Время торжественного первого приема послов обычно выбиралось между заутреней и обедней, поскольку обедали по традиции в полдень. Сначала звучало «объявление», произносимое назначенным придворным; «поклон» — приветствие с расспросом о здоровье государя; ответное осведомление царя о здоровье его «брата» — правителя иностранной державы; вручение «верющей» грамоты, удостоверяющей личность и права посла; целование царской руки для христиан либо возложение государем руки на головы мусульман; наконец, представление подарков и разговор.
Приемы происходили, в зависимости от ранга послов, в Столовой, Большой либо Малой Золотых палатах, изредка — в Грановитой палате. Чаще всего использовалась Большая Золотая палата, где тронное возвышение находилось в юго-восточном углу (так же, как в зале приемов византийских императоров). Палата была украшена иконами и фресками: над престолом царя висела икона Богоматери, на противоположной стене — Николая Угодника, справа от тронного места на стене был изображен Бог Саваоф с державой, а слева — царевич Иоасаф и пустынник Варлаам. Монарх в большом (шапка Мономаха, скипетр, держава) либо малом (венец и скипетр) наряде восседал на троне, для послов выносили скамью и объявлялось, что царь разрешил им садиться.
Количество и качество даров, присланных русскому государю его иноземными коллегами, должны были адекватно отражать декларируемое уважение к нему, поэтому «поминки» тщательно взвешивались, описывались и оценивались. Европейцы привозили в основном золотую и серебряную посуду самых разнообразных объемов и форм (кубки, кувшины, тарелки, подносы и пр.), часы напольные, настольные и ручные, украшения; восточные монархи — экзотических животных, специи, драгоценности. Персидский шах Аббас, например, прислал в 1625 году слона, а шах Сулейман в 1692-м — льва и львицу. Европейцы старались дарить не просто крупные изделия из золота или серебра, но произведения искусства, выполненные на самом высоком художественном уровне, поэтому их порой раздражало, что русские обращают внимание только на вес предметов из драгоценных металлов, не беря в расчет искусность работы. А чиновники Посольского приказа обязаны были прежде всего взвешивать золотые и серебряные вещи и объявлять их вес при описании подарков. Порой подарки не получали должной оценки не только в связи с малым весом, но и по другим причинам. Иван Грозный в 1559 году отказался принять от датских послов часы, украшенные знаками зодиака, на том основании, что эти «планетные знаки» рисуют еретики и ему, православному правителю, смотреть на них не подобает. (Интересно, что век спустя Алексей Михайлович приказал изобразить знаки зодиака на потолке Столовой палаты.)
После торжественной аудиенции иногда следовал обед в царских покоях либо (что случалось в XVII веке значительно чаще) послы отправлялись восвояси, а царский «стол» в виде большого числа кушаний и напитков им приносили непосредственно на Посольский двор.
Первая аудиенция с вручением грамот и подарков-«поминков» могла дополняться еще несколькими приемами. Их количество зависело от цели посольства и значимости того или иного государства, по мнению московского правительства. После первой встречи послов с царем иноземцам разрешалось покидать Посольский двор, но и дальнейшее их пребывание в Москве жестко регламентировалось и контролировалось. Многие иностранцы, побывавшие в Москве с дипломатическими миссиями, оставили записки, содержащие, в том числе, наблюдения за жизнью московских государей.
Суть дела, по которому приехали послы, должна была излагаться письменно. На ознакомление с привезенными верительными грамотами уходило несколько дней, после чего послов снова приглашали во дворец на встречу с царем и сообщали, что ответ на все поднятые вопросы будут давать назначенные для этого бояре в Ответной палате. На этом церемонии заканчивались и начиналась обычная черновая работа, во время которой переговорщики уже могли поносить друг друга непригожими словами, кричать и браниться.
Последняя — как правило, третья по счету — аудиенция называлась отпуском. Если результатом посольства становился договор, то на отпуске происходил обряд крестного целования, есть подтверждавшей договор присяги, заменявшей царскую подпись, поскольку по русской традиции государи руку к документам не прикладывали, так как это считалось делом не царским, а дьяческим! Думный дьяк заверял документ своей подписью, а царь скреплял его крестным целованием. Для совершения обряда приглашался придворный протопоп. Докончальную грамоту клали под Евангелие, протопоп зачитывал «заклинательное письмо о содержании вечного покоя», царь повторял за ним слова клятвы, целовал крест, брал грамоту и вручал ее послам. Значение крестного целования уходило корнями в Древнюю Русь, когда языческое понимание поцелуя как действия, скрепляющего телесную целостность, дополнилось толкованием креста как наивысшего христианского символа. Для русских нарушение крестного целования приравнивалось к смертному греху.