PR высокого полета

Мария Иванова, менеджер отдела конференций, «Ведомости»:

Конференции «Ведомостей» создают площадку для обсуждения актуальных для бизнес-сообщества тем, поэтому приоритетом является суть выступления, его содержание, фактическая информация, за которую слушатели конференции платят своими деньгами и, что еще более важно, временем. Безусловно, уровень презентационных навыков выступающего и его ответственное отношение к аудитории являются неотъемлемой частью личного успеха спикера и всего мероприятия. Типичные ошибки в содержании выступлений:

— обширные вступления — развернутые рассказы о компании и истории вопроса, важности вопроса, теоретической подоплеке и прочем утомляют, уводят от темы, воспринимаются аудиторией как прямая реклама;

— недостаток либо отсутствие фактической информации — цифр, аналитики, фактов, результатов.

Ошибки при подготовке и презентации выступления:

— выступление рассматривается как монолог вне контекста живой программы мероприятия — ранее прозвучавших выступлений и затронутых вопросов;

— спикер не обращает внимания на реакцию аудитории, не работает с аудиторией — звучит монолог, не допускающий обратной связи зала; слушатели не могут задать уточняющий вопрос, теряют нить рассуждения, а затем и интерес;

— выступление читается по бумажке или слайды озвучиваются слово в слово;

— выступающий не может рассчитать продолжительность выступления: собранный объем информации превышает отведенное для выступления время либо наоборот;

— имеются технические недостатки, касающиеся голоса, четкости и энергетики речи.

Альтернатива докладам

Другим вариантом участия руководителя в конференции может стать модерирование ее части, например «круглого стола». Роль модератора очень важна, поэтому, если вашему спикеру оказано столь высокое доверие, подготовиться следует самым тщательным образом. В идеале стоит созвониться со всеми спикерами сессии, которую он будет вести, расспросить, о чем будут доклады, на что будет сделан основной упор; обязательно уточнить непонятные моменты, сформулировать несколько вопросов к спикерам, которые можно будет задать после их выступлений, если слушатели будут не очень активны.

Одной из самых сложных задач модератора является соблюдение временных отрезков, отданных для выступлений. Есть спикеры, которые готовы часами рассказывать о достижениях своих и компании, — их порыв нужно вежливо и тактично сдерживать. Предложите организаторам использовать «таблички-минутки»: в конце зала, за спинами слушателей, например, за 10 минут до окончания времени организатор поднимает табличку с цифрой «10». Спикер понимает, что у него есть еще 10 минут. За пять минут — табличку с цифрой «5», потом «3», по истечении времени — табличку с цифрой «0». Такая система поможет не только спикеру, но и модератору — не нужно стучать карандашом по стакану или покашливать, обращая на себя внимание.