Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Если вы получаете информационные бюллетени и они вам действительно пригодятся, помещайте их в скоросшиватель. Для них тоже понадобится полка. Не забудьте наклеить на скоросшиватель ярлык, чтобы с первого взгляда понимать, что находится внутри. И, разумеется, решите, сколько времени вы собираетесь хранить каждый бюллетень.

Файлы, скоросшиватели и папки необходимо регулярно чистить, иначе они раздуваются, их становится трудно хранить, а что-то найти в них — еще труднее. Я все время задаю клиентам вопросы о природе заброшенных картотек и раздутых папок. «Ой, да, эту систему я начал использовать, а потом стало не до нее», — отвечают мне. Есть ли противоядие? Да — постоянно поддерживать порядок.

Вы должны все держать в порядке: машину, собственное тело, лужайку перед домом и — правильно! — офисную картотеку.

Порядок — это не неприятная рабочая обязанность. Это часть вашей жизни.

СТАРЫЕ ДОКУМЕНТЫ — В АРХИВ!

Есть ли у вас в офисе картотека? Если да, помогает ли она вам в работе или вы стараетесь пользоваться ею, так как ящики забиты и туда заглядывать страшновато? Давайте заключим пари, что, заглянув в ящики, вы обнаружите, что большая часть материалов относится к завершенным проектам и вы их давным-давно не вынимали. В таком случае это у вас не картотека, а кладбище! Очень важно извлечь отработанные материалы из ящиков и отправить их в архив.

Если вы работаете в крупной компании, она отправит ваши материалы в отдельное хранилище. Совсем не знаете, что делать с этими бумагами? Обратитесь за помощью к начальству — вряд ли вы единственный работник, которому нужно место для хранения архива.

Вот теперь настало время выполнить задание недели. Постарайтесь выделить время на то, чтобы перебрать файлы в картотеке, ящиках стола и настольном держателе для файлов. Об организации (или реорганизации) системы, которой вы пользуетесь сейчас, пока не думайте — займемся этим на следующей неделе. К тому моменту мы должны быть уверены, что вы избавились ото всех лишних материалов. А то, что останется, войдет в новую картотеку.

Работайте с каждым файлом и документом по отдельности. Со всей картотекой разом все равно не справиться. Если видите, что файл больше не нужен, удаляйте его. Если папки потрепаны, порваны, грязны, выбрасывайте их и заменяйте новыми. Безусловно, нужно думать об охране окружающей среды, но, с другой стороны, новые проекты в засаленных папках способны деморализовать кого угодно. Вы ведь не надели бы одежду, выглядящую подобным образом, правда? Уважайте свои проекты и документы.

Если вы впервые занялись архивными материалами, эта работа может отнять немало времени. Но в будущем, если начнете отправлять бумаги в архив по мере завершения очередных проектов, жизнь наладится.

Иногда файлы содержат материалы, которые могут понадобиться в будущем. А могут и не понадобиться… Проверочный вопрос звучит так: «А что из всех этих документов мне на самом деле пригодится?» Помните, что материалы пошлют в архив, а не в Сибирь.

Если вы хотите сохранить имена и телефонные номера из документации, внесите их в настольную картотеку или в файл контактов на компьютере и лишь затем откладывайте файл.

Некоторые профессии требуют, чтобы архивные материалы длительное время хранились в пределах досягаемости. Следуйте правилам компании, в которой работаете, и принципам своей профессии. Среди моих клиентов, к примеру, много риелторов. Они обычно хранят у себя материалы оформленных сделок в течение года и только после этого сдают в архив.

Проверьте, не требуется ли сделать электронную копию своих материалов и послать ее в архив компании? Сверьтесь с действующей политикой.

И обязательно составьте список материалов, которые отправляете в архив, не надеясь на то, что это сделают тамошние сотрудники. Подстрахуйтесь.

Если на этой неделе вы разберетесь с подпиской и отправите в архив старые документы, вы совершите гигантский шаг на пути к порядку в офисе. Выполнение такого задания и блиц-уборка, которую вы провели в феврале, приведут к тому, что пребывание на рабочем месте будет вызывать у вас приятные чувства.

Вторая неделя

Секреты картотеки

На этой неделе вы можете:

Понять, что нужно и что не нужно хранить в файлах.

Продолжить чистку существующей системы файлов.

Освоить новые инструменты организации.

Необходимое время: 150 минут.

На этой неделе мы переходим к главному. Я хочу, чтобы вы поняли, почему я советую обновить или создать заново картотеку, — я ведь не отношусь к приверженцам правила «Чем бы ни заниматься, лишь бы заниматься».