Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Теперь, когда у вас есть система (и особенно в том случае, если она масштабна и сложна), я рекомендую, воспользовавшись компьютером, записать и распечатать названия ваших проектов. Это и будет списком главных файлов. Поместите его в справочный скоросшиватель и обращайтесь к нему всякий раз, когда не будете знать, куда положить документ или где находится файл. Это один из лучших способов сэкономить время и энергию.

Стив Мэтис работает на известную брокерскую компанию, офис которой находится в Беверли-Хиллз. Вот что он сказал о списке главных файлов, который мы составили вместе: «Список помогает мне экономить время и повышать эффективность работы. Кроме того, он обеспечивает быстрый доступ к файлам моим помощникам и коллегам. Наконец, с ним файлы легко обновлять и систематизировать».

Стив любезно разрешил мне поделиться с вами частью его списка. Я, как вы заметите, обозначила местонахождение каждой категории файлов. А вот чего вы не заметите, так это того, что название каждой категории выделено цветом, совпадающим с цветом наклеек, которыми я помечала соответствующие файлы. Наклейками я пометила и ящики. В других офисах я использовала разноцветные файлы, но, как уже говорилось, если у вас много проектов или категорий, это может дорого обойтись. Наклейки экономичнее!

У всех файловых систем, которые я создаю, есть общие черты, но я вовсе не против того, чтобы стиль и творческий порыв клиента были частью процесса. Если бы я предлагала всем одну и ту же систему на все случаи жизни, большинство вскоре ее забрасывало бы. Перед тем как начать создавать систему, я обычно задаю клиентам ряд ключевых вопросов: «К чему относятся данные материалы? Где бы вы стали их искать? Как нам назвать эту папку?»

В представленном далее списке вы, скорее всего, обнаружите некоторые названия файлов, которые вам ни о чем не скажут. Они, вероятно, будут касаться сферы недвижимости или отражать индивидуальный подход Стива к материалам. К примеру, название «Офисные системы» придумал сам Стив для обозначения информации, которая помогает ему работать в офисе. Вы, разумеется, можете придумать свое название.

Я надеюсь, этот список вдохновит вас на составление собственного. Это не шаблон, которому вы должны слепо следовать. Уважайте свой стиль, творческое начало и взгляд на материалы, которые нам предстоит организовать.

ПРИМЕР СПИСКА ГЛАВНЫХ ФАЙЛОВ

В первом картотечном ящике Стива категория «Риск-менеджмент» — здесь собрано множество папок с файлами, расставленных в алфавитном порядке. Во втором ящике — две категории: «Офисные системы» и «Личное». «Офисные системы» разбиты на две подкатегории: «Брокерская корреспонденция» и «Общая информация». Собирая документы в «Общую информацию», мы обнаружили, что эта подкатегория, в свою очередь, естественным образом разбивается еще на несколько подкатегорий: «Финансы», «Офисная работа», «Реклама и маркетинг», «Спецпроекты», «Расходные материалы».

Заметьте, что в представленном ниже списке жирным шрифтом выделены названия категорий, а не папок.

Список был составлен год назад и уже обновлялся дважды.

Риск-менеджмент

Информация о лицензии

Конфликтные ситуации

Контракт и конфиденциальность информации

Совместные предприятия

Маркетинговая терминология

Правила ведения базы данных

Защита от плесени

Познавательные статьи

Поставки

Нотариальные вопросы

Потеря права выкупа имущества

Продажа без покрытия

Специальный налог

Техподдержка

Офисные системы

Брокерская корреспонденция

Общая информация

Бизнес-план / Текущие вопросы

Комиссионные

График комиссионных

Переписка/Личное

Лицензия / База данных

Дополнительные сведения

Информация менеджеров по продажам

Темы для обсуждения с менеджерами по продажам

Совещания с менеджерами по продажам: заметки

Обслуживающий персонал

Голосовая почта

Сайт

Финансы

Финансы / Агентские Финансы/Офис

Финансы / Отложенные продажи

Реклама и маркетинг

Рекламные площади

Агентские льготы

Маркетинговые материалы

Скидки клиентам

Офисная работа

Фокус-группы

Спецпроекты

Премия NBC

Ремонт офиса

Ответственный за сделки

Расходные материалы

Конверты

Ярлыки

Канцтовары, страницы 1 и 2

Личное

Контакты/Личное

Национальная ассоциация риелторов

Продление риелторской лицензии

Составив список главных файлов, вы должны будете за ним следить. Удалили файл — вычеркните его из списка. Завели новый — добавьте в список. Сделайте копию списка, положите ее в прозрачный файл и поместите в справочный скоросшиватель. В нем можно хранить и другие справочные материалы, например: список внутренних телефонных номеров, часы работы отделов. Скоросшиватель мне нравится больше, чем офисная доска, поскольку последнюю рано или поздно поглощает хаос. Бумаги на ней всегда становится только больше. Меньше — никогда!

Мы завалены бумагами. Принимайте правильные решения, и тогда вы сможете приручить Бумажного монстра. Ниже даны подсказки, которые помогут сохранить концентрацию и не допустить беспорядка в системе. Эту шпаргалку неплохо было бы скопировать и заламинировать.