Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове

Голосовая почта — еще одно чудесное изобретение, которое, если вы зазеваетесь, может взять под контроль вашу жизнь. Первое правило обращения с голосовой почтой: вы не обязаны перезванивать людям, в чьих услугах или информации не заинтересованы. Я не предлагаю вам быть грубым, вовсе нет. Но людей, которые требуют общения в рабочее время, не думая о том, нужно ли оно вам, вряд ли волнуют ваши чувства. Поэтому и вам нет смысла тратить время на звонки им.

Как и в случае с электронной почтой, решите, нужно ли отвечать тому, кто оставил вам голосовое сообщение. Если да, то насколько срочно? Сохраняет ли ваша компания деловые телефонные переговоры сотрудников или это сообщение можно стереть? Помните, что вам необязательно отвечать по телефону: к примеру, получив от вас голосовое сообщение, я могу ответить на него электронным письмом, в котором изложу необходимую информацию.

Мне часто приходится общаться с людьми, которые, если им позволить, заговорят до смерти кого угодно. Я перезваниваю им, когда уверена, что в данный момент они, к примеру, обедают, или просто специально оставляю сообщение. Так я и долг выполняю, и время попусту не трачу. Это особенно актуально, если вы работаете над одним или несколькими проектами с жесткими дедлайнами. Если вам трудно формулировать сжатые голосовые сообщения, репетировать их, конечно, не нужно, а вот записать основные идеи стоит. Когда вы строите свое сообщение в виде списка, адресату легче его воспринимать.

SMS, ICQ иже с ними

На улице и в общественных местах часто можно увидеть детей, пишущих эсэмэски. Их пальцы двигаются так быстро, что за ними невозможно уследить. Если вы пользуетесь SMS и мгновенными сообщениями в личных целях, поступайте так, как это принято в вашем кругу. Если же речь идет о рабочих контактах, необходимо учитывать следующее:

Сможет ли ваш адресат написать ответ? Например, далеко не каждый человек после 60 лет умеет отправлять SMS и знает, как пользоваться IСQ.

Предполагает ли политика вашей компании использование этих средств коммуникации?

Не тратите ли впустую время компании (даже если вы ее владелец), обмениваясь личными сообщениями в рабочее время? Думаете, раз это мгновенная коммуникация, то ничего страшного не произойдет? Сложите минуты, которые вы тратите на SMS и ICQ за неделю, и приготовьтесь к сюрпризу!

Не понадобится ли ваша переписка в архиве компании? Чтобы избежать неприятных юридических последствий, зафиксируйте ее в виде электронного или обычного письма.

SMS и мгновенные сообщения очень эффективны во время авралов, но злоупотреблять ими все же не стоит.

ЛИЧНОЕ ОБЩЕНИЕ

Увы, личное общение мало-помалу уходит в прошлое. Но не стоит недооценивать возможность заглянуть человеку в глаза, услышать его голос, проследить за мимикой и установить отношения, которые не сможет обеспечить ни один другой тип коммуникации. Разумеется, не следует подходить к столу коллеги каждые пять минут, будьте благоразумны. Прибегайте к личному общению, только когда оно способно усилить воздействие ваших слов.

ШАГАЙТЕ В НОГУ С ПРОГРЕССОМ

Успеть за невероятно быстро развивающимися технологиями нелегко. В каждой профессии технологии используются по-разному, в офисах на компьютеры устанавливаются программы, способствующие повышению производительности труда. Не перегружайте свой мозг. Осваивайте прежде всего те инструменты, которые помогают в работе.

Если вы работаете в крупной компании, овладели ли вы технологиями, которые в ней применяются? Если нет, наверное, следует записаться на соответствующие курсы? Если таковых не существует, можете ли вы попросить руководство о том, чтобы оно их запланировало? Не исключено, что в компании много желающих получить/освежить свои знания.

Если вы заняты в малом бизнесе или работаете дома, есть ли у вас ИT-специалист, который помогает решить проблемы с программами и оборудованием, подсказывает, что настало время приобрести более мощный компьютер?

В большинстве компьютерных магазинов есть консультанты, которые помогут вам разобраться, что к чему.

В магазинах компании Apple проводятся занятия по освоению «макинтошей». Возможно, стоит посетить их.

У Microsoft есть онлайн-инструкции. Если вы нормально воспринимаете этот формат, попробуйте воспользоваться ими.

Есть ли у вас любимая компания, оборудованию которой вы доверяете? У всех солидных фирм вроде Hewlett Packard есть веб-сайты. Можно подписаться на новостную рассылку, которая позволит быть в курсе новинок того или иного производителя. То же касается и разработчиков программ.

Если вам нужно что-то особенное, к примеру система по автоматическому занесению визиток в компьютер, попробуйте начать с запроса в Google или другом поисковике.

Вы — владелец бизнеса? Не позволяйте своему страху перед техникой тормозить развитие компании. Мы живем в XXI веке, и с этим надо считаться. К тому же учеба — превосходное упражнение для ума. Не хотите учиться сами — наймите сотрудника, обладающего необходимыми навыками работы с ИТ-оборудованием.