Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Помимо прочего файл «Отложено» гарантирует, что файл «Сделать» не будет переполняться. Как пользоваться этой системой? Хорошо бы проверять папку «Сделать срочно» каждый день. Но когда у меня работы невпроворот — залезаю в нее только по пятницам, чтобы понять, что нужно сделать на следующей неделе. Файл «Сделать в порядке общей очереди» проверяется мной еженедельно. У вас, разумеется, создастся свой график, который будет зависеть от объема работы и уровня ответственности.

Позвольте предостеречь вас от чрезмерного использования напоминаний в календаре. Надо быть уверенным, что, когда напоминание сработает, вы обратите на него внимание. Если будете напоминать себе обо всем на свете, то, скорее всего, так ничего и не сделаете. Установите будильник на 9 утра и ежедневно по его сигналу проверяйте файл «Сделать срочно» до тех пор, пока это не превратится в привычку. Напоминание — замечательный инструмент, но применять его надо с умом.

4. Перед тем как добавить документ в категорию, задайте себе вопрос: «Действительно ли мне он нужен?» И принимайте решение! Со временем все будет получаться само собой.

5. Бумаги рассортированы, теперь надо взглянуть на файлы, которые вы используете. Задайте себе два вопроса:

Есть ли у вас файлы, которые можно включить и в новую систему?

Есть ли материалы, которые нужно рассортировать по-другому?

Рассмотрим, к примеру, все ту же подготовку к вечеринке. Предположим, вы создали отдельные файлы для кейтеринга, музыкантов и залов, расположив их в алфавитном порядке в картотеке. Но теперь понимаете, что информации маловато и ее вполне можно собрать в одну папку с файлами, сэкономив таким образом место в картотеке. И вот у вас одна папка вместо трех.

Взгляните на файлы: нет ли возможности сэкономить место в картотеке? Очень может быть, что теперь вы начнете смотреть на информацию по-новому. Создание категорий предполагает выявление связей между отдельными элементами материала, который у вас имеется. Этот образ мышления вы сохраните и после того, как создадите систему. Предположим, у вас спросят, сколько средств затратила ваша компания на некий проект. Вы откроете картотеку и заглянете в финансовый файл, заведенный для этого проекта. Пока просматриваете документы в этом файле, остальные материалы по проекту тоже у вас под рукой, и это может побудить вас собрать для задавшего вопрос дополнительную информацию. Чем яснее вы видите связи между частями, тем отчетливее представляете себе весь проект в целом.

6. Посмотрим, сколько свободного места у вас в ящике, и распределим категории по зонам. Скоро мы начнем организацию индивидуальных категорий.

Необходимо, чтобы материалы, с которыми вы работаете постоянно, располагались как можно ближе. Общий принцип такой: чем реже вы обращаетесь к данным документам, тем дальше от вас они лежат. Помните, что документы с личными данными нужно хранить как можно ближе к себе, и лучше всего — там, где можно запирать их на ключ.

Мы должны превратить категории в чудесную, превосходно функционирующую систему, всегда готовую к приему новой информации. Вы уже делали перерыв? Если нет, то сейчас самое время. Тяжелый умственный труд закончен, переходим к довольно монотонному этапу организации.

Мои поздравления — вы хорошо поработали.

Представьте проект, касающийся ремонта в вашем кабинете. Среди файлов, которые вы заведете, наверняка окажутся такие:

Исследование рынка

Дизайн

Строительные работы

Далее предположим, что в файле «Исследование рынка» лежат брошюры, письма и образцы продукции от всех строительных компаний, с которыми вы связывались до того, как руководство дало проекту зеленый свет. Эта информация — кандидат на попадание в подвесную папку с широким дном. Вы сможете хранить различные файлы по этой теме в одной секции, вместо того чтобы использовать несколько маленьких папок, которые только зря занимают место. Когда завершите проект, связанные с ним материалы нужно отправить в архив, а файл «Исследование рынка» можно выбросить. Почему? Потому что компании открываются и закрываются, цены меняются и через полгода эти материалы станут бесполезны. Какой смысл их хранить?

СОЗДАНИЕ СЕКЦИИ «ПРОЕКТЫ» В КАРТОТЕЧНОМ ЯЩИКЕ

Проекты — неотъемлемая часть нашей жизни. Закончился один, не успеешь перевести дыхание — начинается другой. Одни долгосрочные, другие краткосрочные, одни легкие, другие изматывающие. Прежде чем начать новый проект, нужно собрать всю информацию о нем в одном месте — будь то папка с файлами или ящик картотеки. У нас должна быть возможность быстро найти то, что нам нужно. И она будет!

Шаг первый