Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Посмотрите на свой портфель. Он потрепан, кое-где порван и совершенно немоден? Вам его дали бесплатно на одной из конференций, ведь так? И эта часть вашего имиджа вас вполне устраивает? Осмотрите свой портфель и решите, не стоит ли купить новый. Разбирайте его содержимое по меньшей мере еженедельно, а лучше — каждый вечер по возвращении с работы. Избавляйтесь от ненужных документов и файлов: выбрасывайте их, сдавайте в макулатуру, отправляйте в шредер, и чем быстрее, тем лучше. На следующий день поместите в файл документы, которые нужно вернуть в офис. Обязательно отложите материалы, которые необходимо отправить в архив.

НОУТБУК

Предположим, вы в самолете или в своем номере собрались поработать и вдруг вспомнили, что так и не синхронизировали ноутбук с офисным компьютером и последней версии нужного файла у вас в данный момент нет. И какой же смысл в мобильности, если вы лишены доступа к необходимой информации? Если вы ездите с лэптопом на работу, такая проблема обычно не возникает. А вот если вы берете его с собой только в командировки, подобная ситуация стандартна. Кстати, как поживает ваш аккумулятор — не пора ли его заменить? А сетевой кабель-то вы взяли?

Если вы точно знаете, что там, куда вы едете, есть компьютеры, которыми можно воспользоваться, вместо ноутбука можно взять с собой только флешку с рабочими файлами.

Работа с лэптопом должна быть организована по тому же принципу, что и работа с офисным компьютером. Многие мои клиенты пытаются экспериментировать с методами организации и программами, но эти опыты лучше ставить дома, а лэптоп все же синхронизировать с рабочим компьютером.

Если вы работаете в крупной компании, не нужно беспокоиться о выходе в Интернет и программах — все это у вас и так есть. Если же вы ведете домашний бизнес, проконсультируйтесь со специалистами о том, какое программное обеспечение лучше выбрать.

Весь год вы пытаетесь выработать новые привычки. Как я уже замечала в предыдущих главах, психологи утверждают, что для формирования привычки необходимо три недели. Испытывая программу, систему организации или инструмент, не бросайте это дело сразу — потерпите три недели. За один или два дня мало что можно понять — вы просто в очередной раз отдадитесь во власть нежелания меняться.

НЕ ЗАБУДЬТЕ О МАЛЫШАХ

Нет, малыши — это не дети и не ваши друзья небольшого роста. Я имею в виду коммуникатор, телефон и прочие компактные электронные устройства. Если вы, скажем, ездите в командировки на машине и у вас есть GPS-навигатор, не забудьте загрузить в него последние обновления карт. Отметьте это в календаре, внесите в список дел или, наконец, поставьте напоминатель в Outlook.

Синхронизируйте свои гаджеты, чтобы информация, которая в них содержится, не устаревала и они «говорили» друг с другом на одном языке. Однажды я уронила телефон в лужу, он сломался, и я осталась без списка контактов. Позже выяснилось, что этой неприятности можно было бы избежать, если бы я заказала у своего оператора сотовой связи услугу автоматического обновления списка контактов и сохранения его на сервере. Как ни банально это прозвучит, но читать инструкции к электронным устройствам очень полезно. На худой конец вы всегда можете попросить о помощи разбирающихся в технике друзей.

Прежде чем завершить занятия на этой неделе, замечу, что на организацию инструментов, которые вы возьмете с собой в командировку, придется потратить немало времени, зато на поддержание порядка в системе у вас уйдет лишь несколько минут. Вам кажется, что и несколько минут — это много? Но ведь такова жизнь: вы следите за своим весом, тратите время на отношения с друзьями, ухаживаете за садом и за домом… Список можно продолжать бесконечно. Какой смысл жаловаться на то, что является неотъемлемой частью человеческого существования? Подумайте лучше о том, насколько лучше вы будете работать, зная, что все ваши инструменты представляют собой единое целое.

Вторая неделя

Сборы в последнюю минуту

На этой неделе вы можете:

Приготовиться к отъезду и подготовить к своему отъезду офис.

Необходимое время: не более 120 минут.

Не успели вы прийти на работу, как начальник сообщает, что вы едете на конференцию в другой город. Сначала думаете, что, возможно, вам закажут номер в хорошем отеле, что тема конференции может оказаться интересной… А потом у вас внутри все обрывается. А как же работа? Спецпроекты, которые без вас просто встанут? И что, интересно знать, скажут родные? Так возможность превращается в петлю, которая медленно затягивается на вашей шее. На этой неделе мы сделаем шаг назад и составим план.

Ваша подготовка будет состоять из двух этапов. Первый: выясните, что нужно сделать, чтобы ни текущая работа, ни ваши проекты не остановились на время командировки. Второй: решите, что нужно предпринять на семейном фронте, чтобы командировка не вызвала проблем. Если у вас есть дети, ситуация осложняется. Но давайте разберем все по порядку.

ПОДГОТОВЬТЕ ОФИС К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ