: снять обертку и положить бумагу в специальный поддон. Запасную же бумагу можно хранить в только что назначенном на эту должность шкафу для расходных материалов или в тумбе стола.

Есть ли у вас шредер? Если в вашей компании не принято уничтожать бумаги, попробуйте убедить руководство в том, что это необходимо. Идеальный вариант — общий, закрывающийся на замок ящик в центре офиса. Именно так все чаще и чаще поступают в большинстве компаний по продаже недвижимости, в которых я бываю. Этот ящик периодически опустошает профессиональная шрединговая компания. Такая практика позволяет офисам избавиться от тонн бумаги, не тратя на это времени. Рост производительности труда обычно покрывает затраты на услуги шрединговой компании. И не забывайте о факторе безопасности — он и вовсе бесценен.

СЛЕДИТЕ ЗА ОРГАНИЗОВАННОСТЬЮ СТОЛА

Свои занятия я обычно начинаю со следующей фразы: «У меня две новости: одна — хорошая, другая — плохая. Хорошая заключается в том, что каждый из вас уже организован. Более того, у каждого есть система. И вы подчиняетесь этой системе так, как подчиняются своей вере религиозные фанатики». Аудитория смотрит на меня широко раскрытыми глазами. Я почти слышу, что они думают: «Ну нет, Реджина, вот тут ты ошибаешься!» Не ошибаюсь. И вот вам плохая новость: одни системы порождают хаос, другие создают рабочую атмосферу.

Вы забиваете всяким хламом ящики стола? Это и есть ваша система! Я хочу, чтобы вы заменили ее новой, в соответствии с которой будете абсолютно осознанно класть вещи на место, а не бросать их где попало.

Вот несколько советов, которые помогут сохранить проделанную вами работу по организации офисного пространства:

Если вы закончили работу с каким-либо инструментом, немедленно положите его на место.

В конце каждого рабочего дня наводите порядок на столе. Вернувшись утром на работу, вы ощутите спокойствие и осознаете, что полностью владеете ситуацией. А это повысит производительность.

Если почувствуете, что теряете контроль над ситуацией, взгляните на свое рабочее пространство со стороны. Возможно, на столе оказалось слишком много ненужных предметов? Как только вы наведете порядок, душевное спокойствие вернется.

Поддерживайте порядок, а не хаос. Затраты по времени одинаковы, так что выбор за вами. У всех системы время от времени соскальзывают в хаос. Не паникуйте по этому поводу. Возможно, вы были слишком заняты работой. Прелесть системы, при которой все вещи находятся на своих местах, в том и состоит, что порядок в рабочем пространстве наводится в считаные минуты. В этом месяце вы решили, где что должно лежать у вас в кабинете. Теперь остается только воссоздавать разработанную вами же систему.

Работа, выполненная вами в феврале, — это фундамент будущих перемен. В марте вы создадите систему важнейших документов, которая станет основным элементом вашего рабочего пространства. Неделя, а вместе с ней и месяц подошли к концу. Пора задуматься о том, чем вознаградить себя за успехи в труде!

ФЕВРАЛЬ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Посмотрите на свой рабочий кабинет со стороны, чтобы понять, что вам необходимо и чего вы хотите от этого пространства.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Вы узнаете о Волшебной формуле, которая преобразует хаос в порядок. Начнем с ящиков стола.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Расчищаем завалы на рабочем столе, чтобы вы могли наслаждаться чистотой и порядком.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Выявляем все предметы, которыми вы пользуетесь редко, пользовались в прошлом или вообще никогда не пользовались (от офисных досок до сканеров), и избавляемся от них.

Остановите бумажный поток

Советую вам не тратить время зря, ибо оно стремительно, как стрела, и неудержимо, как река.

Юн-Мин. Пять домов дзен