Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Помните, как мы сдавали в архив файлы из картотеки? Старые электронные письма тоже нужно архивировать, через определенные промежутки времени перемещая их на сервер. Можно настроить почтовый клиент так, чтобы он делал это автоматически. И, разумеется, нужно назначить время, когда вы или ваш помощник будете вычищать эти письма.

Принципы организации неизменны везде, будь то киберпространство, жесткий диск компьютера или картотека в кабинете. Овладев этим искусством в одной области, вы легко примените его и в других.

Закончить эту главу я бы хотела историей из жизни. Одна из моих студенток недавно заявила, что у нее больше тысячи электронных писем в рабочем компьютере и более трех тысяч — в домашнем. Можете себе такое представить? И ведь это нагрузка не только и не столько на компьютер, сколько на ее мозг, ведь каждый раз, заходя в свои почтовые ящики, она видит эти горы писем! И каждое из них — непринятое решение! Если у вас сложилась похожая ситуация, немедленно займитесь удалением и сортировкой почты, чтобы прошлое не мешало вам жить в настоящем.

Третья неделя

Другие способы коммуникации

На этой неделе вы можете:

Решить, как отслеживать операции со своими файлами.

Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивности работы.

Необходимое время: от 30 до 60 минут в зависимости от технологий, которые у вас уже имеются.

Технологии — это замечательно. Благодаря им электронные органайзеры сегодня есть практически у каждого. Значительная часть моего бизнеса зависит от Интернета, поэтому возможность своевременно получить e-mail и ответить на него — для меня вопрос жизни и смерти. Мой старый телефон позволял проверять почту, новый дает возможность полноценно пользоваться Сетью. Когда я заключала контракт с оператором сотовой связи, консультант предложила два тарифа: один включал в себя 5000 SMS за $5 в месяц, другой был безлимитным и стоил в два раза дороже. Я выбрала первый, потому что очень редко посылаю SMS. Она попыталась соблазнить меня безлимитным тарифом, но я засмеялась и сказала: «Мне уже не 18 лет, и я не трачу время на эсэмэски».

Никаких строгих правил не существует — вы пользуетесь тем, что вам нужно. Это зависит от характера вашего бизнеса и от того, насколько вы заинтересованы в высокотехнологичных помощниках. У меня есть друг, чей мозг вполне может конкурировать с самым быстрым компьютером. На работе он сидит в окружении компьютеров и прочих устройств, о назначении которых мне остается только догадываться. Он ассоциируется у меня с Капитаном Кирком из «Звездного пути». У другой моей клиентки постоянно работают два компьютера, и она может смотреть то на один монитор, то на другой, экономя таким образом время. Я бы очень уставала от работы в таком режиме, они же чувствуют себя абсолютно комфортно.

На этой неделе мы продолжим попытки подчинить себе наиболее распространенные средства коммуникации. Электронная почта, конечно, важна, но у нас есть и другие возможности. Мало кто обходится без мобильного телефона, мгновенных сообщений или голосовой почты. Каждый из этих инструментов может увеличить эффективность работы. Но бездумное их использование выливается в пустую трату времени.

СТАЦИОНАРНЫЙ ТЕЛЕФОН

Телефон по-прежнему незаменим. Почему? Он предполагает наличие чрезвычайно важного элемента коммуникации: человеческого голоса. Простой пример: вы получаете e-mail, читаете его — и он кажется вам оскорбительным. Вы звоните отправителю, и вдруг выясняется, что просто не так поняли текст. Позвольте дать вам совет: если знаете своего адресата недостаточно хорошо, юмора и сарказма в электронных письмах лучше избегать. Будьте вежливы, как при первой встрече.

Все, кто узнавал, что я пишу эту книгу, просили меня поместить в нее и такой совет: обедаете с друзьями — забудьте о телефоне. Поминутно заглядывая в него, вы выглядите глупо. А если он вам все же необходим именно в этот момент, помните, что до вашей работы никому, кроме вас, дела нет и перипетии вашей личной жизни тоже никого не интересуют — говорите тише. Если вы работаете в офисе, где нет перегородок, не забывайте о том, что коллеги волей-неволей слышат все ваши разговоры. На днях я стала свидетелем такой ситуации: молодой человек на почте довольно громко общался по телефону с секретаршей своего врача. Когда разговор завершился, все присутствующие уже знали диагноз юноши и номер его страхового полиса.

Выделите особое время для ответов на малозначительные телефонные звонки. В перерыве можно будет отвечать на все звонки вне зависимости от их важности.

Несколько моих коллег, работающих дома, выключают компьютеры и мобильные телефоны в шесть часов вечера в пятницу и не включают их до утра понедельника. Можете последовать их примеру? Замечательно. Особенно если у вас есть семья. Я живу одна, поэтому клиенты и коллеги могут связаться со мной и в выходные. Границы важны, но каждый устанавливает их так, как считает нужным.

ГОЛОСОВАЯ ПОЧТА