Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Если ваш компьютер сигнализирует о поступлении каждого нового письма, отключите этот сигнал либо попросту его игнорируйте, особенно если вы заняты другим делом. К примеру, когда я пишу, не могу позволить себе отвлекаться на что-то еще. А если не работаю над проектом и отдыхаю за компьютером, эти сигналы звучат для меня как музыка. Помните: границы устанавливаете вы. Не позволяйте никому в киберпространстве быть вашим боссом.

Получив письмо, вы должны ответить себе на следующие вопросы:

Нужно ли на него отвечать?

Если да, когда это лучше сделать?

Отвечая на письма, вы можете использовать систему приоритетов, подобную той, которая применялась при анализе проектов.

Например, мое утро начинается с проверки почтового ящика: мне важно узнать, есть ли сообщения с Восточного побережья (я, как вы помните, живу на Западном). Если есть, немедленно их читаю. Если кто-то ждет от меня мгновенной реакции, потому что вот-вот сорвет дедлайн, отвечаю сразу же. Я называю это «почтовым пожаротушением».

Просматривая входящую почту в поисках писем по работе, я между делом удаляю спам.

После этого вывожу на прогулку собаку и сажусь завтракать. Прежде чем приступить к работе, еще раз просматриваю почту, отмечая деловые письма и удаляя новый «мусор».

Площадку я подготовила, теперь самое время ответить на рабочие письма, после них — на личные, а оставшиеся распределить по заранее созданным мной папкам.

Где ваше слабое место, если речь идет о рабочем общении? Не тратите ли вы время на то, чтобы подробно отвечать на малозначительные письма? Это классический способ тратить время впустую, при этом дающий нам возможность и чувствовать себя, и выглядеть крайне занятыми. Отныне стоит определять приоритеты и в работе с почтой.

Вы никогда не думали о том, что тип и размер шрифта, которым пишете письма, несет определенную информацию? Это ведь тоже способ повлиять на адресата. Помните выражение «Вопрос не в том, что вы говорите, а в том — как»? В наши дни его можно было бы перефразировать так: «Важно не только то, что вы говорите, но и то, как это выглядит».

Вот несколько способов мгновенной обработки писем:

Удаляйте бесполезные письма и спам.

В письме содержится информация, которую нужно сохранить, но при этом отвечать на него необязательно? Немедленно поместите его в соответствующую папку. Письмо можно распечатать и положить в файл картотеки.

E-mail требует ответа, но вам нужно собрать для него материалы? Напишите короткое письмо отправителю с указанием времени, когда от вас придет ответ. Храните это письмо либо в общей папке «Сделать», либо в папке, относящейся к конкретному проекту. Если нужно, сделайте пометки в календаре или поставьте напоминатель в компьютере.

На всю эту работу уйдет несколько минут, зато как разовьется ваш навык быстрого принятия решений! А главное — вы сохраните силы и время для писем, с которыми нужно разобраться как можно скорее. По прошествии трех недель вы наверняка зададите себе вопрос: «Для чего я тратил(а) столько времени, решая не имеющие значения задачи?»

ПОМЕСТИТЕ E-MAIL В ФАЙЛ

Ответив на e-mail, помните, что ваше письмо автоматически сохраняется в компьютере. Нужна ли вам запись всех действий с электронной почтой? Если действительно нужна копия вашего ответа, почему бы не поставить себя в копию вручную? Входящую почту и ваши ответы можно сохранять в отдельную папку. Некоторые почтовые клиенты автоматически сохраняют переписку в виде диалога.

Если полученное письмо бесполезно, нажимайте Delete. Чувство вины здесь совершенно неуместно. Вам необходима информация, содержащаяся в письме? Переместите его в особую папку. Это важно, в частности, для проектов, которые требуют ведения документации. Также можно сохранять в отдельные папки письма, посланные определенным лицам (проконсультируйтесь на этот счет с ИT-специалистом вашей компании).

В компьютере тоже можно создать систему папок: к примеру, у вас и здесь могут быть папки «Сделать немедленно» и «Сделать в порядке общей очереди». Если вы работаете над несколькими проектами, можно завести папку «Сделать» каждого из них (при этом две описанные папки можно удалить, а можно и оставить — все зависит от ситуации).

В большинстве крупных корпораций существуют правила ведения документации. Следуйте им. Если же вы работаете в небольшой компании, поговорите с начальством о введении единого формата электронных писем для всех сотрудников. Так вы наверняка внесете вклад в ее развитие.

Файлы электронной почты необходимо координировать с файлами картотеки. Скажем, нужно быть последовательным, присваивая файлам названия: вам ведь не хочется, чтобы в компьютере файл назывался так, в картотеке — по-другому, а в Сети — как-то еще? Воспользуйтесь списком файлов и продублируйте, насколько возможно, их названия в компьютере. (Как составить список файлов, можно узнать из главы «Март».) Вы ведь уже проделали эту работу, так зачем снова изобретать велосипед?