Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

• Не проверяйте почту между делом. Это может вовлечь вас в режим многозадачности со всеми положенными последствиями. Кроме того, работа с почтой – серьезнейшая нагрузка для мозга. Если вы выбрали режим «между делом», то вам нужно в сжатые (!) сроки вчитаться в письмо, обдумать и написать ответ. Потом переключиться на другое письмо, и все сначала. Поэтому вы утомляете мозг и делаете его малопригодным для той работы, которую делаете параллельно. Лучше выберите оптимальную периодичность проверки (один раз в день или более) и запланируйте эту работу в своем расписании. Если же вы ждете сообщения особой важности, то заглядывайте в почту в «окнах координации», но удержитесь от соблазна заодно с ней поработать. Заглянули, увидели нужное письмо, взяли в работу, не увидели – закрыли почту. Рекомендацию выключить визуальные и звуковые сигналы прихода почты я уже давал раньше.

• Ограничивайте вирусные рассылки. Во многих компаниях значительную часть почты в ящике руководителя составляют письма, направленные на несколько адресов. Иногда отправитель хочет оказать дополнительное воздействие на получателя: мол, смотри, босс в копии! А иногда сотрудник страхует себя: если будут какие-то претензии с вашей стороны, то «вы были в курсе, я вас две недели назад в копию поставил». А иногда это просто «поток сознания» типа «слушайте все, кому интересно». В итоге руководитель вынужден внимательно вычитывать чужую, в общем-то, корреспонденцию, иногда с разнообразнейшими комментариями месячной давности, на предмет, нет ли там чего полезного. Я рекомендую ограничить перечень лиц, имеющих право на коллективную рассылку. Ставить руководителя в копию письма можно только по его просьбе. Например, вы мне говорите: «Александр, по этому вопросу работайте с Анной, меня держите в копии». Если же подчиненный хочет подключить руководителя к обсуждению темы, он должен направить письмо с историей обсуждения и внятно сформулировать, чего он хочет от руководителя и почему его подключает. Это вместо практики вроде: «Александр, помогите, пожалуйста, решить вопрос». И вы теперь – если хотите понять, в чем дело – вычитываете всю переписку. Возможно, вы ее захотите прочитать и при правильном обращении, но подчиненный должен постараться точным описанием ситуации минимизировать такую необходимость.

• Обеспечивайте информативность и корректность темы письма. Она должна кратко и точно описывать его содержание. Это позволяет правильно расставлять приоритеты при выборе последовательности изучения почты и при необходимости быстро находить переписку. При использовании старого письма для написания нового нужно обязательно корректировать тему. Письмо с единственным обозначением темы буквами «re» приравнивается к плевку в лицо. Такие ошибки иногда допускают все, вопрос лишь в том, является ли такая ошибка не более чем редкой случайностью или же частью культуры человека и компании. Красный восклицательный знак ставится только в действительно срочных письмах, постоянное его использование подобно крику вместо цивилизованной интонации.