Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

У Фрэнка было столько картотечных ящиков, что мы легко выделили под «Аренду» целых два. Теперь, если Фрэнку нужно найти что-то связанное со зданиями, которые он сдавал, ему достаточно заглянуть в один из этих двух ящиков. Чтобы еще больше облегчить Фрэнку жизнь, на каждый ящик мы наклеили ярлык. Кстати, в ярлыках я использую черный шрифт на белом фоне, поскольку цветные буквы не всегда можно прочесть.

Категория вторая: «Реставрация»

Фрэнк любит не только недвижимость, но и историю. И когда ему удается совместить эти интересы, он оказывается на седьмом небе от счастья. Как я уже сказала, у Фрэнка было столько картотечных шкафов, что мы могли себе позволить роскошь действовать по принципу «одна категория — два ящика». Впрочем, даже если бы нам пришлось поместить «Аренду» и «Реставрацию» в один ящик, их легко было бы отличить друг от друга по цвету папок.

Как и в случае с первой категорией, каждому реставрируемому зданию мы выделили в ящике отдельную секцию. Названия были и у этих зданий, так что проблем с их идентификацией возникнуть не могло.

А вот подкатегории здесь оказались иными:

Подрядчики

Финансирование

Исторические материалы

Юридические вопросы

Арендаторы

Файлы получились довольно объемными. Под «Реставрацию», как и под «Аренду», мы выделили два ящика, снабдив каждый ярлыком.

Категория третья: «Инвестиции»

Самым сложным элементом системы Фрэнка оказалась третья главная категория — «Инвестиции». Это была юридическая документация по сделкам. Каждый, кому приходилось иметь дело с адвокатами, знает, что они умеют вызывать сход бумажной лавины. При этом такие документы всегда должны быть под рукой.

Документы, касавшиеся отношений Фрэнка с партнерами по инвестиционному бизнесу, мы поместили в секцию «Финансирование».

Если речь идет о серьезных инвестициях в недвижимость, файлы на каждого арендатора не нужны — за здания отвечают управляющие компании. Им хватило и одного файла.

У каждого здания этой категории, как и у зданий «Аренды», был свой файл, разделенный на секции «Финансирование», «Юридические вопросы», «Менеджмент». И, разумеется, у этой главной категории, как и у двух первых, был свой цвет.

Категория четвертая: «Историческое наследие»

Фрэнк — член наблюдательных советов нескольких обществ, занимающихся вопросами охраны исторических памятников, и каждая из этих организаций порождала огромное количество документации. Он получал исторические справки и приглашения на встречи, семинары и благотворительные мероприятия. Эти материалы мы разместили в одном из картотечных шкафов.

Категория пятая: «Справочная информация»

Справочные материалы есть у всех. Это общая информация о бизнесе, которую можно использовать в разных сферах и категориях. К примеру, у Фрэнка в каждом здании был особый обслуживающий персонал — надежные люди из местных жителей, которые не заламывали цену.

Но время от времени по разным причинам кому-то из обслуживающего персонала нужна подмена. В справочной секции у него был файл «Обслуживающий персонал», и в случае необходимости он открывал его.

ПОСТАВЬТЕ ДИАГНОЗ

Мадлен — офис-менеджер, отвечающая за все дела крупной клиники в Сан-Франциско. Значительную часть ее кабинета занимают медицинские карты пациентов, расставленные в алфавитном порядке. Вот как мы распределили по категориям дела клиники:

Счета

Прямые (для пациентов без страховки)

Страховые

Электронные

Бумажные

Запросы

Принятые

Отказы

Отложенные

Маркетинг

Реклама в прессе

Реклама на радио

Офис

Общие Конференции и симпозиумы

Праздники

Пропуска на парковку / правила парковки

Персонал

Пенсионный фонд

Личные дела сотрудников

Медицинские страховки

Закупки

Канцтовары

Медицинские товары

Справочные материалы

ЛЕГКИЙ ДОСТУП

Если вещи легко доступны, их чаще используют. Ваш проект не должен пострадать оттого, что документы, связанные с ним, лежали в неудобном месте. Так происходит с большинством людей: мы бессознательно наносим вред собственной работе. Иногда левши (к числу которых принадлежу и я) хранят постоянно необходимые файлы в картотечном ящике, находящемся не слева, а справа. А все эти повороты туда-сюда ужасно раздражают!

Однажды я работала с клиенткой, у которой было два картотечных ящика. Левый открывать было легко, но при этом в нем лежали не самые нужные файлы. А правый был сломан и открывался только наполовину, и вот там-то моя клиентка хранила постоянно необходимые бумаги. Когда ей нужно было добраться до задней части ящика, она выгибалась, словно циркачка! Самое удивительное, что ей не приходило в голову переложить нужные материалы из сломанного ящика в тот, что открывался хорошо, а ненужные, наоборот, отправить в заедающий. У вас на рабочем месте ничего похожего не происходит?

Итоги